Rechnungsabgrenzungsposten in der Bilanz – einfach erklärt

Was sind Rechnungsabgrenzungsposten?

Unter Rechnungsabgrenzungsposten werden Posten in der Bilanz verstanden, die Ausgaben und Einnahmen umfassen, die erst in einer folgenden Periode als Aufwand/Aufwendung oder Ertrag anfallen. Bei den Posten der Rechnungsabgrenzung unterscheidet man daher zwei verschiedene Arten:

1. der aktive Rechnungsabgrenzungsposten
2. der passive Rechnungsabgrenzungsposten

Was ist ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten?

Aktive Rechnungsabgrenzungsposten stellen Ausgaben dar, die erst nach dem Bilanzstichtag, welcher oft mit dem Ende des Geschäftsjahres übereinstimmt, als Aufwand/Aufwendung zählen. Die Bildung folgt auf der linken Seite der Bilanz, der Aktivseite.

Was ist ein passiver Rechnungsabgrenzungsposten?

Passive Rechnungsabgrenzungsposten stellen Einnahmen dar, die erst nach dem Bilanzstichtag als Erträge zählen. Demnach erfolgt die Bildung der passiven Rechnungsabgrenzungsposten auf der rechten Bilanzseite, der Passivseite.

Was ist der Unterschied zwischen der transitorischen und der antizipativen Rechnungsabgrenzung?

Neben der Unterscheidung zwischen dem aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten unterscheidet man ebenfalls zwischen der transitorischen und antizipativen Rechnungsabgrenzung.

Die transitorische Rechnungsabgrenzung bezieht sich auf den Prozess der zeitlichen Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben, um den Jahresabschluss korrekt abzubilden. Dabei werden Geschäftsvorfälle erfasst, die zwar ökonomisch dem aktuellen Geschäftsjahr zugehören, jedoch zeitlich teilweise in das nächste Jahr fallen. Ein typisches Beispiel ist das Mieten von Räumlichkeiten, das im Voraus bezahlt wird, aber dessen Aufwand oder Ertrag sich auf mehrere Perioden erstreckt. Hierbei wird der Aufwand periodengerecht auf die entsprechenden Geschäftsjahre verteilt, um ein realistisches Bild der finanziellen Situation und der Verbindlichkeiten des Unternehmens zu vermitteln.

Die antizipative Rechnungsabgrenzung hingegen involviert die vorzeitige Berücksichtigung zukünftiger Ereignisse, die bereits absehbar sind und finanzielle Auswirkungen auf das Unternehmen haben werden. Ein Beispiel hierfür ist die Bildung von Rückstellungen für erwartete Garantieleistungen oder rechtliche Verpflichtungen. Diese Verbindlichkeiten werden bereits vor ihrem tatsächlichen Eintreten erfasst, um die zukünftige Belastung im aktuellen Geschäftsjahr angemessen abzubilden und somit eine realistische Darstellung der finanziellen Verpflichtungen zu gewährleisten.

Wann muss ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten in der Bilanz gebildet werden?

Sitzen Sie an den Arbeiten des Jahresabschlusses für ein abgelaufenes Wirtschaftsjahr und ermitteln Ihren Gewinn mittels Bilanzierung, ist bei Vorliegen der folgenden Voraussetzungen ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten auf der Aktivseite der Bilanz auszuweisen:

• Eine Ausgabe wurde vor dem Bilanzstichtag oder dem Ende des Geschäftsjahres getätigt.
• Die Ausgabe muss eine(n) Aufwand/Aufwendung für eine bestimmte Zeit nach dem Bilanzstichtag darstellen.

Machen Sie eine solche Zahlung in Ihrer Gewinnermittlung ausfindig, führt die Bildung einer aktiven Rechnungsabgrenzung dazu, dass sich der Aufwand oder die Anwendung erst in dem Wirtschaftsjahr als Betriebsausgabe auswirkt, in das die Zahlung wirtschaftlich gehört (§ 5 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG).

Beispiel für einen aktiven Rechnungsabgrenzungsposten

Beispiel: Sie haben im abgelaufenen Wirtschaftsjahr einen neuen Firmenwagen geleast (Leasinglaufzeit 36 Monate) und haben in diesem Zusammenhang am 1.4. eine Leasingsonderzahlung in Höhe von 27.000 Euro geleistet.

⇒Folge: Es ist bzgl. der Leasingsonderzahlung ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden, weil Ausgaben vor dem Ende des Geschäftsjahres geleistet wurden, die den Aufwand oder die Aufwendung für eine Zeit nach dem Geschäftsjahr darstellen.

Der Rechnungsabgrenzungsposten ist in diesem Beispiel in den folgenden drei Wirtschaftsjahren aufzulösen und führt jeweils bei Auflösung zu Betriebsausgaben des laufenden Jahres.

Was sind klassische Beispiele für aktive Rechnungsabgrenzungsposten?

Zahlungen, die eigentlich Ausgaben für Zeiträume nach dem Bilanzstichtag darstellen und für die deshalb ein Rechnungsabgrenzungsposten in der Bilanz zu aktivieren ist, kommen insbesondere bei folgenden Ausgabenposten vor:

• Vorauszahlung von Mieten
• Vereinbarung eines Disagios bei Aufnahme eines Darlehens
• Versicherungsprämien
• Erbbauzinsen
• Ausgaben für Wartungsverträge
• Bearbeitungsgebühren und vorausbezahlte Avalprovisionen für Bürgschaften
• Handgelder für neu eingestellte Arbeitnehmer für die Vertragslaufzeit

Bei welchen Ausgaben werden keine aktiven Rechnungsabgrenzungsposten gebildet?

In der Rechtsprechung sind einige Urteile zu Zahlungen ergangen, bei denen die Richter keine Veranlassung für des Ausweis eines aktiven Rechnungsabgrenzungsposten in der Bilanz vorsehen:

• Wiederkehrende Provisionseinnahme
• Maklerprovision bei Abschluss eines Mietvertrags
• Ausgaben für Mietereinbauten und Mieterumbauten
• Vorschüsse für Handelsvertreter vor Fälligkeit der Provisionen

Ab welchem Betrag muss ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten gebildet werden?

In den letzten Jahren orientierten sich viele kleine und mittelständische Unternehmen an einem Beschluss des Bundesfinanzhofes. In diesem Beschluss haben die Richter klargestellt, dass bei Ausgabenposten von maximal 410 Euro kein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten ermittelt und aktiviert werden muss (BFH, Beschluss v. 18.3.2010, Az. X R 20/09). Durch die Anhebung der Grenzen für geringwertige Wirtschaftsgüter war diese Nichtbeanstandungsgrenze ab dem Jahr 2018 auf 800 Euro geklettert. Demnach mussten für Zahlungen unter 800 Euro keine aktiven Posten der Rechnungsabgrenzung gebildet werden.

Beispiel: Sie leisten in einem Jahr folgende Zahlungen:

Für die Versicherungsleistungen, das Disagio und für die Kfz-Versicherung mussten Sie früher keinen aktiven Rechnungsabgrenzungsposten bilden, weil die Ausgaben jeweils nicht mehr als 800 Euro betragen.

Doch Achtung: Im Jahr 2021 hat der Bundesfinanzhof in einem neuen Urteil bestimmt, dass selbst bei geringfügigen Beträgen ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten zu aktivieren ist. (Bundesfinanzhof Urteil vom 16.03.2021, X R 34/19) Demnach müssen Sie ab sofort selbst für Beträge unter 800 Euro einen aktiven Rechnungsabgrenzungsposten bilden. Für die Versicherungsleistungen, das Disagio und für die Kfz-Versicherung aus dem obigen Beispiel sind daher Rechnungsabgrenzungsposten verpflichtend.

Sonderfall für die aktive Rechnungsabgrenzung

Wird ein fremdfinanziertes Wirtschaftsgut des Betriebsvermögens ins Privatvermögen entnommen, teilt die Darlehensverbindlichkeit steuerlich das Schicksal der Entnahme des Wirtschaftsguts. Das bedeutet im Klartext: Im Zeitpunkt der Entnahme des Wirtschaftsguts wird auch die Verbindlichkeit ins Privatvermögen entnommen. Die Schuldzinsen sind ab dem Entnahmezeitpunkt nicht mehr als gewinnmindernde Betriebsausgabe abziehbar.

Wann wird ein passiver Rechnungsabgrenzungsposten in der Bilanz gebildet?

Der passive Rechnungsabgrenzungsposten, wo die Einnahmen erst nach dem Bilanzstichtag als Erträge zählen und welcher auf der Passivseite der Bilanzseite anzusiedeln ist, kommt vielen bilanzierenden Unternehmern im Gegensatz zur aktiven Rechnungsabgrenzung entgegen. Denn durch diesen Posten auf der Aktivseite lässt sich der Steuerbilanzgewinn gezielt mindern. Folge: Die Steuerbelastung sinkt.

Bei Vorliegen der folgenden Voraussetzungen ist ein passiver Rechnungsabgrenzungsposten auf der Aktivseite der Bilanz auszuweisen:

• Sie erhalten eine Zahlung vor dem Bilanzstichtag.
• Diese Einnahme muss einen Ertrag für eine bestimmte Zeit nach dem Geschäftsjahr darstellen.

Machen Sie eine solche Zahlung in der Ermittlung Ihres Ertrags ausfindig, führt die passive Rechnungsabgrenzung dazu, dass sich die Einnahme erst in dem Wirtschaftsjahr als Betriebsausgabe auswirkt, in das die Einnahme wirtschaftlich gehört (§ 5 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG).

Beispiel für die Bildung eines passiven Rechnungsabgrenzungsposten

Beispiel: Sie haben im abgelaufenen Wirtschaftsjahr von einem Geschäftspartner eine Mietzahlung von 27.000 Euro für eine betriebliche Maschine für die Zeit 01.04. bis 31.03. folgendes Jahr (also für 36 Monate) erhalten.

Folge: Es ist bzgl. der Mietzahlung ein passiver Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden, weil Einnahmen vor dem Bilanzstichtag erhalten wurden, die Erlöse und später Erträge für eine Zeit nach dem Geschäftsjahr darstellen.

Der Rechnungsabgrenzungsposten ist in diesem Beispiel in den folgenden drei Wirtschaftsjahren aufzulösen und führt jeweils bei Auflösung zu Betriebseinnahmen des laufenden Jahres.

Was sind klassische Beispiele für einen passiven Rechnungsabgrenzungsposten?

In der Praxis kann es insbesondere bei folgenden Einnahmenposten notwendig werden, einen passiven Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden, damit die Erträge erst nach dem Bilanzstichtag zählen:

• Vorab erhaltene Mietzahlungen oder Provisionen
• Zuschüsse eines Geschäftspartners für Produktionskosten
• Staatlich Zuschüsse für Investitionsvorhaben