Vorbereitende Abschlussbuchungen für den Jahresabschluss – Beispiele
Was genau sind vorbereitende Abschlussbuchungen?
Vorbereitende Abschlussbuchungen sind die ersten Schritte bei der Erstellung des Jahresabschlusses. Jeder Jahresabschluss besteht aus mindestens zwei Kernelementen: Der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und der Bilanz. Wie der Name schon sagt, bereiten diese vorbereitenden Buchungen den Abschluss der relevanten Konten vor.
Das Ziel der vorbereitenden Buchungen ist es, korrekte Salden der Erfolgskonten und Bestandskonten zu bilden, die danach in die GuV bzw. Schlussbilanz eingehen. Bilanzbuchhalter oder Steuerberater bereiten dazu die relevanten Einzelkonten vor, indem sie alle in der laufenden Buchhaltung fehlenden oder falsch erfassten Vorgänge korrigieren.
Beispiele: Was gehört zu den vorbereitenden Abschlussbuchungen?
Die meisten Abschlussbuchungen sind Umbuchungen, die bei den Unterkonten vorgenommen werden. Da Unterkonten nicht in der Schlussbilanz vorkommen, sind diese über die jeweils übergeordneten Konten abzuschließen.
- Unterkonten werden abgeschlossen über Hauptkonten: Beispiel: Privatkonto > Eigenkapitalkonto
- Buchung von Abschreibungen über Anlagekonto oder Wertberichtigungskonto
- Bildung von Rückstellungen für Aufwendungen (nur wenn Ursache der Aufwendung feststeht, Fälligkeit und Höhe der Auszahlung aber noch offen sind)
- Bildung aktiver/passiver Rechnungsabgrenzungsposten für Einzahlungen oder Auszahlungen (nur wenn Leistungen in späterer Rechnungsperiode erfolgen).
- Erfassung von Mengen- und Wertdifferenzen zwischen Inventar und Buchwerten der Bestandskonten zum Abschlussstichtag
Am Ende müssen Eröffnungsbilanz und Schlussbilanz aufgrund der Bilanzidentität übereinstimmen, ansonsten handelt es sich um einen Verstoß gegen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung.
Was muss ein Jahresabschluss enthalten?
Sind die vorbereitenden Buchungen abgeschlossen, kann der Jahresabschluss erstellt werden. Enthalten sein müssen neben Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz inklusive Schlussbilanz außerdem weitere Bestandteile. Hier eine Übersicht:
| Rechtsform | Erforderliche Bestandteile des Jahresabschlusses |
|---|---|
| Alle Kaufleute nach HGB* | Bilanz Gewinn- und Verlustrechnung Lagebericht (nur mittlere und große Unternehmen) |
| Kapitalgesellschaften | Bilanz Gewinn- und Verlustrechnung Lagebericht (nur mittlere und große Unternehmen) Erweiterter Jahresabschluss (§§ 284 bis 288 HGB) |
| Börsennotierte Unternehmen | Bilanz Gewinn- und Verlustrechnung Lagebericht (nur mittlere und große Unternehmen) Erweiterter Jahresabschluss (§§ 284 bis 288 HGB) Kapitalabflussrechnung (§ 264 HGB) Eigenkapitalspiegel (§ 264 HGB) |
Abgesehen von den oben genannten Pflichtbestandteilen des Jahresabschlusses ist eine Vollständigkeitserklärung beizufügen (§ 4 Abs. 3 EStG). So soll bei Zusammenarbeit mit einem/einer Steuerberater*in sichergestellt werden, dass er/sie den Jahresabschluss ordnungsgemäß einreicht. Außerdem ist zur allgemeinen Verständlichkeit ein Gliederungsschema für die Bilanz vorgesehen (§ 266 und § 275 HGB).
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