Personalcontrolling: Aufgaben, Instrumente und Ziele

Was ist Personalcontrolling?

Personalcontrolling umfasst alle Maßnahmen, die dazu beitragen, das Personalmanagement systematisch zu analysieren und zu steuern. Es kombiniert Methoden aus dem Controlling mit der Personalarbeit, um fundierte Entscheidungen über den Personaleinsatz, die Kosten sowie die Entwicklung und Förderung von Mitarbeitern zu treffen. Während die Abteilung Controlling bereichsübergreifend arbeitet, setzt sich das Personalcontrolling, das strategisch zum Personalmanagement gehört, zielgenau mit dem Personalbereich auseinander. Es beschäftigt sich zum Beispiel:

• mit der Anzahl der erforderlichen Mitarbeiter, um die unternehmerischen Ziele zu erreichen,
• mit den Kosten pro Mitarbeiter sowie
• deren Effektivität.

Was sind die Aufgaben des Personalcontrollings?

Die Hauptaufgaben des Personalcontrollings lassen sich in folgende Bereiche gliedern:

1. Planung: Prognose des Personalbedarfs, Festlegung von Personalkostenbudgets und Entwicklung von Strategien zur Personalbeschaffung.
2. Steuerung: Maßnahmen zur Umsetzung der Personalstrategie, Optimierung des Personaleinsatzes und Sicherstellung der Zielerreichung.
3. Kontrolle: Laufende Überwachung der relevanten Kennzahlen (KPIs) und Soll-Ist-Vergleiche, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen.
4. Berichterstattung: Erstellung von Reports und Dashboards für die Geschäftsführung, die Abteilungen und das Personalmanagement, um datenbasierte Entscheidungen zu erleichtern.

Was sind die Ziele des Personalcontrollings?

Die Hauptziele des Personalcontrollings sind die effiziente Steuerung, Planung und Kontrolle aller personalbezogenen Prozesse im Unternehmen. Es geht dabei darum, die personellen Ressourcen optimal einzusetzen und langfristig auf die Unternehmensstrategie auszurichten.

Folgende Ziele werden dabei verfolgt:

• Optimierung der Personalkosten (Senkung und Kontrolle)
• Effektive Personaleinsatzplanung
• Strategische Personalentwicklung
• Steigerung der Transparenz
• Unterstützung der Entscheidungsfindung bei personalwirtschaftlichen Fragestellungen
• Steigerung der Leistung und Produktivität
• Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens

Welche Methoden umfasst das Personalcontrolling?

Ähnlich wie im Unternehmenscontrolling gibt es im Personalcontrolling ebenfalls verschiedene Ausprägungen. Man unterscheidet im Wesentlichen zwischen

• einem operativen Personalcontrolling und
• einem strategischen Personalcontrolling.

Operatives Personalcontrolling

Das operative Personalcontrolling ist ein Messinstrument, mit dem man das operative Geschäft überwacht. Im Blick behalten werden der Status quo und vor allem die aktuellen Zahlen. Das operative Personalcontrolling ist für die Steuerung des Unternehmens essenziell, da Kennzahlen aus dem Personalbereich für kurz- und mittelfristige Entscheidungen wichtig sind. Typische Kennzahlen im operativen Personalcontrolling betreffen eine Gegenüberstellung von Kosten und Nutzen von Personalmaßnahmen.

Wird im operativen Personalcontrolling in der Ressourcenplanung festgestellt, dass das Onboarding weiterer Außendienstmitarbeiter nicht zu den gewünschten Ergebnissen bei Umsätzen und Marktanteilen geführt hat, muss die Maßnahme aus operativen Gesichtspunkten überdacht werden. Entscheidungen in diesem Bereich könnten zum Beispiel bedeuten, dass Zeitverträge nicht verlängert werden oder älteren Mitarbeitern Altersteilzeit angeboten wird. Die Ergebnisse aus dem operativen Personalcontrolling haben gleichzeitig Auswirkungen auf das strategische Personalcontrolling.

Strategisches Personalcontrolling

Der Begriff „Strategie“ impliziert, dass strategisches Personalcontrolling sich mit einer längerfristigen Taktik beschäftigt. Dies bedeutet für die Praxis im Personalbereich, dass Daten erhoben werden, um eine zukunftsorientierte Unternehmensstrategie und -ausrichtung festzulegen. Man unterscheidet verschiedene Zeiträume, die für die Personalstrategie relevant sind (ein Jahr, fünf Jahre, zehn Jahre).

Hat das operative Personalcontrolling zum Beispiel anhand von Kennzahlen errechnet, dass das Onboarding neuer Vertriebsmitarbeiter erfolgreich war, kann im Personalcontrolling die langfristige Ausrichtung des Außendienstes mit den Unternehmenszielen verknüpft werden. In der strategischen Ausführung wird beantwortet, mit welchen Prozessen und Strukturen und mit welchem Personalbedarf in ein, fünf oder zehn Jahren die Unternehmensziele erreicht werden können.

Welche Kennzahlen werden im Personalcontrolling analysiert?

Im Personalcontrolling werden zahlreiche Kennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) analysiert, um den Erfolg und die Effizienz der Personalprozesse zu messen. Diese Kennzahlen geben Aufschluss über Kosten, Produktivität, Personalstruktur sowie die Zufriedenheit der Mitarbeiter und helfen dabei, fundierte Entscheidungen im Personalmanagement zu treffen.

Hierbei werden sowohl quantitative als auch qualitative Daten als Grundlage herangezogen. Demnach kann zwischen qualitativem Personalcontrolling und quantitativem Personalcontrolling unterschieden werden, die unterschiedliche Kennzahlen in Fokus stellen.

Quantitatives Personalcontrolling: Welche Kennzahlen werden analysiert?

Beim quantitatives Personalcontrolling geht es um eindeutige, messbare Personaldaten, wie beispielsweise Mitarbeiterzahlen, Personalkosten oder Personalkapazitäten. Sie können in aller Regel ohne Aufwand betriebsintern erhoben und zum Vergleich herangezogen werden. Die meisten HR-Softwareapplikationen bieten Reporting-Möglichkeiten, sodass relevante Zahlen bequem via Mausklick vom System bereitgestellt werden können.

Beispiele für quantitative Daten im Personalcontrolling:

Qualitatives Personalcontrolling: Welche Daten werden erhoben?

Qualitative Parameter können nicht anhand von Kennzahlen abgeleitet werden. Führungskräfte können beispielsweise die Qualität der Kundenbesuche ihrer Mitarbeiter anhand von Qualitätskriterien einschätzen. Ebenfalls möglich ist das Analysieren der Leistungsbereitschaft der Beschäftigten oder die Mitarbeiterzufriedenheit im Rahmen von Mitarbeiterbefragungen.

Weitere Beispiele:

Alle Informationen sind „weiche“ Fakten, die auf Gefühlen und Beobachtungen bemühen. Für das Personalcontrolling sind ein professionelles Qualitätsmanagement und valide qualitative Daten ebenfalls wichtig, da Entscheidungen im Personalbereich grundsätzlich mit Menschen zu tun haben und aus diesem Grund nicht ausschließlich sachlich oder anhand von KPI getroffen werden können.

Welche Instrumente werden im Personalcontrolling genutzt?

Im Personalcontrolling stehen verschiedene Instrumente zur Verfügung, die dabei helfen, personalbezogene Daten zu analysieren, die Personalarbeit zu planen und steuernd einzugreifen. Diese Instrumente unterstützen Unternehmen dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen, die Mitarbeiterentwicklung voranzutreiben und die Personalkosten zu kontrollieren. Hier sind die wichtigsten Instrumente, die im Personalcontrolling genutzt werden:

1. Kennzahlensysteme (KPIs)

Kennzahlensysteme sind zentrale Instrumente, um die Leistung und Effizienz des Personalmanagements zu messen. Sie umfassen quantitative Daten wie Personalkostenquote, Fluktuationsrate, Krankheitsquote oder Time-to-Hire. Durch die Erhebung dieser KPIs können Trends und Entwicklungen frühzeitig erkannt und Maßnahmen abgeleitet werden.

Anwendung: Regelmäßige Überprüfung der Kennzahlen, Benchmarking gegen Unternehmensziele oder Branchendurchschnitte.

2. Personalbedarfsplanung

Die Personalbedarfsplanung zielt darauf ab, den zukünftigen Bedarf an Personal sowohl quantitativ (Mitarbeiteranzahl) als auch qualitativ (Qualifikationen) zu ermitteln. Sie stellt sicher, dass das Unternehmen zur richtigen Zeit die passende Anzahl an qualifizierten Mitarbeitern zur Verfügung hat.

Anwendung: Kurz-, mittel- und langfristige Planung des Personalbedarfs in Abhängigkeit von Projekten, Unternehmenszielen und Marktbedingungen.

3. Balanced Scorecard (BSC)

Die Balanced Scorecard ist ein strategisches Controlling-Instrument, das die Unternehmensziele in verschiedenen Perspektiven abbildet, darunter die Mitarbeiterperspektive. Diese Methode ermöglicht es, personalbezogene Ziele mit der Gesamtstrategie zu verknüpfen und relevante KPIs in den Bereichen Finanzen, Prozesse, Kunden und Lernen/Wachstum abzubilden.

Anwendung: Verknüpfung von Personalzielen mit Unternehmenszielen, regelmäßige Kontrolle des Fortschritts und der Zielerreichung.

5. Benchmarking

Beim Benchmarking werden personalbezogene Prozesse, Kosten und Leistungen mit denen anderer Unternehmen oder Branchenstandards verglichen. Ziel ist es, Best Practices zu identifizieren, Schwachstellen im eigenen Unternehmen aufzudecken und die Effizienz der Personalarbeit zu steigern.

Anwendung: Vergleich von KPIs wie Personalkosten, Fluktuationsraten oder Produktivität mit Wettbewerbern oder Marktstandards.

6. Personalportfolio

Das Personalportfolio, oft als Potenzial-Leistungs-Matrix dargestellt, ist ein Instrument, das die Mitarbeiter nach ihrer Leistung und ihrem Entwicklungspotenzial kategorisiert. Es hilft, gezielte Maßnahmen zur Personalentwicklung zu planen und Talente zu fördern oder Leistungsprobleme zu adressieren.

Anwendung: Identifizierung von “Stars” (hohes Potenzial, hohe Leistung), “Workhorses” (hohe Leistung, geringes Potenzial), “Problemfällen” (geringes Potenzial, geringe Leistung) und Planung von individuellen Entwicklungsmaßnahmen.

7. Personalbudgetierung

Die Personalbudgetierung ist die Planung und Kontrolle der gesamten Personalkosten. Dazu zählen Gehälter, Sozialabgaben, Weiterbildungsmaßnahmen und andere personalkostenbezogene Aufwendungen. Die Budgetierung ermöglicht eine effektive Kostenkontrolle und sorgt dafür, dass Ausgaben im Rahmen bleiben.

Anwendung: Aufstellen und Überwachen von Personalkostenbudgets, Kostenanalysen und Einsparpotenziale identifizieren.

8. Mitarbeiterbefragungen

Bei der Erhebung von qualitativen Daten sind Mitarbeiterbefragungen und Mitarbeitergespräche ein wirksames Instrument. Führungskräfte sollten darauf achten, Befragungsmethoden in Mitarbeiterbefragungen zu anonymisieren, um ehrliches Feedback zu erhalten. Viele Beschäftigte befürchten, dass das Aussprechen ihrer Meinung eventuelle Sanktionen nach sich ziehen könnte. Im Mitarbeitergespräch kann zusätzlich die aktuelle Stimmung aufgefangen werden, um eine qualitative Information zur Motivation der Mitarbeiter zu erhalten.

Anwendung: Regelmäßige Durchführung von Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit, Erhebung von Verbesserungsvorschlägen, Entwicklung von Maßnahmen zur Steigerung der Mitarbeiterbindung.

9. HR-Software und digitale Systeme

Digitale HR-Tools und Softwarelösungen erleichtern die Erfassung, Verwaltung und Auswertung von personalbezogenen Daten. Mit Hilfe von HR-Software können alle Daten rund um Mitarbeiter, Personalentwicklung, Gehälter und Abwesenheiten zentral erfasst und analysiert werden.

Anwendung: Automatisierung von Prozessen wie Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Personalplanung, KPI-Monitoring und Reporting.

10. Trend- und Szenarioanalysen

Mit Trend- und Szenarioanalysen werden mögliche zukünftige Entwicklungen im Personalbereich betrachtet, etwa im Hinblick auf demografische Veränderungen, technologischen Fortschritt oder Markttrends. Dies hilft, personalwirtschaftliche Strategien zu entwickeln, die auf zukünftige Anforderungen ausgerichtet sind.

Anwendung: Entwicklung von Zukunftsszenarien für Personalbedarf, Arbeitsmarktentwicklung oder demografischen Wandel, Planung von langfristigen Personalstrategien.

Warum ist professionelles Personalcontrolling so wichtig?

In Zeiten des zunehmenden Wettbewerbsdrucks, demografischen Wandels und steigender Anforderungen an die Mitarbeiter wird Personalcontrolling immer wichtiger. Eine gezielte Steuerung von Personalprozessen kann erheblich zur Effizienzsteigerung und Kostenoptimierung beitragen. Darüber hinaus unterstützt es die Entwicklung einer nachhaltigen Personalstrategie, die darauf abzielt, die richtigen Talente zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen.