Jahresabschluss: Definition, Fristen und Durchführung

Was ist der Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss ist der kaufmännische Abschluss des zurückliegenden Geschäftsjahres eines Unternehmens. Darin ist auf einen Blick ersichtlich, wie hoch das Geschäftsergebnis ausgefallen und wie hoch das Vermögen des Betriebs sowie seine Zusammensetzung ist.

Im Bereich Finanzen und Steuern eines Betriebes ist der Jahresabschluss ein zentrales Element der Buchhaltung am Ende des Geschäftsjahres. Sie wird damit abgeschlossen und gleichzeitig mit den Dokumenten für die Rechnungslegung ergänzt. Sämtliche Vorgaben, Vorschriften und Fristen zum Jahresabschluss sind in erster Linie im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt.

Hintergrund des wiederkehrenden Jahresabschlusses ist es, am Unternehmen Beteiligten – dazu zählen beispielsweise Gläubiger, Kreditgeber und Aktionäre – Einblicke in die Ertragslage und aktuelle Situation der Unternehmung geben zu können. Daher muss er neben einer Auflistung der Vermögensgegenstände auch sämtliche Aufwendungen, Erträge sowie die Rechnungsabgrenzungsposten enthalten.

Wer muss einen Jahresabschluss machen?

Nicht jeder Unternehmer ist in gleichem Maße zu einem Jahresabschluss verpflichtet. In welcher Form ein Betrieb gemäß HGB seinen Jahresabschluss machen muss, hängt mit seiner Rechtsform zusammen.

Als Faustregel gilt: Wer der doppelten Buchführung unterliegt und im Handelsregister eingetragen ist, muss das abgelaufene Jahr in diesem Vorgang zusammenfassen.

Unternehmen, die unter den folgenden Rechtsformen registriert sind, müssen einen Jahresabschluss machen:

• Kapitalgesellschaften: GmbH, UG, AG und weitere Sonderformen wie GmbH & Co., UG & Co. KG oder AG & Co. KG.
• Personengesellschaften: GbR, OHG, KG und weitere Sonderformen.

Wer muss keinen Jahresabschluss erstellen?

Wer eine der folgenden Einschränkungen für sich beanspruchen kann, ist hingegen nicht zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet:

• Einzelkaufleute, die in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 60.000 Euro Gewinn und/oder 600.000 Euro Umsatz erzielt haben.
• Freiberufler und Kleingewerbetreibende (Selbstständige, die der Kleinunternehmerregelung unterliegen).

Für beide genannten Szenarien ist laut § 242 HGB die einfache Buchführung ausreichend. Innerhalb dieser Methode der Buchführung wird der Gewinn eines Unternehmens per Einnahmenüberschussrechnung (Gegenüberstellung aller Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben) ermittelt. 

Was muss ein Jahresabschluss beinhalten?

Der Jahresabschluss von Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften enthält zwei wesentliche Bestandteile: die Bilanz als Resultat der Bilanzierung und die Gewinn- und Verlustrechnung, meist vereinfacht mit GUV abgekürzt. 

Darüber hinaus gibt es weitere Dokumente wie den Lagebericht oder den Anhang, die optional je nach Rechtsform mit in der Aufstellung angegeben werden müssen. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht, welche Bestandteile für welches Unternehmen im Jahresabschluss Pflicht sind.

Wie wird der Jahresabschluss vorbereitet?

Für die Vorbereitung des Jahresabschlusses muss sowohl die Bilanz als auch die Gewinn- und Verlustrechnung des abgelaufenen Geschäftsjahres erstellt werden. Je nachdem, wie der Betrieb firmiert ist, können weitere Bestandteile wie der Lagebericht nötig werden.

Wie wird der Jahresabschluss durchgeführt?

In der Praxis ist die Erstellung des Jahresabschlusses vor allem mit der Erstellung von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung im Rahmen der Buchhaltung gleichzusetzen. Dafür müssen sämtliche erforderlichen Unterlagen gesammelt und ausgewertet werden. Dazu zählen beispielsweise das Inventar mit Anlagevermögen, dem Warenbestand & Co, aber auch Verträge und offene Forderungen aus der Buchhaltung.

Sobald alle Dokumente gesammelt sind, müssen sie überprüft werden. Das erfolgt unter anderem über die Finanzbuchhaltung. Abschließend wird der Jahresabschluss mit allen notwendigen Bestandteilen formal erstellt und abgegeben / veröffentlicht.

Welche Fristen gelten beim Jahresabschluss?

Die Fristen für die Erstellung des Jahresabschlusses sind im Handelsgesetzbuch geregelt. Das HGB unterscheidet dabei zwischen Rechtsformen an sich, aber auch innerhalb der Rechtsformen. So gelten für Kapitalgesellschaften beispielsweise zwei verschiedene Fristtermine.

Was sind die Fristen für Kapitalgesellschaften beim Jahresabschluss?

Die Frist für den Jahresabschluss einer Kapitalgesellschaft ist an bestimmte Kennzahlen geknüpft:

Für die Einreichung gilt eine Frist von sechs Monaten bis spätestens 30. Juni des Folgejahres, wenn

• die Bilanzsumme des Betriebs maximal 6.000.000 Euro beträgt,
• der Umsatz maximal bei 12.000.000 Millionen liegt oder
• maximal 50 Mitarbeiter im Jahresdurchschnitt beschäftigt waren.

Ein kürzerer Zeitraum, bis spätestens 31. März und damit drei Monate, gilt für Unternehmen mit folgenden Kennzahlen:

• Die Bilanzsumme des Betriebs liegt über  6.000.000 Euro,
• der Umsatz beträgt mehr als 12.000.000 Millionen oder
• es waren über 50 Mitarbeiter im Jahresdurchschnitt beschäftigt.

Bei der Betrachtung der Fristen ist es ausreichend, wenn eines der drei Kriterien erfüllt ist.

Was sind die Fristen für Einzelunternehmer beim Jahresabschluss?

Als Einzelunternehmer ist die Frist für die Abgabe des Jahresabschlusses weniger streng. In der Regel werden sechs bis neun Monate als ordnungsgemäßer Zeitraum angesehen.

Wenn der Jahresabschluss gemeinsam mit der Steuererklärung beim Finanzamt eingereicht wird, gilt als Frist der 31. Juli.

Was sind die Fristen für Personengesellschaften beim Jahresabschluss?

Für Personengesellschaften gilt dasselbe wie für Einzelunternehmer. Auch sie haben zwischen sechs und neun Monaten Zeit, ihren erstellten Jahresabschluss ordnungsgemäß abzugeben.

Wer muss seinen Jahresabschluss veröffentlichen?

Das Erstellen des Jahresabschlusses ist nicht nur Pflicht, sondern zählt zu den wichtigsten Vorgängen eines Unternehmens. Das Handelsgesetzbuch regelt nicht nur Inhalte und Fristen, sondern auch, wer seinen Abschluss unter welchen Umständen offenlegen (veröffentlichen) muss.

Diese sind – einmal veröffentlicht – im Bundesanzeiger abrufbar. Im Bundesanzeiger finden sich neben dem Jahresabschluss auch die einzelnen Bestandteile GUV und Bilanz. Zur Veröffentlichung verpflichtet sind neben Kapitalgesellschaften auch:

• Genossenschaften,
• Personenhandelsgesellschaften (wenn sie keine natürliche Person als persönlich haftenden Gesellschafter aufweisen können),
• Banken und Versicherungsunternehmen.

Zudem müssen auch Zweigniederlassungen bestimmter ausländischer Kapitalgesellschaften ihren Jahresabschluss veröffentlichen.

Was genau muss veröffentlicht werden?

Was genau laut HGB vom Jahresabschluss veröffentlicht werden muss, entscheidet die Unternehmensgröße. Das HGB unterscheidet vier Betriebsgrößen:

Was ist eine Jahresabschlussprüfung?

Da die Erstellung eines Jahresabschlusses für viele Unternehmen eine Herausforderung darstellt und gleichzeitig fehleranfällig ist, findet in der Regel eine Jahresabschlussprüfung statt.

Im Rahmen dieser prüft ein Wirtschaftsprüfer Bilanz und GUV sowie alle weiteren Bestandteile auf ihre Richtigkeit. Grundlage sind die im Handelsgesetzbuch niedergeschriebenen Vorschriften.

Wer muss eine Jahresabschlussprüfung machen?

Die Prüfung des Jahresabschlusses ist je nach Unternehmensgröße verpflichtend. Kleinst- und Kleinunternehmen (siehe Tabelle oben) sind nicht dazu verpflichtet, eine Jahresabschlussprüfung machen zu lassen.

Mittelgroße und große Unternehmen sind jedoch dazu verpflichtet. Neben Wirtschaftsprüfen und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften dürfen bei mittelgroßen Betrieben auch Buchprüfer und Buchprüfungsgesellschaften die Jahresabschlussprüfung durchführen.

Was wird bei der Jahresabschlussprüfung geprüft?

Sobald der Jahresabschluss mit all seinen Bestandsteilen beim Prüfer eingegangen ist, beginnt der mit seiner Arbeit. Es werden sämtliche Dokumente, beispielsweise die GUV und der Lagebericht, unter die Lupe genommen und auf etwaige Fehler geprüft.

Unter anderem wird geprüft, ob die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) sowie weitere gesetzliche Regelungen eingehalten werden. Ist alles in Ordnung, erfolgt die Freigabe. Bei Mängeln müssen Unternehmen nachbessern, bevor der Jahresabschluss in korrekter Aufstellung abgegeben werden kann.

Was bedeutet die Feststellung des Jahresabschlusses?

Sobald der Jahresabschluss von einem unabhängigen Prüfer bestätigt wurde, erfolgt die Feststellung. Diese nehmen bei einer Kapitalgesellschaft die Gesellschafter vor. Bei einer Aktiengesellschaft fällt diese Aufgabe in den Verantwortungsbereich des Aufsichtsrats.

Wer erstellt den Jahresabschluss?

In der Theorie ist für die Erstellung des Jahresabschlusses gemäß § 264 HGB bei einer GmbH beispielsweise der Geschäftsführer zuständig. In der Praxis können Unternehmen ihre Jahresabschlüsse selbst erstellen. Geprüft werden müssen sie bei mittelgroßen und großen Unternehmen dann von Wirtschaftsprüfern oder Buchprüfern.

Wer kann bei der Erstellung des Jahresabschlusses unterstützen?

Die Erstellung des Jahresabschlusses ist komplex und übersteigt die Kompetenzen vieler Unternehmen. Oftmals werden daher Steuerberater und Bilanzbuchhalter zur Unterstützung hinzugezogen. Sie unterstützen dann in der Regel nicht nur am Ende eines Geschäftsjahres bei der Erstellung von Bilanz, GUV und Jahresabschluss, sondern bereits unterjährig bei der ordnungsgemäßen Buchführung.

Weitere Hilfe für die Buchführung und Erstellung des Jahresabschlusses finden Unternehmen in Buchhaltungssoftware, die das Erfassen aller relevanten Belege und Dokumente zur Aufstellung des Jahresabschlusses vereinfacht. Die meisten Unternehmen kombinieren beide Unterstützungen.

Wo und wie wird der Jahresabschluss eingereicht?

Jahresabschlüsse müssen auf elektronischem Wege an die Finanzverwaltung in Form des zuständigen Finanzamts übermittelt werden.

Sämtliche Abschlüsse müssen zudem digital beim Bundesanzeiger eingereicht werden, sofern die Publizitätspflicht greift. Alle Jahresabschlüsse für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2021 begonnen haben, dürfen künftig direkt an das Unternehmensregister übermittelt werden. Das geht aus dem im August 2022 in Kraft getretenen Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) hervor.

Welche Fehler gilt es beim Jahresabschluss zu vermeiden?

Beim Jahresabschluss treten nicht selten Fehler auf, die es jedoch dringend zu vermeiden gilt. Damit Ihnen eben dies nicht passieren, zeigen wir Ihnen drei häufige Fehler auf und erklären, wie Sie diese Aktivitäten richtig durchführen.

Fehler 1: Unvollständige Anlagenabgänge

Sollte Anlagevermögen aus Ihrem Betriebsvermögen ausscheiden, sei es durch Verkauf oder private Entnahme, ist es essenziell sicherzustellen, dass dieser Vorgang ordnungsgemäß in Ihrem Jahresabschluss erfasst wird. Insbesondere Verkäufe aus dem Anlagevermögen werden von Betriebsprüfern besonders genau unter die Lupe genommen. Standardmäßig erfolgen Kontrollmitteilungen für diesen Bereich.

Überprüfen Sie sämtliche Verkaufsrechnungen sowie Belege für Entnahmen und Verschrottungen und nehmen Sie gegebenenfalls Buchungen vor.

Anlagenabgänge erfordern zwei separate Buchungen:

1. Den Buchwert des ausgeschiedenen Anlagevermögens erfassen Sie als betrieblichen Aufwand.
2. Gleichzeitig erfassen Sie den eventuell erzielten Verkaufserlös auf dem Konto „Erlöse aus Anlagenverkäufen“.

Wenn Sie während Ihrer Abschlussarbeiten feststellen, dass ein solcher Vorgang bisher nicht erfasst wurde, sollten Sie umgehend die entsprechenden Buchungen vornehmen. Falls der Erlös auf einem anderen Einnahmenkonto erfasst wurde, passen Sie die Buchung an und korrigieren Sie den Vorgang in Ihrer Buchführung

Fehler 2: Falsche Anpassungen des Warenbestands

Angenommen, Sie stellen während einer Inventur fest, dass Anpassungen am Warenbestand erforderlich sind. Solche Anpassungen am Warenbestand werden im Konto „Bestand (Waren)“ (SKR 03: 3980; SKR 04: 1140) erfasst. Die entsprechende Gegenbuchung erfolgt auf dem Konto „Bestandsveränderungen Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie bezogene Waren“ (SKR 03: 3960; SKR 04: 5880).

Ihr Buchungssatz lautet: Bestand (Waren) an Bestandsveränderungen Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie bezogene Waren (oder umgekehrt bei Bestandsabbau).

Fehler 3: Fehlerhafte Abschreibungen

Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten von abnutzbaren Anlagevermögenswerten können nicht sofort als Betriebsausgaben erfasst werden. Stattdessen werden diese Kosten über die Nutzungsdauer verteilt und abgeschrieben. Die Anschaffungskosten werden zunächst auf dem jeweiligen Anlagenkonto verbucht. Die jährliche Abschreibung erfolgt in der Regel während der Erstellung des Jahresabschlusses auf das entsprechende Aufwandskonto.

Checkliste für einen erfolgreichen Jahresabschluss

Der Jahresabschluss steht vor der Tür und Sie möchten nichts vergessen? Dann nutzen Sie einfach die folgende Checkliste: