Gutscheine buchen: Anleitung, Beispiele & alles zur Versteuerung

Welche Arten von Gutscheinen unterscheidet man?  

Grundsätzlich unterscheidet man Gutscheine in die beiden Sparten:

• Einzweck-Gutschein.
• Mehrzweck-Gutschein.

Der Einzweck-Gutschein

Von einem Einzweck-Gutschein spricht man, wenn bei der Ausgabe oder Ausstellung des Gutscheins bereits alle wesentlichen Leistungsbedingungen feststehen. Vor allem gilt dies für den Ort der Leistung und die darauf entfallende Umsatzsteuer.

Ein Beispiel für einen Einzweck-Gutschein ist ein Gutschein für eine klar definierte Dienstleistung oder ein festgelegtes Produkt in einem bestimmten Ladengeschäft. Für Einzweck-Gutscheine gelten die gleichen steuerlichen Regelungen, die beim Kauf des betreffenden Produkts oder der Dienstleistung gelten.

Der Mehrzweck-Gutschein

Im Gegensatz zum Einzweck-Gutschein beinhaltet der Mehrzweck-Gutschein keine konkreten Leistungsbedingungen. Der Mehrzweck-Gutschein kann für verschiedene Produkte oder Dienstleistungen eingelöst werden.

Dieser Gutscheintyp muss an der Kasse oder in der Abteilung Buchhaltung mit besonderer Sorgfalt kontiert werden. Dies ist der Fall, da er als eigenständige Lieferung gilt und somit neben der Buchung zusätzlich umsatzsteuerlich behandelt werden muss. Der Wert des Gutscheins muss inklusive der auf den Gutschein entfallenden Umsatzsteuer gebucht werden. Ein typisches Beispiel für einen Mehrzweck-Gutschein sind Gutscheinkarten, die im Handel erhältlich sind. Sie können bei Warenhäusern sowohl online wie stationär eingelöst werden.

Wie werden Einzweck- und Mehrzweck-Gutscheine versteuert?

Die Versteuerung von Einzweck- und Mehrzweck-Gutscheinen unterscheidet sich. Aus diesem Grund ist es wichtig, vor der Buchung eines Gutscheins an der Kasse präzise zu bestimmen, ob es sich um einen Einzweck-Gutschein oder einen Mehrzweck-Gutschein handelt.

Einzweck-Gutscheine versteuern – das ist wichtig

Die Umsatzsteuer für die durch den Einzweck-Gutschein geschuldete Leistung entsteht bereits bei Ausgabe des Gutscheins. Da bei einem Einzweck-Gutschein alle Rahmenbedingungen feststehen, wird jede Übertragung eines solchen Gutscheins durch einen im eigenen Namen handelnden Unternehmer so behandelt, als hätte der Unternehmer die betreffenden Waren oder Dienstleistungen bereits geliefert. Die Bemessungsgrundlage bei einem Einzweck-Gutschein ist das vereinbarte Entgelt für den Gutschein abzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

Mehrzweck-Gutscheine versteuern – das sind die Fakten

Die Besteuerung eines Mehrzweck-Gutscheins erfolgt erst zum Zeitpunkt der Einlösung des Gutscheins. Eine vorzeitige Besteuerung ist nicht möglich, da zum Ausgabezeitpunkt des Mehrzweck-Gutscheins nicht alle Voraussetzungen für die Besteuerung feststehen. Für die Bemessungsgrundlage gelten die allgemeinen Regelungen des § 10 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes, (UStG):

• „Der Umsatz wird bei Lieferungen und sonstigen Leistungen und bei dem innergemeinschaftlichen Erwerb nach dem Entgelt bemessen.“

Liegen dem leistenden Unternehmer keine Informationen über die Höhe der für den Gutschein erbrachten Gegenleistung vor, bestimmt sich die Bemessungsgrundlage auf Grundlage des Gutscheinwerts. Die gesetzliche Umsatzsteuer muss abgezogen werden.

Wie werden Einzweck-Gutscheine richtig verbucht?

Ein Einzweck-Gutschein wird wie folgt bei einem Einkauf oder bei der Einlösung verbucht:

Kauf eines Einzweck-Gutscheins

Bei Kauf in SKR03:

• Soll: Konto 2746 (Forderungen aus Lieferung und Leistung)
• Haben: Konto 3200 (Erlöse 19% USt)

Bei Kauf in SKR04:

• Soll: Konto 1460 (Forderungen aus Lieferung und Leistung)
• Haben: Konto 8400 (Erlöse 19% USt)

Einlösung eines Einzweck-Gutscheins buchen

Bei Einlösung in SKR03:

• Soll: Konto 3200 (Erlöse 19% USt)
• Haben: Konto 2746 (Forderungen aus Lieferung und Leistung)

Bei Einlösung in SKR04:

• Soll: Konto 8400 (Erlöse 19% USt)
• Haben: Konto 1460 (Forderungen aus Lieferung und Leistung)

Wie werden Mehrzweck-Gutscheine richtig verbucht?

Die richtige Buchung von Mehrzweck-Gutscheinen sieht beim Kauf und bei Einlösung so aus:

Kauf eines Mehrzweck-Gutscheins buchen

Beim Kauf in SKR03:

• Soll: Konto 2746 (Forderungen aus Lieferung und Leistung)
• Haben: 1710 (Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung)

Beim Kauf in SKR04:

• Soll: 1460 (Forderungen aus Lieferung und Leistung)
• Haben: Konto 3710 (Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung)

Einlösung eines Mehrzweck-Gutscheins buchen

Bei Einlösung in SKR03:

• Soll: Konto 1710 (Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung)
• Haben: Konto 3200 (Erlöse 19% USt) und 4800 (Umsatzsteuer)

Bei Einlösung in SKR04:

• Soll: Konto 3710 (Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung)
• Haben: Konto 8400 (Erlöse 19% USt) und 4800 (Umsatzsteuer)

Beispiel zur Buchung eines Mehrzweck-Gutscheins

Ein Kunde kauft einen Mehrzweck-Gutschein über 100 Euro. Beim Verkauf wird der Mehrzweck-Gutschein nach folgendem Muster gebucht:

In SKR03:

• Soll: 100 Euro auf Konto 2746
• Haben: 100 Euro auf Konto 1710

In SKR04:

• Soll: 100 Euro auf Konto 1460
• Haben: 100 Euro auf Konto 3710

Was passiert bei Nicht-Einlösung eines Gutscheins mit der Umsatzsteuer?

Bei Nicht-Einlösung eines Gutscheins ergeben sich folgende umsatzsteuerliche Konsequenzen:

• Für Einzweck-Gutscheine fällt die Umsatzsteuer bereits bei der Ausgabe des Gutscheins an. Wird der Einzweck-Gutschein vom Inhaber zurückgegeben, ist der ursprüngliche Umsatz rückgängig zu machen.
• Für Mehrzweck-Gutscheine fällt die Umsatzsteuer erst bei Einlösung des Gutscheins an, da der Steuersatz vor der Einlösung nicht eindeutig feststeht. Sollte der Mehrzweck-Gutschein wiederum zurückgegeben und zahlen Sie die Kosten an den Kunden zurück, liegt ein finanzieller Wechsel von Zahlungsmitteln vor. Die Rückgabe eines Mehrzweck-Gutscheins hat keine umsatzsteuerlichen Folgen.

Wie sieht die steuerliche und buchhalterische Behandlung bei Rabatt-Coupons aus?

Rabatt-Coupons, die Endkunden beispielsweise bei großen Fastfood-Ketten oder im Einzelhandel erhalten, stellen keine Gutscheine im umsatzsteuerrechtlichen Sinne dar. Sie berechtigen ausschließlich zu einem Preisnachlass im Verkauf. Sie werden steuerlich und buchhalterisch wie folgt behandelt:

• Der Umsatz, der generiert wird, wenn der Coupon eingelöst wird, reduziert sich um den entsprechenden Rabattbetrag.
• Die Umsatzsteuer ist entsprechend vom geminderten Nettoumsatz zu berechnen.