Controlling: Definition, Aufgaben und Instrumente

Was bedeutet Controlling?

Als Abteilung ist das Controlling für die Planung und Steuerung, aber auch für die Kontrolle unterschiedlicher Bereiche innerhalb eines Unternehmens verantwortlich. Damit bildet das Controlling eine wichtige Komponente der Unternehmensführung auf Management-Ebene ab. 

Als Tätigkeit betrachtet kann das Controlling als fortlaufender Prozess definiert werden, der Organisationen hilft, ihre Ziele zu verfolgen, Fortschritte sichtbar zu machen und notwendige Anpassungen vorzunehmen. Das Verfolgen der Unternehmensziele steht für das Controlling und jeden Controller im Mittelpunkt. Zeitgleich liefert das Controlling ebenfalls relevante Informationen, die für Entscheidungen über die Zuweisung von Ressourcen verwendet werden können. Diese Informationen basieren auf den Zahlen und Daten unter anderem aus dem Rechnungswesen und der Buchhaltung. 

Welche Controlling-Arten gibt es?

Das Controlling beziehungsweise die interne Unternehmenskontrolle ist vielfältig. Unter anderem unterscheidet man zwischen:

• Personalcontrolling: Personalcontrolling bezieht sich auf die strategische Planung, Überwachung und Steuerung aller Personalaspekte eines Unternehmens, um sicherzustellen, dass die Ressourcen effektiv eingesetzt werden und die Unternehmensziele erreicht werden.
• Vertriebscontrolling: Vertriebscontrolling konzentriert sich auf die Analyse und Steuerung der Vertriebsaktivitäten, um den Verkaufsprozess zu optimieren, Umsatzziele zu erreichen und Kundenbeziehungen erfolgreich zu managen.
• Finanzcontrolling: Finanzcontrolling befasst sich mit der Überwachung und Steuerung der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens, einschließlich Budgetierung, Abschreibungen, Reisekostenabrechnungen, Liquiditätsmanagement und finanzieller Planung, um wirtschaftliche Stabilität zu gewährleisten.
• IT-Controlling: IT-Controlling beinhaltet die strategische Steuerung der IT-Ressourcen eines Unternehmens, um eine reibungslose technologische Unterstützung zu gewährleisten, IT-Projekte effizient umzusetzen und IT-Risiken zu minimieren.
• Qualitätscontrolling: Qualitätscontrolling zielt darauf ab, die Einhaltung von Qualitätsstandards und -richtlinien in allen Unternehmensbereichen sicherzustellen, um Produkte und Dienstleistungen von hoher Qualität zu liefern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

und weiteren Controlling-Arten, die spezifisch in einem Unternehmen unterteilt werden können. 

Warum ist das Controlling für jedes Unternehmen wichtig? 

Ausschließlich durch eine fortlaufende Kontrolle von Kennzahlen im Rahmen des Controllings ist es möglich, signifikante Schwachstellen zu identifizieren, Kosten zu senken und die Unternehmensziele im Blick zu behalten. Kein Unternehmen kann auf ein funktionierendes Controlling verzichten, da das Controlling ein wesentlicher Bestandteil des unternehmerischen Erfolgs ist. Es dient dem Unternehmen dazu, den Zielfortschritt zu überwachen und zu kontrollieren, ob Veränderungen in der Strategie zu positiven Ergebnissen führen. Das Finanzcontrolling fokussiert sich zusätzlich darauf, die Liquidität eines Unternehmens zu erhalten und den Mehrwert von Investitionen zu messen. 

Generell sorgt das Controlling für Transparenz im Unternehmen und hilft, Risiken zu minimieren. Das Controlling ist somit ein wichtiges Instrument der Unternehmensführung, welches das Rechnungswesen sowie die Betriebsbuchführung um relevante Ergebnisse erweitert. 

Was sind die Ziele des Controllings? 

Die übergeordneten Ziele des Controllings sind 

• die Steuerung,
• die Überwachung und 
• die Optimierung der unternehmerischen Leistung. 

Dabei liegt der Fokus des Controllings auf dem Erreichen der Unternehmensziele, der Kostenoptimierung, der Kostenreduktion und auf der Vermeidung von unternehmerischen Risiken. Demnach verfolgt das Controlling das Ziel, dem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen und die unternehmerische Leistung zu steigern. 

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Was sind die Aufgaben im Controlling? 

Das Controlling in einem Unternehmen ist ein fortlaufender Prozess und geht mit vielen Aufgaben einher, die Controller sukzessive erarbeiten. Aus dem sogenannten Controlling-Kreislauf kann im Detail abgelesen werden, welche Aufgaben im Controlling verfolgt werden und wie diese aufeinander aufbauen: 

1. Planung: In der Phase der Planung werden die Ziele und Strategien festgelegt, die das Controlling-Team verfolgen möchte. Darüber hinaus haben Controller in dieser Phase die Aufgabe, ein Controlling-Plan zu erstellen, der die verschiedenen Controlling-Aktivitäten detailliert beschreibt.
2. Information und Durchführung: In dieser Phase erfolgt die Durchführung der Controlling-Aktivitäten gemäß dem Controlling-Plan. Zu den Controller-Aufgaben gehören unter anderem die Überwachung von Leistungsparametern und Kennzahlen, die Identifikation von Schwachstellen und die Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen.
3. Kontrolle: In dieser Phase wird überprüft, ob die Controlling-Aktivitäten den erwarteten Ergebnissen entsprechen. Wenn Controller hierbei Abweichungen feststellen, müssen geeignete Maßnahmen ergriffen werden, um die Controlling-Ziele zu erreichen.
4. Steuerung: Werden in der Kontrollphase Abweichungen festgestellt, müssen in der letzten Phase der Steuerung gezielte Aktionen implementiert werden, um das festgelegte Ziel zu erreichen und ein Projekt erneut in den Bereich der Planvorgaben zu bringen, also Abweichungen zu korrigieren. Eventuell müssen die Controlling-Pläne, die in der Planungsphase implementiert wurden, angepasst werden. 

Das Controlling-Team muss sicherstellen, dass der Controlling-Kreislauf regelmäßig und effektiv durchgeführt wird, um die Controlling-Ziele zu erreichen. Da sich Controlling-Maßnahmen selten ändern und die Controlling-Prozesse fortlaufend sind, umfasst das Controlling vor allem die folgenden Aufgaben: 

• die fortlaufende Analyse der Ist- und Soll-Situation,
• die Aufbereitung relevanter Daten aus dem Rechnungswesen und anderen Bereichen als Entscheidungsgrundlage für das Management, 
• die fortwährende Planung und Koordination des Absatzes, des Personals, der Kosten und Rechnungen und von anderen Unternehmensbereichen,
• die intensive Kontrolle der eingeleiteten Maßnahmen und 
• die professionelle Adaptierung und Entwicklung.

Was ist der Unterschied zwischen dem strategischen und operativen Controlling?

Strategisches Controlling und Operatives Controlling sind zwei unterschiedliche und gleichzeitig miteinander verbundene Kontroll-Konzepte im Unternehmen. Das operative Controlling konzentriert sich auf einen kürzeren Betrachtungszeitraum als das strategische Controlling, was dazu führt, dass im operativen Controlling mehrheitlich quantitative Daten betrachtet werden. Im strategischen Controlling geht es vor allem um Analysen und Prognosen im qualitativen Bereich. 

Was ist operatives Controlling? 

Das operative Controlling wird in vielen Fällen als ergebnisorientiertes Controlling bezeichnet. Es fokussiert sich auf die Herausforderungen, die in der kurz- und mittelfristigen Planung entstehen. Dies geschieht durch die Analyse von Abweichungen, mit denen nachvollzogen werden kann, ob die Unternehmensziele erreicht oder verfehlt werden. 

Eine wesentliche Zielsetzung des operativen Controlling ist das Erreichen der Gewinnschwelle. Viele internationale Aktienkonzerne konzentrieren sich vor allem auf den maximal möglichen Gewinn, der den Aktionären die bestmögliche Rendite (Shareholder Value) einbringt. Einbezogen werden sollte ebenso der für deutsche Unternehmen häufig wichtige, sozial-kompatible Stakeholder Value. Er drückt aus, dass nicht ausschließlich die Aktionäre, sondern ebenso Mitarbeiter, Lieferanten und die Gesamtgesellschaft von den Leistungen eines Unternehmens profitieren sollten. 

Ebenso steht die Sicherung der Liquidität durch eine Einhaltung des Finanzplans beim operativen Controlling im Vordergrund. Gleichzeitig müssen die Rentabilität und der Return on invest (ROI) des Unternehmens ebenfalls durch die Controller überwacht werden.

Was ist das strategische Controlling? 

Unter dem Begriff Strategisches Controlling versteht man die Überwachung und Steuerung von Unternehmensaktivitäten, um die strategischen Ziele zu erreichen. Im Unterschied zum operativen Controlling ist das strategische Controlling nicht ergebnisorientiert, sondern potenzialorientiert. Der langfristige Fokus des strategischen Controllings ist einer der wesentlichen Unterschiede zum operativen Controlling. Es macht dort weiter, wo das operative Controlling, dass einen Blickwinkel von 12 bis im Höchstfall 36 Monaten hat, an seine Grenzen kommt. Ziel des strategischen Controllings ist die langfristige Existenzsicherung des Unternehmens. 

Hierfür konzentrieren sich Controller bei ihrer Arbeit auf die Planung, Identifikation und Koordination der langfristigen Potenziale für Erfolg im Unternehmen sowie auf die Prognose von positiven und negativen Unternehmenspotenzialen. Das bedeutet in der Praxis, wirtschaftliche Entwicklungen und Veränderungen auf den Märkten vorauszusehen und Strategien sowie Maßnahmen zu implementieren, um als Unternehmen zu wachsen und auf lange Sicht erfolgreich zu sein. Typische Unternehmensbereiche, die das strategische Controlling betrachtet, sind: 

• die Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitern, 
• die Frage, wie viel Personal zusätzlich rekrutiert oder freigesetzt werden muss, 
• Fragen zu Logistik, Lagerhaltung und Versand.

Das strategische Controlling ist aufgrund der langen Betrachtungszeit von mehreren Jahren mit höheren Risiken verbunden als das operative Controlling. Es bedeutet für Controller, sich intensiv mit den Marktgegebenheiten und den Mitbewerbern zu beschäftigen und so viele Daten wie möglich auszuwerten, um langfristige Prognosen ins Controlling einfließen zu lassen. 

Welche Instrumente werden im Controlling eingesetzt? 

Die Instrumente, die im Controlling genutzt werden, können in Werkzeuge des operativen und des strategischen Controllings unterschieden werden. Operative Controlling-Instrumente beziehen sich vornehmlich auf quantitative Kennzahlen und umfassen Methoden wie die Budgetierung, Abweichungsanalyse und den Soll-Ist-Vergleich. Im strategischen Controlling geht es im Gegensatz mehr um qualitative Kennzahlen und einen strategischen Forecast. 

Weitere typische Instrumente im Controlling sind: 

• die Benchmarking-Analyse sowie 
• die Kosten-Nutzen-Analyse. 

Was sind die wichtigsten Kennzahlen im Controlling? 

Die wichtigsten Kennzahlen im Controlling sind die Kennzahlen für Umsatz, Gewinn und Cashflow. Diese Kennzahlen geben Aufschluss über die finanzielle Situation eines Unternehmens und ermöglichen den Controllern, Risiken zu minimieren und bei Herausforderungen frühzeitig zu handeln. Kennzahlensysteme im Controlling dienen außerdem dazu, die Leistung des Unternehmens zu messen und zu steuern. Kennzahlen sind somit ein wesentlicher Bestandteil des Controllings und haben eine entscheidende Bedeutung für die erfolgreiche Unternehmensführung und -entwicklung.

Eine typische Kennzahl des operativen Controllings lautet EBIT (Earnings before interest an taxes). Hierbei handelt es sich um den Gewinn eines Unternehmens, bevor Steuern und Zinsen abgezogen werden. EBIT ist somit eine Kennzahl, die Aufschluss über die Profitabilität eines Unternehmens gibt.

Verhältniszahlen wie Kapitalrendite, Umsatzrendite, Deckungsbeitrag und Deckungsgrad sind international anerkannt und helfen, die Performance von Unternehmen zu vergleichen.

Der Return-on-invest (ROI) ist ebenfalls eine wesentliche Kennzahl im Controlling, anhand dessen das Management fundierte Entscheidungen treffen kann. 

Wie kann das Controlling im Unternehmen eingegliedert werden?

Grundsätzlich gibt es vor allem zwei Möglichkeiten, das Controlling in die Organisationsstruktur eines Unternehmens einzubetten: 

1. Linienstelle.
2. Stabsstelle.

Controlling als Linienstelle

Viele Unternehmen ordnen die Abteilung Controlling als Linienstelle in ihr Organigramm ein. Controller unterstehen in diesem Fall der Abteilung Finanzen und Steuern und erhalten zur Erfüllung ihrer Aufgaben unterschiedliche Kompetenzen. Beispielsweise hat das Controlling eine Anordnungs- oder Mitsprachekompetenz auf Management-Ebene und bekommt vollen Einblick in die Prozesse anderer Abteilungen. Nachteil der Zuordnung als Linienstelle kann die starke Abhängigkeit von der Abteilung Finanzen sein. 

Controlling als Stabsstelle

Wird das Controlling als Stabsstelle in ein Unternehmens-Organigramm integriert, ist das Controlling unabhängig von Weisungen der Unternehmensleitung oder der Finanzabteilung. Es hat als Stabsstelle in beratender Funktion in erster Ebene die Möglichkeit, sich über die Kennzahlen im Betrieb zu informieren und die Abteilungen zu beraten. Die Kompetenz, Anweisungen zu erteilen, besitzt eine derart in den Unternehmensverbund integrierte Controlling-Abteilung nicht. Die Contoller unterstehen dem Management, das Anweisungen erteilt und Entscheidungen trifft. 

Abhängig vom Unternehmen, der Ausrichtung und der Ziele erhalten Controller unterschiedliche Kompetenzen. 

Warum muss das Controlling von anderen Unternehmensbereichen abgegrenzt werden? 

Da das Controlling im Unternehmen eines der wesentlichsten Instrumente darstellt, um die Unternehmensziele zu erreichen, ist es zielführend, das Controlling korrekt von anderen Abteilungen abzugrenzen und Befugnisse im Unternehmenskontext zu erteilen, die notwendig sind, damit die Controller die Leistung eines Unternehmens professionell steuern und optimieren können. Das Controlling sollte sich aus diesem Grund nicht mit anderen Unternehmensbereichen überlappen. Es sollte stattdessen klar definierte Ziele haben und eine eindeutige Rolle in der Unternehmensstruktur einnehmen, da es ausschließlich auf diese Weise seine volle Wirkung entfalten kann.