Code of Conduct: Definition, Vorteile und Tipps zum Verhaltenskodex

Definition: Was ist ein Code of Conduct (Verhaltenskodex)?

Ein Code of Conduct (Verhaltenskodex) stellt eine Sammlung an verbindlichen Richtlinien und Verhaltensanweisungen dar, die sich Unternehmen und deren Mitarbeiter als Grundlage für ethisches Handeln auferlegen. Dieser Kodex definiert konkrete Grundsätze und Werte, die im Unternehmen gelebt werden sollen, und dient dazu, ein einheitliches Verhalten gegenüber Kollegen, Geschäftspartnern und der Gesellschaft zu gewährleisten.

Was ist das Ziel eines Verhaltenskodex?

Primär dient der Code of Conduct der Einhaltung von Compliance-Anforderungen und der Corporate Social Responsibility (CSR). Er stärkt somit das Vertrauen der Geschäftspartner und Kunden in das Unternehmen und unterstreicht dessen ethische Verantwortung im Rahmen aller geschäftlichen Aktivitäten und Verhaltensweisen.

Vorteile: Warum sollten Unternehmen einen Code of Conduct erstellen?

Ein Code of Conduct ist für Unternehmen aus vielen Gründen wertvoll und unverzichtbar:

1. Vertrauen
2. Employer Branding
3. Markenbildung
4. Schutz vor Rechtsverstößen

Vorteil 1: Ein Code of Conduct schafft Vertrauen

Ein Verhaltenskodex schafft Vertrauen innerhalb des Unternehmens und gegenüber der Öffentlichkeit, Geschäftspartnern sowie Lieferanten. Durch festgelegte Verhaltensweisen und ethische Grundsätze vermittelt der Code of Conduct, welche Werte das Unternehmen vertritt und auf welche Regeln es sich stützt. Dadurch zeigt das Unternehmen eine klare Verantwortlichkeit und stärkt das Vertrauen in sein Handeln.

Vorteil 2: Ein Code of Conduct stärkt das Emloyer Branding

Ein weiterer Vorteil ist die positive Auswirkung des Code of Conduct auf das Employer Branding. Potenzielle Mitarbeitende erhalten durch transparente Leitlinien und Richtlinien einen Einblick in die unternehmerische Kultur und die Werte, die für das Unternehmen und seine Mitarbeiter wichtig sind. Dies erleichtert die Entscheidung von Bewerbenden, die sich mit diesen Prinzipien identifizieren können, und verbessert das Ansehen des Unternehmens als Arbeitgeber.

Vorteil 3: Ein Verhaltenskodex stärkt die Marke des Unternehmens

Auch für Kunden und Geschäftspartner spielt der Verhaltenskodex eine zentrale Rolle in der Markenbildung. Der Code of Conduct kann als Basis für Marketingaktivitäten dienen und das Bild des Unternehmens in der Gesellschaft prägen, indem er klare Richtlinien zum Verhalten in unterschiedlichen Situationen bietet.

Vorteil 4: Ein Verhaltenskodex fördert regelkonformes Handeln und schützt vor Rechtsverletzungen

Praktisch gesehen unterstützt der Code of Conduct alle Mitarbeitenden, die festgelegten Werte und Grundsätze im Alltag einzuhalten. So schützt der Verhaltenskodex das Unternehmen vor potenziellen Verstößen gegen gesetzliche Regelungen oder interne Compliance-Vorgaben, die durch unsachgemäßes Handeln entstehen könnten. Bei Korruption oder anderen ethischen Verstößen bietet der Code of Conduct rechtliche Absicherung und mindert das Risiko für Regressforderungen und strafrechtliche Konsequenzen.

Inhalt: Was sollte der Code of Conduct von Unternehmen enthalten?

Unternehmen haben großen Gestaltungsspielraum bei der Entwicklung ihres Code of Conduct. Dabei können sie individuell auf die Werte und spezifischen Anforderungen des Unternehmens eingehen. Während einige Unternehmen eine Seite zur Darstellung ihrer wichtigsten Verhaltensrichtlinien nutzen, umfassen die Verhaltenskodizes größerer Konzerne oft über 40 Seiten.

Obwohl die Inhalte stark variieren, finden sich in vielen Verhaltenskodizes jedoch Regelungen für folgende Bereiche:

• Soziales Verhalten und Umgang im Unternehmen
• Führung und Verantwortung
• Umweltschutz und Nachhaltigkeit
• Umgang mit vertraulichen Informationen wie Geschäftsgeheimnissen und sensiblen Daten
• Beziehung zu Geschäftspartnern und Lieferanten
• Kommunikation mit der Öffentlichkeit
• Regelungen zu Geschenken, Einladungen und Sponsoring
• Einhaltung von Standards im internationalen Handel, wie z.B. im Umgang mit Kinderarbeit

Muster Anleitung: Code of Conduct erstellen

Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Anleitung zur Entwicklung eines wirksamen Code of Conduct in acht Schritten:

1. Ziele definieren
2. Grundlegende Werte definieren
3. Konkrete Verhaltensrichtlinien festlegen
4. Regelungen zur Einhaltung und bei Verstoß
5. Verantwortlichkeiten herstellen
6. Meldesystem etablieren
7. Überprüfung und Anpassung
8. Schulung der Mitarbeiter

Schritt 1: Zieldefinition des Verhaltenskodex

Beginnen Sie mit der Festlegung des Ziels Ihres Code of Conduct. Der Verhaltenskodex dient als Richtlinie und Grundlage, um einheitliche Verhaltensstandards und Verantwortung festzulegen, die von allen Mitarbeitern erwartet werden. Er soll ein ethisches Verhalten im Unternehmen sowie im Umgang mit Geschäftspartnern und der Gesellschaft fördern und zur Einhaltung von Gesetzen beitragen.

Schritt 2: Sammlung und Definition der Werte und Grundsätze

Definieren Sie die grundlegenden Werte und Prinzipien, die das Unternehmen vertritt, und gestalten Sie diese als Basis des Verhaltenskodex. Darunter fallen zum Beispiel Werte, wie

• Integrität
• Respekt
• Fairness
• Verantwortungsbewusstsein

Die Verhaltensweisen sollten in Einklang mit den ethischen Standards und den Erwartungen an das Verhalten der Personen stehen, die den Code befolgen.

Schritt 3: Festlegung konkreter Verhaltensrichtlinien

Ein Code of Conduct muss praktische Verhaltensanweisungen und Richtlinien enthalten, die klare Erwartungen für das Verhalten in bestimmten Situationen festlegen. Diese Anweisungen betreffen:

• Den Umgang mit Gesetzen und Regelungen: Verpflichtung zur Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen.
• Die Interaktion mit Mitarbeitern und Geschäftspartnern: Förderung von respektvollem und fairen Verhalten.
• Der Umgang mit Interna: Verantwortung im Umgang mit Ressourcen des Unternehmens und vertraulichen Informationen.

Schritt 4: Regelungen zur Einhaltung und Konsequenzen bei Verstößen

Ein essenzieller Bestandteil des Code of Conduct sind

1. klare Regelungen zur Einhaltung
2. und die Definition von Konsequenzen bei Verstößen.

Der Verhaltenskodex sollte spezifische Maßnahmen aufzeigen, die bei einem Verstoß gegen den Kodex ergriffen werden, um die Compliance sicherzustellen und ein positives Arbeitsumfeld zu fördern.

Schritt 5: Festlegung eines Rahmens für Verantwortlichkeiten

Definieren Sie im Verhaltenskodex einen klaren Rahmen für die Verantwortlichkeiten jeder Person im Unternehmen. Jeder Mitarbeiter trägt zur Einhaltung der festgelegten Regeln bei und trägt Mitverantwortung für die ethischen Standards. Ein klarer Rahmen für Verantwortlichkeiten unterstützt das Unternehmen dabei, seinen Verhaltenskodex effektiv umzusetzen.

Schritt 6: Erstellung eines Mechanismus zur Meldung von Verstößen

Implementieren Sie Verfahren, die es den Mitarbeitern ermöglichen, Verstöße gegen den Verhaltenskodex anonym zu melden. Ein solcher Mechanismus zeigt, dass das Unternehmen Wert auf ethisches Handeln legt und ermöglicht es, Verstöße gegen den Code frühzeitig zu identifizieren.

Schritt 7: Regelmäßige Überprüfung und Anpassung des Code of Conduct

Ein Code of Conduct sollte kontinuierlich aktualisiert werden, um den sich verändernden rechtlichen und gesellschaftlichen Anforderungen gerecht zu werden. Planen Sie regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen des Verhaltenskodex, um die Grundsätze und Regelungen stets auf dem neuesten Stand zu halten.

Schritt 8: Schulung und Kommunikation der Verhaltensgrundsätze

Abschließend ist es entscheidend, alle Mitarbeiter und Geschäftspartner über den Verhaltenskodex zu informieren und sie für die Werte und Grundsätze des Unternehmens zu sensibilisieren. Planen Sie Schulungen und Kommunikationsmaßnahmen ein, um das Bewusstsein für den Verhaltenskodex und die Compliance zu stärken.

Wer ist für die Erstellung des Code of Conduct im Unternehmen zuständig?

Die Entwicklung eines Code of Conduct liegt meist in der Verantwortung der Unternehmensführung, die gemeinsam mit der Compliance- oder Rechtsabteilung die grundlegenden Verhaltensregeln und ethischen Leitlinien festlegt. Darüber hinaus können auch die Personalabteilung und der Betriebsrat in die Ausarbeitung des Verhaltenskodex einbezogen werden.

Wer ist für die Einhaltung des Code of Conduct im Unternehmen zuständig?

Die Einhaltung des Code of Conduct, also des Verhaltenskodex, stellt primär eine Selbstverpflichtung für alle beteiligten Personen im Unternehmen dar. Das bedeutet, dass jeder Mitarbeiter eigenverantwortlich dazu beitragen muss, die festgelegten Verhaltensrichtlinien und ethischen Grundsätze zu befolgen.

In den meisten Unternehmen übernimmt die Verantwortung für die Überwachung des Kodex entweder die Rechtsabteilung oder eine zusätzliche, übergeordnete Instanz, wie zum Beispiel:

• die Compliance-Abteilung oder
• die Abteilung für Corporate Social Responsibility (CSR)

Was geschieht bei einem Verstoß gegen den Code of Conduct?

Der Code of Conduct ist ein selbst auferlegter Verhaltenskodex, der unabhängig von staatlichen Gesetzen besteht. Verstöße gegen diesen Kodex werden daher nicht durch staatliche Behörden sanktioniert, sondern jedes Unternehmen legt individuell fest, welche Konsequenzen bei Nichteinhaltung der festgelegten Richtlinien und Werte folgen.

In den meisten Unternehmen bestätigen alle Mitarbeitenden durch ihre Unterschrift, dass sie die Verhaltensanweisungen und Grundsätze des Codes einhalten werden. Bei einem Verstoß gegen den Verhaltenskodex drohen disziplinarische Maßnahmen, die je nach Schwere des Fehlverhaltens bis zur Kündigung führen können. Handelt ein Mitarbeitender also entgegen der im Code of Conduct verankerten Regeln und ethischen Vorgaben, muss er mit entsprechenden Konsequenzen rechnen.

Beispiel: Code of Conducts in internationalen Unternehmen

Hier sind fünf Beispiele von großen, internationale Unternehmen, die erfolgreich einen Code of Conduct implementiert haben:

1. IKEA: Das schwedische Möbelhaus hat mit dem „IWAY“ einen eigenen Code of Conduct aufgestellt, der sich vor allem auf seine Lieferanten bezieht. Diese sollen unter anderem bestimmten Standards bei Löhnen und Sozialleistungen einhalten sowie auf Kinderarbeit verzichten.
2. Alphabet (Google): Der Alphabet-Konzern als Muttergesellschaft der Suchmaschine Google stellt in seinem Verhaltenskodex seine Unternehmenswerte vor und definiert unter anderem, wie Verstöße geahndet werden. Ein zentraler Aspekt des Kodex: Bei Fehlverhalten im Unternehmen sollen die Betroffenen ihre Stimme erheben.
3. Linux: Die Gruppe hinter dem gleichnamigen Open-Source-Betriebssystem hat mit seinem „Contributor Covenant“ einen Verhaltens- und gleichzeitig Ethik-Kodex für alle zum Projekt Beitragenden aufgestellt, der unter anderem eine offene und einladende Atmosphäre vorsieht sowie vorgibt, dass niemand aufgrund seiner sexuellen Orientierung, eines Handicaps, seiner Nationalität oder seines sozioökonomischen Backgrounds benachteiligt behandelt werden darf.
4. Deutsche Post DHL Group: Die Deutsche Post DHL hat einen eigenen Verhaltenskodex aufgestellt. Er basiert auf den Grundwerten des Konzerns, „Respekt“ und „Resultate“. Im Kodex werden unter anderem Leitlinien für geschäftliche Aktivitäten sowie Standards für die Zusammenarbeit im Konzern festgelegt.