Handelskalkulation: Anleitung für die Vorwärts- und Rückwärtskalkulation

Warum ist die Handelskalkulation wichtig?

Wenn es im Konkurrenzkampf um Kosten und Konditionen geht, muss mit spitzem Bleistift gerechnet werden. Das Berechnungsmuster der Handelskalkulation ist länderübergreifend weitgehend gleich, denn überall gibt es dieselben Stellschrauben wie Einkaufspreis, Miete, Personal, Rabatte oder Gewinnzuschlag. Ob bei Handelsriesen wie Ceconomy (Saturn Media Markt), Walmart und Carrefour oder beim Supermarkt, dem Modehaus und Sportgeschäft an der Ecke – Warenbezug, Selbstkosten und Verkauf sind die Eckpfeiler einer jeden Handelskalkulation.

Letztlich zählt immer der Preis, am oberen und am unteren Ende. Der Idealfall für Gewinne sind möglichst niedrige Einkaufs- und möglichst hohe Verkaufspreise. Natürlich unter Berücksichtigung aller Ausgaben und etwas Spielraum für kundenfreundliche Preisnachlässe – Rabattaktionen zum Beispiel. Je größer die Masse der angebotenen Waren, desto größer ist die Wirkung schon geringer Veränderungen einzelner Posten in der jeweiligen Handelskalkulation auf die Bilanz.

Doch der Idealfall kommt im harten Wettbewerb derart selten vor, dass es im Geschäftsalltag immer am einen oder anderen Ende klemmt. Deshalb schließen sich kleinere Händler gerne einem Einkaufsverbund an, der mit etwas Marktmacht die Einkaufspreise drückt. Und selbst wenn die Kunden zufrieden sind, so haben die meisten heutzutage klare Preisvorstellungen, denn das Internet bietet Vergleiche mit anderen Anbietern auf einen Blick. Ist der Preis zu hoch, wird schnell woanders online bestellt. Vielfach wiederum greifen Kunden vor Ort auch bei einem Euro mehr zu, und sei es weil sie sich gut beraten fühlen oder ihre Einkäufe am Stück erledigen wollen.

Wie funktioniert die Vorwärts- und Rückwärtskalkulation?

Abhängig von der jeweiligen Konstellation kann grundsätzlich entweder der Bezugs- oder der Verkaufspreis ausgereizt sein. Umgekehrt besteht eventuell Spielraum am unteren oder am oberen Ende. Ermittelt wird dies entsprechend mithilfe der Vorwärtskalkulation bzw. der Rückwärtskalkulation. Beide sind Anwendungsformen der Handelskalkulation. Im ersten Fall errechnet ein Händler, gemessen am angestrebten Gewinn, seinen Verkaufspreis, im zweiten Fall den Einkaufspreis. Typischerweise geschieht dies, wenn neue Waren oder Kollektionen frisch ins Sortiment aufgenommen werden, aber auch bei Nachlieferungen oder veränderter Nachfrage.

Zur betriebswirtschaftlichen Planung gehört eine saubere Kalkulation. Wer dies vernachlässigt, verliert schnell den Überblick und riskiert Verluste. Die gilt es auf jeden Fall zu vermeiden. Deshalb ist es allein schon wichtig auszurechnen, wo die Obergrenze beim Einkaufspreis bzw. die Untergrenze beim Verkaufspreis liegt. Ermittelt wird in dem Fall also der maximale Listeneinkaufspreis mit der Rückwärtskalkulation und der Mindest-Listenverkaufspreis über die Vorwärtskalkulation.

Ist im Ergebnis der Listenverkaufsreis hoch genug, um die Kosten inklusive Miete, Lagerhaltung oder Strom zu decken, werden zumindest keine Verluste gemacht, die Basis ist gesichert. In der weiteren Betrachtung geht es um die optimale Preisgestaltung – mit dem Ziel nachhaltige Gewinne zu erwirtschaften. Und dafür müssen die Kosten bereits beim Selbstkostenpreis gedeckt sein, mit Luft für Zuschläge Richtung Listenverkaufspreis.

Was sind die Formeln der Handelskalkulation?

Gleich ob Vorwärts- oder Rückwärtskalkulation, ob vom unteren zum oberen Ende gerechnet oder umgekehrt – das Schema der Handelskalkulation ist wie eine Leiter mit neun Sprossen. Sie alle stehen für Kosten und Zuschläge. Einteilen lässt sich das Schema in die drei Bereiche: Bezugskalkulation, Selbstkostenkalkulation, Verkaufskalkulation.

Schritte der Bezugskalkulation

Der Listeneinkaufspreis ist sozusagen der offizielle Preis, den ein Produzent oder Großhändler vom Einzelhändler verlangt. Damit der bestimmte Mengen abnimmt oder auch weiterhin nicht bei der Konkurrenz kauft, wird üblicherweise ein bestimmter Rabatt eingeräumt: der Lieferantenrabatt. Das Lieferantenskonto ist ein weiterer Preisnachlass für schnelle Rechnungsbegleichung und richtet sich nach einer vereinbarten Zahlungsfrist. Zu den Bezugskosten zählen etwa die Kosten für den Versand oder die Transportversicherung, die der Händler trägt.

Schritte der Selbstkostenkalkulation

Wenn nach diesen Abzügen und Aufschlägen der Bezugspreis feststeht, sind die Gemeinkosten zu berücksichtigen. Dazu gehören laufende Ausgaben wie Laden- oder Lagermiete, Personal- oder Stromkosten – eigentlich alles, was für den laufenden Geschäftsbetrieb zu zahlen ist. Da es aber in der Praxis kaum möglich ist, diese Kosten exakt einzelnen Waren wie Lebensmittel, Textilien oder Elektrogeräten zuzuordnen, kalkulieren Händler mit einem durchschnittlichen prozentualen Handlungskostenzuschlag. Wird der auf den Bezugspreis addiert, erhält man den Selbstkostenpreis. Verkauft man nun die Ware zu diesem, so wären zumindest alle Ausgaben für Bezug, Betrieb und Vermarktung gedeckt. Da es dabei aber nicht bleiben kann, gilt es Gewinn zu machen.

Schritte der Verkaufskalkulation

Im nächsten Schritt folgt daher der Gewinnzuschlag, auch Gewinnspanne oder Marge genannt. Deren Höhe richtet sich in der Regel nach der Erfahrung in Sachen Preisakzeptanz von Kunden sowie Markt- und Branchenanalysen. Damit wäre eigentlich der Verkaufspreis erreicht: der Barverkaufspreis.

Sofern man aber nicht gerade ein heiß begehrtes Produkt verkauft, das es sonst nirgends gibt, muss man konkurrenzfähig bleiben. Deshalb wird den Endkunden – zumindest potenziell – eingeräumt, was dem Händler selbst beim Einkauf in Form von Lieferantenskonto und Rabatt zugestanden wurde. Abgesehen vom Kundenskonto, das den Zielverkaufspreis ergibt, kann ein Kundenrabatt Raum für Aktionspreise oder Kundentreue geben, was zum Netto-Listenverkaufspreis führt. Schließlich kommt auf den Preis noch die gesetzliche Mehrwertsteuer von regulär 19% und 7% etwa bei Lebensmitteln hinzu. Damit ist dann der Brutto-Listenverkaufspreis erreicht, mit dem die Ware ausgezeichnet wird.

Wann wenden Sie die Vorwärtskalkulation an?

Die dargestellte Abfolge der einzelnen Posten entspricht der Vorwärtskalkulation. Die kommt zum Einsatz, wenn der Listenpreis unveränderlich feststeht und der minimale bzw. optimale Ladenpreis ermittelt wird. Von unten nach oben gerechnet, kann ein Händler überlegen, wo er etwas einsparen kann – etwa beim Versand – oder wo er Luft nach oben hat, beispielsweise bei der Gewinnspanne. Auch sind Kundenrabatte oder Skonti nicht zwingend. Der Vollständigkeit halber, werden sie im folgenden Beispiel einbezogen, bei dem ein Einzelhändler neue hochwertige Winterjacken anbieten möchte.

Beispiel der Vorwärtskalkulation

Die Kalkulation zeigt dem Händler, dass er unter Berücksichtigung seiner Kosten und mit Spiel für Kundenrabatte die Jacken für 238,55 Euro verkaufen muss, wenn er eine Gewinnspanne von 25% anstrebt. Der Mindestverkaufspreis ohne Kundennachlässe würde im dem Fall bei brutto 208, 25 Euro liegen.

Von der Systematik her muss er die einzelnen Posten lediglich hinzuzählen oder abziehen.

Allerdings: Beim Kundenskonto und Kundenrabatt wird etwas anderes gerechnet. Denn hier sorgt der prozentuale Abzug für eine Reduzierung des Grundwerts beim Barverkaufspreis und Zielverkaufspreis, man muss also rückwärts rechnen: Die 3% Skonto gehen vom Barverkaufspreis ab, der mit 175 Euro 100% Grundwert darstellt. Nach Abzug der 3% reduziert sich dieser auf 97%. Folglich werden die 175 Euro durch 97 dividiert. Das Ergebnis von 1,80 Euro wird mit 3 multipliziert, was ein Kundenskonto von 5,41 Euro ergibt. Diesen nach dem Dreisatz errechneten Wert muss der Händler einkalkulieren und auf den Barverkaufspreis aufschlagen. Das gleiche Verfahren wird beim Kundenrabatt angewendet.

Wann wenden Sie die Rückwärtskalkulation an?

Umgekehrt muss der Händler vorgehen, wenn der Preis für die Jacke die Oberkante darstellt, weil jeder Euro mehr von den Kunden nicht akzeptiert wird. Dieser Effekt wird durch Preisvergleiche im Internet verstärkt. Gesucht wird bei der Rückwärtskalkulation der Listeneinkaufspreis, und zwar nach exakt demselben Schema. Zuerst werden Umsatzsteuer, Kundenrabatt, Kundenskonto und Gewinnzuschlag herausgerechnet, was zum Selbstkostenpreis führt. Zieht der Händler seine Gemeinkosten ab, landet er beim Bezugspreis. Danach führt der stufenweise Abzug von Bezugskosten, Lieferantenskonto und Lieferantenrabatt zum gesuchten Listeneinkaufspreis, den er unter Umständen als zu hoch empfindet und nachverhandeln möchte.

Wie wird die Gewinnspanne berechnet?

Über seine Einnahmen und Abzüge in Euro kann der Händler aber auch seine Gewinnspanne berechnen – mithilfe der Differenzkalkulation. Und zwar so: Mit der Vorwärtskalkulation und dann umgekehrt mit der Rückwärtskalkulation rechnet er bis zum Gewinn. Danach vergleicht er die Ergebnisse und setzt den Barverkaufspreis prozentual ins Verhältnis zum Selbstkostenpreis.

Im genannten Beispiel folgendermaßen:

100* 35 Euro (3.500 Euro) / 140 Euro = 25%

Die Marge beträgt somit 25%. Insgesamt erlaubt die Handelskalkulation dem Unternehmer den Listeneinkaufspreis oder umgekehrt den Endverkaufspreis seiner Ware herauszufinden. Zudem kennt er seine Gewinnmarge und sieht, an welchen Stellen er gegebenenfalls nachbessern oder einsparen kann. Nur mithilfe diese Kalkulation ist ein kann er planen und erkennen, inwiefern es sich lohnt, bestimmte Waren ins Sortiment aufzunehmen.