Inventur: Definition, Verfahren, Arten, Vor- und Nachbereitung

Was versteht man unter Inventur?

Als Inventur wird die Erfassung sämtlicher Bestände – von den Vermögensgegenständen bis hin zu den Schulden eines Unternehmens – bezeichnet. Die Inventur stellt demnach eine umfassende Bestandsaufnahme dar. Die Gegenüberstellung des erfassten Vermögens und der festgestellten Schulden eines Unternehmens ergibt wiederum das Eigenkapital, die sich als dritte relevante Größe der Inventur kennzeichnet.

Eine Inventur findet mindestens einmal jährlich sowie zur Gründung, Übernahme oder Auflösung eines Unternehmens statt. Für verschiedene Arten von Vermögenswerten gibt es unterschiedliche Inventurverfahren und -arten.

Das Ergebnis der Inventur als Bestandsaufnahme wird in der doppelten Buchführung für die Erstellung der Bilanz (Bilanzierung) benötigt.

Wer muss eine Inventur durchführen?

Es sind lediglich die Unternehmen zu einer Inventur verpflichtet, die der doppelten Buchführung unterliegen. Das gilt für alle Betriebe, die ihre Gewinne per Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung ermitteln. Geregelt sind die Abläufe und Vorschriften zur Inventur im Handelsgesetzbuch (HGB). Neben § 240 HGB finden sich ergänzende Regelungen in der Abgabenordnung (AO), genauer gesagt in § 140 und 141 AO.

Führen Sie Ihre Gewinnermittlung per Einnahmenüberschussrechnung durch, müssen Sie keine Inventur machen. Welche Rechtsform das Unternehmen hat, spielt keine Rolle, entscheidend ist die Art der Gewinnermittlung.

Wann muss die Inventur durchgeführt werden?

In der Praxis ist den meisten bekannt, dass eine Inventur zum Ende eines jeden Geschäftsjahres durchgeführt werden muss – hierbei gilt der 31.12. oftmals als Stichtag. Darüber hinaus gibt es jedoch weitere Ereignisse, in deren Rahmen eine Inventur und Bestandsaufnahme erforderlich ist:

• Neugründung: Wird ein Unternehmen neu gegründet und ist vom Start weg zur doppelten Buchführung verpflichtet, muss eine Bestandsaufnahme im Rahmen der Aufnahme der Geschäftstätigkeit durchgeführt werden.
• Geschäftsübernahme: Wird ein Unternehmen übernommen, muss ebenfalls eine Inventur durchgeführt werden.
• Einmal pro Geschäftsjahr: Jeweils zum Bilanzstichtag – meist der 31.12. als Ende des Geschäftsjahres, bei verschobenen Geschäftsjahren kann es aber auch ein anderes Datum sein – muss eine Inventur durchgeführt werden.
• Geschäftsaufgabe: Wird ein Unternehmen übergeben oder geschlossen, ist eine letzte Bestandsaufnahme nötig.

Welche Inventurverfahren gibt es?

Die Inventur zum Bilanzstichtag oder bei Gründung, Übernahme oder Auflösung wird mit unterschiedlichen Verfahren angewendet. Je nachdem, was das Inventar eines Unternehmens enthält, werden entweder die körperliche Inventur, die Buchinventur oder die Anlageninventur fällig. Es können auch alle drei Verfahren im Rahmen einer Bestandsaufnahme angewandt werden.

Was ist die körperliche Inventur?

Die körperliche Inventur ist das bekannteste Inventurverfahren. Dabei werden sämtliche materiellen Wirtschaftsgüter erfasst. Das kann per Zählung, Messung, Wiegen oder Schätzung erfolgen. Während die ersten drei Optionen eine klare Aussage über den tatsächlichen Bestand ermöglichen, ist das Schätzen weniger genau.

Laut HGB ist das bei solchen Vermögensgegenständen möglich, deren Zahl sich nicht mit einem der anderen Verfahren bei angemessenem Aufwand erfassen lassen. Dazu zählt beispielsweise eine größere Menge an Schüttgut.

Zur körperlichen Inventur eines Malerbetriebs zählen also beispielsweise die Leitern und Gerüste, auf Lager befindliche Materialien wie Farbe, Pinsel und Tapeten sowie alle weiteren Warenbestände. Auch diejenigen Wirtschaftsgüter, die sich zum Bilanzstichtag nicht im Unternehmen befinden, müssen erfasst werden, beispielsweise eine neue Lieferung Farbe, die aktuell unterwegs ist.

Was ist die Buchinventur?

Anders als die sichtbaren Wirtschaftsgüter bei der körperlichen Inventur wird bei der Buchinventur alle immateriellen Werte erfasst. Zu diesen Werten zählen unter anderem das Umlaufvermögen und Schulden sowie Forderungen und Verbindlichkeiten.

Der Nachweis bei diesem Inventurverfahren wird anhand der entsprechenden Belege erbracht. Beim Bankguthaben wird beispielsweise ein Kontoauszug als Beweis herangezogen.

Was ist die Anlageninventur?

Das dritte Inventurverfahren ist die Anlageninventur. Hier betrachten Sie das gesamte Anlagevermögen des Unternehmens. Zu dem Anlagevermögen zählen neben Fahrzeugen und Maschinen auch die gesamte Ausstattung des Betriebs. Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG), die sofort angeschrieben werden, zählen jedoch nicht zum Anlagenvermögen.

Im Rahmen der Anlageninventur erstellen Sie ein Anlagenverzeichnis, dem alle relevanten Informationen zu den einzelnen Anlagen entnommen werden können. Dazu zählen beispielsweise:

• das Anschaffungsdatum, 
• der Bilanzwert, 
• das Datum des jeweiligen Abgangs,
• die Nutzungsdauer und 
• die Höhe des jährlichen Abschreibungsbetrags.

Welche Inventurarten gibt es?

Je nachdem, wann eine Bestandsaufnahme durchgeführt wird, unterscheidet sich die Inventurart. Der Regelfall ist die Stichtagsinventur, die zum Bilanzstichtag einmal jährlich durchgeführt wird. Zudem gibt es aber auch die Möglichkeiten, eine Stichprobeninventur, permanente Inventur oder verlegte Bestandsaufnahme zu machen.

Was ist die Stichtagsinventur?

Die Stichtagsinventur wird zum Bilanz-Stichtag durchgeführt. Dieser ist am Ende eines jeden Geschäftsjahres. Der Stichtag muss nicht zwingend der 31. Dezember sein. Es ist möglich, die Bestandsaufnahme bis zu zehn Tage vor oder nach dem Bilanz-Stichtag aufzunehmen.

Als Alternative zur Stichtagsinventur gibt es drei sogenannte „Inventurvereinfachungsverfahren“, die im Folgenden vorgestellt werden un unter anderem 

Was ist die Stichprobeninventur?

Im Vergleich zur Stichtags- und Vollinventur wird bei der Stichprobeninventur nicht jeder einzelne Vermögensgegenstand gezählt, gemessen, gewogen oder geschätzt. Zur Vereinfachung wird ein Teil jeder Warengruppierung (eine sogenannte Stichprobe) ermittelt, daraus resultierend wird per Hochrechnung der volle Bestand errechnet.

Vor allem große Unternehmen mit einer hohen Anzahl an Vermögensgegenständen nutzen die Stichprobeninventur. Die Bestandsaufnahme per Stichprobe muss jedoch zuvor beim Finanzamt beantragt werden. Damit der Antrag zur Inventur mit Stichproben genehmigt wird, müssen drei Kriterien erfüllt sein:

1. Die Buchhaltung im Lager wird elektronisch und zertifiziert abgewickelt.
2. Das Warenlager enthält mehr als 1.000 Positionen.
3. Rund 20 Prozent der Waren im Warenlager machen 80 Prozent des Gesamtwerts aus.

Was ist die permanente Inventur?

Entscheiden Sie sich für eine permanente Inventur, müssen Sie sich an verschiedene Vorgaben zur Erfassung sämtlicher Zu- und Abgänge Ihrer Vermögensgegenstände halten. Vorgabe ist beispielsweise das Führen eines Lagerbuchs.

Die Voraussetzung für diese Inventurart ist, dass Sie einmal pro Jahr eine körperliche Inventur durchführen, die als Referenzpunkt herangezogen wird.

Was ist die verlegte Inventur?

Die verlegte Inventur wird nochmals unterschieden:

• Vorverlegte Inventur: drei Monate vor dem Bilanz-Stichtag.
• Nachverlegte Inventur: zwei Monate nach dem Bilanz-Stichtag.

Diese Inventurart wird dann genutzt, wenn zum Bilanzstichtag keine Bestandsaufnahme möglich ist. Das Inventar, das Sie am Tag der verlegten Inventur errechnen, wird wertmäßig zur Vereinheitlichung auf den Bilanzstichtag zurückgerechnet oder fortgeschrieben.

Für welche Gegenstände eignet sich welches Inventurverfahren?

Je nach Vermögensgegenstand – materiell wie immateriell – eignen sich verschiedene der vorgestellten Inventurverfahren. In der folgenden Tabelle finden Sie die gängigsten Gegenstände und die Art der Bestandsaufnahme, die am besten passt.

Was sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Inventur?

Um Fehlern vorzubeugen und, losgelöst vom gewählten Inventurverfahren und der Art der Gegenstände, alles korrekt zu erfassen, müssen die Grundsätze ordnungsgemäßer Inventur beachten werden.

Diese lauten:

• Vollständigkeit: Sämtliche Vermögensgegenstände müssen lückenlos dokumentiert werden.
• Keine Dopplungen: Kein Gegenstand darf doppelt erfasst werden.
• Nachprüfbarkeit: Sie müssen Ihr Inventar so dokumentieren, dass ein Dritter alles in einer angemessenen Zeit nachvollziehen kann.
• Richtigkeitsgebot: Alle Vorgänge müssen ordnungsgemäß durchgeführt und Vermögenswerte korrekt erfasst werden.

Wie wird die Inventur vorbereitet?

Eine Inventur ist für jedes Unternehmen ein großer Aufwand, der gegebenenfalls mit einem Produktionsstopp einhergeht. Damit alles möglichst reibungslos verläuft, sollten Sie sich ausführlich auf die Bestandsaufnahme vorbereiten. Neben einem Zeitplan für die Inventur, der den gesamten Prozess in einzelne Zeitabschnitte aufteilt, sollten Sie außerdem Folgendes planen:

• Bereiche der Inventur: Überlegen Sie, welche Bereiche des Unternehmens wann betrachtet werden. Erstellen Sie so einen Ablaufplan.
• Aufräumen: Damit alle Bereiche übersichtlich sind und bei der körperlichen Inventur nichts übersehen wird, sollte alles ordnungsgemäß aufgeräumt werden.
• Technische Vorbereitung: Vergessen Sie nicht, „technische“ Elemente wie Formulare, Protokolle, Zugangs- und Verkaufslisten sowie Taschenrechner, Stifte & Co. bereitzustellen.
• Personal: Stellen Sie Mitarbeiter für die Inventur ab und schulen Sie Abteilungsleiter oder Führungskräfte, damit sie bei der Bestandsaufnahme unterstützen können.

Bereiten Sie alles gewissenhaft vor, damit während der Inventur am Bilanzstichtag respektive davor oder danach, alles möglichst effizient abgewickelt werden kann. Das spart Zeit, Nerven und Geld.

Wie wird die Inventur nachbereitet?

Ist die Bestandsaufnahme abgeschlossen, müssen alle Dokumente und ermittelten Werte geprüft werden. Das aus dem Bestand erstellte Inventar wird dann mithilfe eines Bewertungsverfahrens wertmäßig eingestuft. Dafür eignen sich entweder Einzel- oder Gruppenbewertung, das Festwertverfahren oder das LiFo- (Last in, First out), FiFo- (First in, First out) / Durchschnittswertverfahren.

Sämtliche Protokolle und Inventurlisten müssen gemäß HGB anschließend zehn Jahre aufbewahrt werden.

Welche Folgen drohen bei fehlender Inventur?

Unternehmen sind mindestens einmal im Rahmen ihres Geschäftsjahres zu einer Inventur verpflichtet. Wer das nicht tut, den Stichtag versäumt oder bei der Bestandsaufnahme eklatante Fehler macht, dem drohen rechtliche Folgen im Bereich Finanzen und Steuern.

Je nach Schwere der Verstöße können diese sein:

• keine Freigabe des Abschlussprüfers oder eingeschränkte Freigabe,
• strafrechtliche Konsequenten im Insolvenzfall,
• Buchführung muss steuerlich verwerfen und der Gewinn geschätzt werden,
• Risiko, dass dem Unternehmen Steuerhinterziehung vorgeworfen wird.