Inventar: Definition, Aufbau, Stichtag, Aufbewahrung

Was ist das Inventar?

Der Begriff Inventar stammt aus dem Rechnungswesen und listet als Bestandsverzeichnis sämtliche Aktivposten und Schulden Ihres Unternehmens auf. Das geschieht stets zu einem bestimmten Stichtag – und zwar am Ende des Geschäftsjahres. Um das Inventar aufstellen zu können, ist eine Inventur, die Bestandsaufnahme, erforderlich.

Wo ist das Inventar gesetzlich geregelt?

Geregelt sind alle Vorschriften rund um das Inventar im Handelsgesetzbuch (HGB). Paragraf 240 des Handelsgesetzbuches (HGB) schreibt vor, dass alle Schulden und Vermögensgegenstände eines Unternehmens im Inventar aufgelistet sein müssen.

Wer muss ein Inventar erstellen?

Für jeden Kaufmann ist es verpflichtend, so ein Verzeichnis von Maschinen, Umlaufvermögen, Schulden & Co. zu erstellen. Meist liegt die Erstellung des Inventars in den Händen der Buchhaltung, da dort die meisten Informationen rund um die Vermögensgegenstände und Schulden des Unternehmens vorliegen.

Was ist der Unterschied zwischen Inventar und Bilanz?

In einem Inventar listen Sie alle Sachwerte auf – diese wiederum werden in der Bilanz zu einzelnen Bilanzposten zusammengefasst. Im praktischen Prozess bedeutet das beispielsweise: Sie listen alle Grundstücke Ihres Unternehmens im Inventar mit ihrem Wert einzeln auf. In der Bilanz hingegen wird ausschließlich der Gesamtwert der Grundstücke aufgelistet, ohne Angabe der Menge.

Die Bilanz listet die Vermögenswerte zudem in Kontenform auf, während das Inventar alle Gegenstände in der Regel als Tabelle oder Liste aufführt.

Was ist der Unterschied zwischen Inventar und Inventur?

Im Rahmen der Inventur zählen, messen und erfassen Sie sämtliche Bestände im Unternehmen. Das Ergebnis dieser Bestandsaufnahme ist das Bestandsverzeichnis – das Inventar. Dieses Verzeichnis dient als Basis für den Jahresabschluss. Ohne Inventur gibt es also kein Inventar. 

Wie erfolgt die Inventur?

Die Inventaraufstellung – oder kurz: Inventur – kann körperlich oder per Buch erfolgen. Bei einer körperlichen Inventur erfassen Sie alle Dinge und Gegenstände, die haptisch gezählt, gemessen oder gewogen werden können. Eine Buchinventur wird bei allen Vermögenswerten herangezogen, die nicht physisch messbar sind. Die Buchinventur kommt zum Beispiel bei Unternehmensbeteiligungen, Rechnungen und Konten zum Einsatz

Wie ist das Inventar aufgebaut?

Das Inventar eines Unternehmens ist dreistufig aufgebaut. Die drei Bereiche sind:

1. Vermögen
2. Schulden
3. Eigenkapital

Wenn Sie ein Inventar erstellen, gilt der Grundsatz der Klarheit. Sie müssen sämtliche Posten ordentlich, eindeutig und nachprüfbar auflisten. Alle Vermögensgegenstände müssen für Außenstehende – beispielsweise einen Wirtschaftsprüfer – nachvollziehbar erfasst sein.

Vermögen

Das Vermögen im Inventar ist nochmals aufgeteilt in Anlagevermögen und Umlaufvermögen. Zum Anlagevermögen zählen Dinge wie Grundstücke, Maschinen, der Fuhrpark oder Betriebshallen. Vereinfacht formuliert: Alles, was nicht zum Verkauf bestimmt ist und direkt zum Produktionsprozess der Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens beiträgt.

Parallel dazu wird das Umlaufvermögen erfasst, das unter anderem offene Forderungen, Guthaben, die Kasse sowie Waren und Rohstoffe auflistet. Dort wird alles erfasst, was nicht in dauerhaftem Besitz des Unternehmens ist.

Die Auflistung beider Teile erfolgt jeweils nach aufsteigender Liquidität.

Schulden

Schulden sind ebenfalls zweigeteilt. Es werden langfristige Schulden (zum Beispiel Fremdkapital) und kurzfristige Schulden (zum Beispiel Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen) differenziert.

Beide Schuldenarten werden nach abnehmender Fälligkeit aufgelistet.

Eigenkapital

Der dritte Bereich des Inventars ist das Eigenkapital, das als Differenz des Vermögens und der Schulden das Reinvermögen Ihres Unternehmens auflistet. Die einfache Formel zur Ermittlung des Reinvermögens am Ende eines Geschäftsjahres lautet also:

Reinvermögen = Vermögen – Schulden

Wofür wird das Inventar benötigt?

Das Inventar mit seinen Werten gibt eine klare Übersicht über alle Vermögensgegenstände, die im Unternehmen vorhanden sind. Dabei geht es weiter als eine Bilanz, die mehr zusammenfassenden Charakter hat.

Dieser Einblick in die Schulden- und Vermögenssituation eines Unternehmens dient beispielsweise bei der Verhandlung über Kredite oder Darlehen als zusätzlicher Beweis über den Zustand und die Vermögensgegenstände des Unternehmens.

Wann muss das Inventar aufgestellt werden?

Das HGB regelt, wann ein Inventar aufgestellt werden muss. Wie vieles in unternehmerischer Hinsicht ist auch das Inventar einmal pro Jahr zu erstellen. Es ergibt sich aus der Inventur und bildet die Grundlage für den Jahresabschluss.

Sie müssen die Inventur, ohne die es kein Inventar gibt, in der Regel bis zum 31. Dezember eines jeden Kalenderjahres vornehmen. Es gibt darüber hinaus auch die Möglichkeiten zeitversetzter Inventuren, die beispielsweise eine Frist von zehn Tagen vor oder nach dem Stichtag gewähren. Damit jedoch alle Steuern und Finanzen in einem solchen Fall korrekt erfasst werden, müssen Zu- und Abgänge in diesem Zeitraum fortgeschrieben respektive zurückgerechnet werden.

Eine weitere Verpflichtung ergibt sich, wenn ein Kaufmann mit seinem Handelsgewerbe startet. Auch dann muss ein Inventar vorgelegt werden. Die dritte Verpflichtung ergibt sich gegenteilig zur Betriebseröffnung: Auch bei einer Liquidation muss eine letzte Inventur erfolgen, die das letzte Inventar ergibt.

Wie lange muss das Inventar aufbewahrt werden?

Das Handelsgesetzbuch (HGB) regelt in § 257 die Dauer der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen wie Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Inventare. Letztere müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.

Worauf ist bei der Erstellung des Inventars zu achten?

Wenn Sie ein Inventar erstellen, müssen Sie sich an bestimmte Richtlinien halten, die für so ein Bestandsverzeichnis im HGB festgehalten sind. Sie sollten Ihr Umlaufvermögen, Anlagevermögen & Co. nicht willkürlich und ohne System erfassen.

Als Grundlage für die Bilanz sollte die Inventarliste nachvollziehbar und klar strukturiert sein. Dazu zählt beispielsweise, dass auf jeder Seite der Bestandsaufnahme der Unternehmensname, Unternehmenssitz und Inhabername auf dem Inventarkopf notiert ist. Auch der Abschlussbilanzstichtag sollte mit Tag, Monat und Jahr vermerkt werden.

Grundlegend gilt: Am wichtigsten ist, dass sämtliches Anlagevermögen und Umlaufvermögen sowie sämtliche Schulden genauestens aufgeführt werden. So ermitteln Sie Ihr Reinvermögen, bieten keine Angriffsfläche bei etwaigen Betriebsprüfungen und haben gleichzeitig die Grundlage für Ihre Bilanz geschaffen.