Eigenbeleg bei Kauf von Privat erstellen: Wann nötig? + Muster
Wann benötigen Sie einen Eigenbeleg bei Kauf von Privat?
Ein Eigenbeleg wird benötigt, wenn beim Kauf von einer Privatperson keine rechtskonforme Rechnung oder ausreichende Quittung ausgestellt wird. Dies ist oft der Fall bei Einkäufen über Plattformen wie eBay oder auf Flohmärkten, wo Privatverkäufer normalerweise keine formellen Belege ausstellen können. Der Eigenbeleg dient dazu, die Ausgaben dennoch glaubwürdig zu dokumentieren und als Betriebsausgaben steuerlich geltend zu machen.
Wichtig: Ein Vorsteuerabzug ist beim Kauf von einem Privatverkäufer nicht möglich, denn der Privatverkäufer kann selber keine Umsatzsteuer ausweisen.
Wie sieht ein rechtskonformer Eigenbeleg bei Kauf von Privat aus?
Ein rechtskonformer Eigenbeleg bei einem Privatkauf muss nicht nur alle vom Finanzamt vorgeschriebenen Angaben enthalten, sondern auch:
- zeitnah ausgestellt werden,
- rechnerisch richtig sein,
- jederzeit auffindbar sein und auf Dauer lesbar bleiben.
Muster für Eigenbeleg nach Privatkauf
Ein Muster-Beispiel für einen Eigenbeleg nach einem Privatkauf könnte folgendermaßen aussehen:
| Eigenbeleg | Beleg-Nr: 1 |
|---|---|
| Betrag in Euro: | 100 Euro |
| Kaufgegenstand und Verwendungszweck | Kauf eines Schreibtisches für den Arbeitsplatzes |
| Datum des Einkaufes: | XX.XX.XXXX |
| Zahlungsempfänger: | Miriam Musterfrau, 22332 Musterhausen, Musterweg 2 |
| Grund für Eigenbeleg: | Erwerb über Ebay erfolgt, keine Quittung erhalten |
| Datum: XX.XX.XXXX | Unterschrift: |
Muster für Eigenbeleg bei fehlenden Angaben auf Quittung Privatverkäufers
Angenommen in einer Zeitungsanzeige wird ein gebrauchter Laptop angeboten, den Sie für 350 Euro erwerben. Sie fahren zu dem Verkäufer, bezahlen den Laptop und nehmen ihn mit. Der Verkäufer quittiert lediglich, dass er von Ihnen 350 Euro erhalten hat. Da Ihnen ein vollständiger Beleg fehlt, müssen Sie nun zusätzlich einen Eigenbeleg ausstellen. Dieser könnte wie folgt aussehen:
Sie ergänzen die fehlenden Daten wie folgt:
| Eigenbeleg | Beleg-Nr: 2 |
|---|---|
| Betrag in Euro: | 350 Euro (siehe Quittung des Verkäufers) |
| Kaufgegenstand und Verwendungszweck | Kauf eines Laptops der Marke Asus für die Arbeit |
| Datum des Einkaufes: | XX.XX.XXXX |
| Zahlungsempfänger: | Barbara Beispiel, 12343 Beispieldorf, Beispielstraße 4 |
| Grund für Eigenbeleg: | Fehlende Angaben auf erhaltender Quittung |
| Datum: XX.XX.XXXX | Unterschrift: |
Achtung: Zu viele Eigenbelege sind kritisch
Der Eigenbeleg ist nicht als „Dauerlösung“ gedacht. Zwar kann sich das Finanzamt bei einem vollständigen Eigenbeleg nicht auf § 160 Abs. 1 AO beziehen und Ihnen den Betriebsausgabenabzug streitig machen. Sie haben dann allerdings auch kein Dokument, mit dem der Privatverkäufer selbst den Verkauf und/oder den Erhalt des Geldes bestätigt.
Kommt so etwas in Ihrem Betrieb sehr häufig vor, könnte das zu weiteren Nachforschungen seitens des Finanzamtes führen. Besser lassen Sie sich deshalb immer einen Beleg unterschreiben.
Eigenbeleg als Notfalllösung – immer nach Quittung fragen
Der Eigenbeleg sollte niemals zur Regel bei Privatkäufen werden. Denn wie oben beschrieben wird das Finanzamt bei zahlreichen Eigenbelegen skeptisch. Demnach sollten Unternehmer auch bei Privatkäufen stets nach einer Quittung fragen. Diese muss keine besondere Form aufweisen, sondern lediglich Name, Anschrift, Kaufgegenstand und Kaufdatum sowie Unterschrift.
