Benchmarking – Definition, Vor- und Nachteile

Was ist Benchmarking?

Als „Benchmarking“ wird eine Managementmethode bezeichnet, die eine genaue Analyse konkreter Kennzahlen (auch: KPI bzw. Key Performance Indicators) in einem Unternehmen ermöglicht. Die Analyse bildet den Ausgangspunkt, um ein Unternehmen, einzelne Abteilungen oder auch einzelne Produkte sowie Dienstleistungen und Prozesse zu bewerten und deren Leistung anschließend anhand der Kennzahlen zu verbessern.

Benchmarking kann in Form eines Wettbewerbsvergleichs mit der Konkurrenz oder auch im internen Vergleich anhand der Kennzahlen erfolgen.

Das Ziel beim Benchmarking ist es immer, zu den besten der Gruppe zu gehören. Langfristig soll der Benchmark-Vergleich dazu führen, dass Unternehmen seine Leistungen stetig verbessert und somit gegenüber seinen Wettbewerbern konkurrenzfähig bleiben.

Für einen Benchmark-Vergleich können Produkte, Dienstleistungen, Prozesse oder auch Methoden eines Unternehmens herangezogen und mit den Wettbewerbern oder intern verglichen werden. Dafür erfolgt zunächst eine interne Unternehmensanalyse sowie eine externe Wettbewerbsanalyse. Um ein Unternehmen kontinuierlich zu verbessern, ist Benchmarking ein fortlaufender Prozess, der auch regelmäßige Anpassungen der erhobenen KPIs nach sich zieht.

Was ist eine Benchmark?

Die Bezeichnung „Benchmark“ stammt ursprünglich aus dem Vermessungswesen. Es handelt sich dabei um einen Standard, der als Basis für weitere Messungen dient.

Für Unternehmen sind Benchmarks in der Praxis wichtige Referenzwerte. In der Regel handelt es sich dabei um die besten Leistungsdaten der Mitbewerber, an welchen sich ein Unternehmen orientiert und die es mittel- oder langfristig selbst erreichen, wenn nicht sogar übertreffen möchte.

Welche Arten von Benchmarking werden unterschieden?

Benchmarking lässt sich grob in internes und externes Benchmarking unterteilen. Während internes Benchmarking sich auf die Kennzahlen im Unternehmen selbst bezieht, beruft sich externes Benchmarking auf KPIs innerhalb einer Branche oder eines Marktes.

In der Praxis werden noch weitere Formen von Benchmarking unterschieden:

• strategisches Benchmarking: Hierbei liegen vor allem die Strategien und Methoden der erfolgreichen Wettbewerber und Konkurrenten im Fokus. Eben diese Strategien und Prozesse gilt es mit dem Benchmarking aufzugreifen und daran selbst die eigenen Unternehmensziele oder Prozesse auszurichten, um die unternehmerischen Leistungen zu verbessern.
• kompetitives Benchmarking: Hier wird das Unternehmen anhand wichtiger KPIs in Bezug auf die eigenen Produkte und/oder Dienstleistungen mit wichtigen Konkurrenten verglichen.
• prozessorientiertes Benchmarking: Bei dieser Variante werden die Prozesse des „Best-Practice“-Unternehmens verglichen, das ähnliche oder dieselben Produkte und Leistungen anbietet.
• funktionales Benchmarking: Hier werden die eigenen Kennzahlen beziehungsweise KPIs mit Firmen aus anderen Branchen verglichen, mit dem Ziel, die eigenen Arbeitsprozesse langfristig zu optimieren.

Was sind die Einsatzmöglichkeiten von Benchmarking?

Benchmarking kann im Management eingesetzt werden, dient aber letztlich allen Abteilungen zur Durchführung aufschlussreicher Vergleiche mit Wettbewerbern oder Branchen.

• Benchmarking im Marketing: Im Marketing kann Benchmarking zum Beispiel dabei helfen, die Werbeperformance mit anderen Werbern aus derselben Branche zu vergleichen, um zum Beispiel die Werbeausgaben zu optimieren.
• Benchmarking im Vertrieb: Vertriebszahlen lassen sich im internen Benchmarking sehr gut vergleichen, zum Beispiel innerhalb verschiedener Sales-Teams.

Darüber hinaus bietet Benchmarking auch umfassende Analyse-Möglichkeiten für das Controlling, das dem Management berichtet oder auch für die Produktion. Selbst beim Produktdesign lässt sich Benchmarking zielführend einsetzen.

Die Ergebnisse der Benchmark-Analysen können dazu dienen, in Teams neue Ideen und Ziele zu idenfizieren oder neuen Ansporn zu erhalten.

Wie ermitteln Sie Benchmarks im Unternehmen?

• Wer sind meine Mitbewerber?
• In welchen Bereichen sind diese Mitbewerber stark?
• Was ist das Best-Practice-Unternehmen auf meinem Markt/in meiner Branche?
• Wo sind andere Unternehmen/Abteilungen besser als ich?
• Welche Trends können mein Unternehmen weiterbringen?
• Welche Veränderungen sind notwendig, um Best-Practice-Unternehmen in meiner Branche zu werden?

Was sind die Vor- und Nachteile von Benchmarking?

Vorteile beim Benchmarking

• Beschäftigte verstehen interne Prozesse besser und können diese optimieren.
• Der Vergleich mit den Wettbewerbern kann die Motivation stärken.
• Es werden wichtige Potenziale aufgedeckt, die Unternehmen nutzen können.
• Die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen wird gestärkt.
• Unternehmen erhalten einen objektiven Blick auf die eigene Leistungsfähigkeit.

Nachteile beim Benchmarking

• Der Vergleich ist meist nur auf bestimmte Bereiche und Daten begrenzt und bietet kein ganzheitliches Bild.
• Oftmals fehlen valide Daten für eine akkurate Analyse.
  
   

Wie muss Benchmarking vorbereitet werden?

Um Benchmarking effektiv zu betreiben, müssen im Vorfeld die genauen Vergleichskriterien definiert und die notwendigen Daten aufbereitet werden.

Darüber hinaus sollten sich die Beteiligten genau über die Analysemethoden einigen. Das gilt insbesondere dann, wenn regelmäßig Benchmarks erhoben werden. Ansonsten ist keine Vergleichbarkeit möglich.

Wie läuft die Umsetzung vom Benchmarking ab?

Für ein wirkungsvolles Benchmarking sind diese Schritte in der Umsetzung notwendig:

1. Es wird das Produkt, die Methode oder der Prozess ausgewählt, der analysiert und verglichen werden soll. Auf diese Weise wird das Benchmarking auf einen bestimmten Bereich fokussiert.
2. Es wird ein Vergleichsunternehmen oder es werden mehrere Mitbewerber festgelegt, mit welchen der Vergleich stattfinden soll. Wichtig ist dabei, dass ein Vergleich aufgrund ähnlicher Produkte oder Prozesse überhaupt möglich ist. Es würde zum Beispiel keinen Sinn ergeben, die Leistungsdaten eines Großkonzerns mit einem kleinen 10-Personen-Betrieb zu vergleichen.
3. Es muss sichergestellt werden, dass die benötigten Daten für die Wettbewerbsanalyse vorhanden sind. Hierfür stehen unterschiedliche Möglichkeiten bereit. Vielfach gibt es objektive Vergleichsdaten zum Beispiel bei den zuständigen Handelskammern.
4. Analyse des Ist-Zustandes und Ermitteln von Leistungslücken durch Benchmarking.
5. Definieren der notwendigen Verbesserungsschritte, neuer Ziele und deren Umsetzung.

Welche Fehler gilt es im Benchmarking zu vermeiden?

• Keine valide Datengrundlage bzw. veraltete Daten: Sind keine genauen oder verlässliche Daten vorhanden, ist der gesamte Benchmark-Vergleich nicht aussagekräftig. Im Vorfeld sollten die Beteiligten deshalb am besten sicherstellen, dass die aus den Tools gezogenen Daten alle nach denselben Methoden erhoben werden.
• Falsche Berechnungsmethoden: Um Benchmarks zu ermitteln, muss in manchen Fällen viel gerechnet werden. Definieren Sie im Vorfeld genau, welche Methoden angewandt werden und prüfen Sie mögliche Fehlerquellen.
• Ungenaue Vergleichswerte: Sind die Vergleichswerte nicht präzise, weil zum Beispiel unterschiedliche Zeiträume gewählt wurden, ergibt das Benchmarking keinen Sinn.
• Verwechslung von Kausalität und Korrelation: Ein häufiger Fehler, der beim Benchmarking gemacht wird, besteht im Vertauschen von Korrelation und Kausalität. Nur weil in einem Unternehmen zum Beispiell 20 Prozent mehr Beschäftigte arbeiten, bedeutet das nicht automatisch eine um 20 Prozent höhere Produktivität.
• Keine Ableitung von sinnvollen Maßnahmen: Häufig werden Benchmarks verwendet, um Reports aufzuhübschen, doch handelt es sich dann nur um Zahlenspiele ohne konkreten Nutzen. Wenn in Unternehmen Benchmarks erhoben werden, sollten diese deshalb immer mit konkreten Änderungsvorschlägen, neuen Zielen und abgeleiteten Maßnahmen verknüpft werden

Fazit: Benchmarking kann einen wichtigen Beitrag zum Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit leisten

Durch eingefahrene und langjährig bewährte Prozesse laufen Unternehmen häufig Gefahr, nicht mehr über den eigenen Tellerrand schauen zu können. Im schlimmsten Fall bemerken Unternehmen Veränderungen auf dem Markt nicht rechtzeitig und die Wettbewerber ziehen vorbei. Effektives Benchmarking kann dafür sorgen, dass Unternehmen ihren Markt und ihre Konkurrenz im Blick behalten und sich so kontinuierlich verbessern. Damit Benchmarking jedoch seine gewünschte Wirkung entfaltet, sind in der Vorbereitung vor allem valide Daten und klar definierte Ziele wichtig.