GoBD im Überblick – Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Was sind die GoBD?

Die Abkürzung steht für die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Basierend auf dieser Definition beinhalten die GoBD Richtlinien und Kriterien, die Unternehmen bei der Verwendung einer elektronischen Buchhaltung und den Datenzugriff darauf einhalten müssen. Die Grundsätze wurden in Deutschland vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) erlassen und sollen vor allem Rechtsklarheit und eine einheitliche Regelung schaffen.

Dabei geht es vorwiegend um einheitliche Grundsätze, wie steuerrechtlich relevante Belege und Aufzeichnungen bearbeitet, erfasst und archiviert werden. Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung sind daher ein wesentlicher Bestandteil der Buchhaltung jedes Unternehmens und der Finanzverwaltung – unabhängig von der Rechtsform oder Größe des Betriebs.

Seit wann gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung?

Die GoBD – in der Alltagssprache meist nicht unter vollständigem Namen („Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“), sondern verkürzt „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ genannt – traten am 01.01.2015 als Neufassung in Kraft und lösten die zwei bis dahin geltenden Rechtsvorschriften ab.

Als Vorgänger waren gültig:

• GoBS, die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssystem – erschienen 1995.
• GDPdU, die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen – erschienen 2001.

Mit der Umstellung bzw. Neufassung sollten die Richtlinien vereinfacht und aktualisiert werden.

Was ist das Ziel der GoBD?

Ziel der GoBD ist es, bestehende Regelungen zusammenzufassen und an die geänderten modernen elektronischen Systeme zur Aufbewahrung von Dateien und Dokumenten anzupassen. Da in Unternehmen die unterschiedlichsten Medien zum Einsatz kommen, ist es umso wichtiger, mit einheitlichen Regelungen die Aufbewahrung von gedruckten und elektronischen Daten vorzugeben.

Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung geben Ihnen als Unternehmer oder Finanzverantwortlicher Anforderungen vor, um die Vollständigkeit und Übersichtlichkeit der Unterlagen und Bücher in der Finanzverwaltung zu gewährleisten. Dadurch soll beispielsweise eine reibungslose Betriebsprüfung durch das Finanzamt und die Steuerprüfer gewährleistet werden.

Wen betreffen die GoBD?

Die Grundsätze der ordentlichen Buchführung (GoB) gelten für alle Unternehmen in Deutschland, die buchführungs- und aufzeichnungspflichtig sind. Sie müssen sich an die Vorgaben halten, unabhängig davon, ob sie Geschäftsunterlagen und Bücher in physischer Form oder digitaler Form führen und vorhalten.

Die GoBD betreffen neben den Unternehmen mit Bilanzierung auch die Unternehmen beziehungsweise Privatpersonen, die lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) mit ihrer privaten Einkommensteuererklärung abgeben, wie beispielsweise Kleingewerbetreibende oder Gesellschafter einer Personengesellschaft. Auch Selbstständige und nicht buchführungspflichtige Freiberufler müssen ihre Belege und Unterlagen GoBD-konform führen und aufbewahren.

Welche Daten und Systeme sind von den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung betroffen?

Von der GoBD sind alle Daten im Unternehmen betroffen, die für die Besteuerung relevant sind. Gemäß § 147 Abs. 1 AO gehören Bücher, Aufzeichnungen, Geschäfts- und Handelsbriefe, Inventare, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege zu diesen Daten dazu.

Dabei beziehen sich die Richtlinien nicht nur für die ausgehenden Belege, sondern auch auf die eingehenden Eingangsrechnungen und Geschäftsbriefe. Auch E-Mails, die geschäftliche Vorgänge und Geschäftsbriefe beinhalten, müssen archiviert werden.

Folgende Bereiche sind von den GoBD betroffen:

• die Finanzbuchhaltung als Hauptsystem,
• die Lohnbuchhaltung,
• die Anlagenbuchhaltung,
• vorhandene Kassensysteme sowie,
• vorhandene Waagensysteme,
• die Fakturierung,
• das Dokumenten-Managementsystem,
• das Warenwirtschaftssystem für die Bewertungen und
• die Zeiterfassung.

Wer ist für die Einhaltung der GoBD verantwortlich?

Für die Einhaltung und Ordnungsmäßigkeit der GoBD ist laut Schreiben vom 14.11.2014 des BMF „allein der Steuerpflichtige verantwortlich. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben auf Dritte wie beispielsweise der Steuerberater.“ Konkret heißt dies, dass in jedem Fall der Geschäftsführer für die Einhaltung der GoBD verantwortlich ist.

Was bedeutet „GoBD-konform“?

„GoBD-konform“ bedeutet, dass ein Unternehmer über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen die in den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung verankerten Vorschriften sicherstellt. Dabei gilt die geforderte Ordnungsmäßigkeit „GoBD-konform“ für alle Dokumente im Bereich Finanzen und Steuern – ganz gleich, ob sie in Papierform oder elektronisch vorliegen.

Darüber hinaus bedeutet GoBD-konform, dass in der Buchführung sichergestellt wird, dass alle Geschäftsvorfälle richtig, vollständig, nachvollziehbar, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht vorgelegt und aufbewahrt werden.

Welche Grundsätze umfassen die GoBD?

In den GoBD sind die Anforderungen an die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Büchern festgelegt, die für die Besteuerung des Unternehmens relevant sind oder zum besseren Verständnis der Steuerunterlagen beitragen.

Laut § 146 AO müssen die Buchungen vollständig, richtig, einzeln, geordnet und zeitgerecht erfasst werden. Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung im Überblick:

• Vollständigkeit,
• Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit,
• Ordnung,
• Richtigkeit,
• Unveränderbarkeit,
• Zeitgerechte Aufzeichnungen und Buchungen,
• Grundsätze der Klarheit, Wahrheit und fortlaufenden Aufzeichnung.

Im Folgenden gehen wir darauf ein, was jeder einzelne Punkt für Sie als Verantwortlicher bedeutet.

Vollständigkeit

Jeder einzelne Geschäftsvorfall muss aufgrund der geforderten Vollständigkeit aufbewahrt werden. Für Einnahmen und Ausgaben müssen Sie folgende Informationen pflegen:

• Belegdatum,
• eindeutige Belegnummer,
• Mengenangaben und Beträge,
• Belegaussteller und Belegempfänger (Geschäftspartner und interner Verantwortlicher).

Wichtig im Rahmen der GoBD sind die Aufbewahrungsfristen, auf die jeder Unternehmer selbst achten muss. Aufbewahrungspflichtige Dokumente und Unterlagen dürfen nicht vor Ablauf der vorgegebenen Frist von sechs oder zehn Jahren entsorgt werden.

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Innerhalb der ordnungsgemäßen Buchführung gilt das Prinzip: keine Buchung ohne Beleg. Das heißt, Sie müssen jeden Geschäftsvorfall mit dem entsprechenden Beleg nachweisen. Sachverständige Dritte sollen durch die Verfahrensdokumentation einen Überblick über die einzelnen Geschäftsvorfälle und der Buchführung erhalten. Vor allem im Rahmen einer Betriebsprüfung ist die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ein wichtiges Gebot.

Ordnung

Die einzelnen Buchungen sind systematisch zu erfassen und müssen für Dritte jederzeit nachvollziehbar sein. Bargeldlose und bare Buchungen müssen Sie separat aufzuzeichnen, ebenso die steuerfreien, nicht steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze im Unternehmen.

Mit dem Grundsatz der Ordnung in der Buchhaltung soll die Übersichtlichkeit gewährleistet sein, damit Steuerberater und Betriebsprüfer sich einfach und schnell orientieren können.

Richtigkeit

Jeder einzelne Geschäftsvorfall ist wahrheitsgemäß zu dokumentieren. Das heißt, mit diesem Beleg ist das tatsächliche Verhältnis abzubilden, wobei auch die korrekte Kontierung unter Einhaltung der Vorschriften wichtig ist.

Unveränderbarkeit

Der ursprüngliche Inhalt des Dokuments muss jederzeit während der Aufbewahrung feststellbar sein. Änderungen oder Löschungen in dem Dokument müssen Sie lückenlos dokumentieren. Mithilfe der neuen GoBD-Richtlinien ergibt sich eine durchgängige Protokollkette von Grundaufzeichnungen, Belegen und Buchungen innerhalb des Unternehmens.

Zeitgerechte Aufzeichnungen und Buchungen

Die Ordnungsmäßigkeit innerhalb der Buchführung besteht auch im Hinblick auf die zeitliche Komponente. Geschäftsvorfälle müssen Sie zeitnah, also direkt nach deren Eintreten, verbuchen. Als „zeitnah“ werden bei bargeldlosen Transaktionen zehn Tage zwischen dem Zustandekommen und der Verbuchung deklariert.

Eingangsrechnungen müssen Sie innerhalb von acht Tagen erfassen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich zu verbuchen. Bei einer periodenweisen Verbuchung sind die unbaren Vorfälle bis zum Ablauf des Folgemonats aufzuführen. Mit den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchung sollen Manipulationen vermieden werden.

Welche Anforderungen muss eine Software in der Buchhaltung gemäß GoBD erfüllen?

Eines vorweg: Word und Excel erfüllen nicht die Anforderungen der GoBD – weder im Hinblick auf die ordnungsgemäße Buchführung noch auf die Aufbewahrungsfristen. Möchten Sie dennoch die beiden gängigen Programme nutzen, speichern Sie die Dokumente im PDF-Format ab.

Wichtig ist hier das Konvertierungsdatum, sodass die Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit gewährleistet werden. Beim Speichern normaler Word-, Excel- oder PDF-Dokumente verstoßen Sie gegen die zentrale Vorgabe der GoBD.

Um den Vorgaben der GoBD gerecht zu werden, ist es empfehlenswert, ein Dokumentenmanagement-System einzusetzen. Das System schafft die technischen Voraussetzungen, um die steuerrechtlich relevanten Daten und Belege mit einem oftmals geringen Aufwand GoBD-konform und revisionssicher aufzubewahren. 

Eine GoBD-konforme Software bringt die folgenden Funktionalitäten mit sich:

• Eine revisionssichere Archivierung, beispielsweise via Cloud-Systemen,
• eine automatische Archivierung der E-Mails, die relevante Daten beinhalten und somit zu archivieren sind und
• eine Verfahrensdokumentation.

Wie erfolgt eine revisionssichere Archivierung gemäß GoBD?

Bei der revisionssicheren Archivierung gemäß den GoBD werden aufbewahrungspflichtige Dokumente für den Zeitraum der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist in einem elektronischen Archivierungssystem verwahrt. Dabei müssen Sie Anforderungen des Handelsgesetzbuchs (HGB), der Abgabenordnung (AO) und der GoBD einhalten.

Wie funktioniert eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation?

Werden steuerlich relevante Belege und Dokumente elektronisch verwahrt, wird laut GoBD eine Verfahrensdokumentation benötigt, mit der der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit eingehalten wird. Dabei ist die Dokumentation so zu pflegen, dass die Informationen zugänglich und einsehbar sind. Der Aufbau der Verfahrensdokumentation sieht folgendermaßen aus:

• Entstehung der Informationen,
• Verarbeitung,
• Indizierung,
• Speicherung,
• Wiederauffindbarkeit,
• Maschinelle Auswertbarkeit,
• Datensicherung gegen Verfälschung und Verlust,
• Reproduktion.

Welche Konsequenzen drohen bei Verstößen gegen die GoBD?

Die GoBD geben vor, dass jeder Unternehmer zur Einhaltung der Vorsätze verpflichtet ist. Im Rahmen einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt ist die Kontrolle der Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung sowie die Einhaltung der Aufbewahrungspflichten ein wichtiges Kriterium.

Finden die Prüfer Mängel oder Indizien für eine fehlerhafte oder unsachgemäße Aufzeichnung, müssen Unternehmer mit steuerlichen Konsequenzen rechnen, welche sich am Ausmaß und am Tatbestand orientieren. Mögliche Konsequenzen sind:

• Steuernachzahlungen,
• Hinzuschätzungen von Gewinn und Umsatz,
• Festsetzung von Nachzahlungszinsen,
• Meldung des betreffenden Unternehmens an die Bußgeldstelle des Finanzamts.

Der alleinige Verstoß gegen die GoBD führt nicht zu den genannten Konsequenzen. Werden Ihnen als Unternehmer oder Verantwortlicher Missachtungen einzelner Grundsätze zur Last gelegt, aus denen gegebenenfalls Fehler oder Mängel in der Buchführung resultieren oder die Vermögenslage verfälschen oder Positionen in der Buchhaltung verschleiern, drohen entsprechende Konsequenzen.