Einnahmenüberschussrechnung: Aufbau, Grenzen und Anleitung

Was ist die Einnahmenüberschussrechnung?

Die Einnahmenüberschussrechnung, meist nur mit EÜR abgekürzt, ist in der Buchhaltung eine Methode zur Gewinnermittlung eines Unternehmens. Im Vergleich zur doppelten Buchführung (Bilanzierung) ist die Einnahmenüberschussrechnung einfach. Das bedeutet: Jeder Geschäftsvorfall wird lediglich auf ein Konto als Einnahme oder Ausgabe gebucht. Bei der doppelten Buchführung wird alles zweifach verbucht.

Aufgrund dieser Charakteristik wird die Einnahmenüberschussrechnung auch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung genannt. Sie listet alle Betriebsausgaben und Betriebseinnahmen auf. Das kann in einer simplen Excel-Liste passieren, alternativ verwenden Unternehmen und Selbstständige spezielle Buchhaltungssoftware.

Wer den gesamten Prozess der Erstellung der Einnahmenüberschussrechnung auslagert, gibt diese Aufgaben in die Hände eines Steuerberaters. Im Vergleich zur Bilanzierung ist die EÜR jedoch deutlich weniger komplex, sodass gerade Solo-Selbstständige zu Beginn die Berechnung in der Regel selbst erledigen.

Wer muss eine Einnahmenüberschussrechnung machen?

Nicht jeder Unternehmer und Selbstständige kann die einfache Buchführung mit der EÜR anwenden. Es gelten unter anderem laut Paragraf 238 des Handelsgesetzbuchs (HGB) sowie verschiedener Absätze des Einkommenssteuergesetzes (EstG) grundsätzliche Aufzeichnungspflichten, die je nach Unternehmensform, Gewinn- und Umsatzhöhe in ihrer Ausgestaltung variieren.

Die Gewinnermittlung per Einnahmenüberschussrechnung ist für folgende Unternehmen respektive Selbstständige und Freiberufler zur Gewinnermittlung ihrer geschäftlichen Aktivitäten möglich:

• Freiberufler
• Gewerbetreibende, die pro Jahr maximal 60.000 Euro Gewinn oder 600.000 Euro Umsatz erzielen
• Kleingewerbetreibende

Davon ausgeschlossen sind sämtliche Unternehmen, die als Kapitalgesellschaft operieren. Dazu zählen UG (haftungsbeschränkt), GmbH, AG, KGaA und weitere Sonderformen von Kapitalgesellschaften wie beispielsweise die GmbH & Co. KG.

Personengesellschaften wie eine GbR hingegen sind zur einfachen Buchführung via EÜR berechtigt. Hier gibt es jedoch eine Ausnahme: Überschreitet eine GbR bestimmte Umsatzgrenzen, wird sie zur OHG, dadurch erlischt das Recht auf einfache Buchführung und es muss zur Gewinnermittlung gegenüber dem Finanzamt bilanziert werden.

In der folgenden Tabelle sehen Sie auf einen Blick, wer zur Einnahmenüberschussrechnung berechtigt ist und wer zur doppelten Buchführung:

Welche Umsatzgrenzen und Gewinngrenzen gelten für eine EÜR?

Selbst wenn Unternehmen als Personengesellschaft firmiert oder Selbstständige beispielsweise als Einzelunternehmer tätig sind, gilt für sie nicht das unbegrenzte Recht, die Gewinnermittlung per Einnahmenüberschussrechnung zu erstellen. Es gelten Umsatz- und Gewinngrenzen für die EÜR, die in der folgenden Tabelle ersichtlich sind.

Diese Grenzen und Ermittlungen des Gewinns und Umsatzes beziehen sich immer auf zwei aufeinanderfolgende Geschäftsjahre. Dabei genügt das Überschreiten einer Grenze. Wer als Gewerbetreibender beispielsweise 700.000 Euro Umsatz im Jahr, aber nur 40.000 Euro Überschuss macht, darf keine Einnahmenüberschussrechnung mehr machen.

Wie funktioniert eine Einnahmenüberschussrechnung?

In einer Einnahmenüberschussrechnung stellen Sie die Betriebsausgaben den Betriebseinnahmen gegenüber. So ermitteln Sie den Gewinn Ihres Unternehmens oder Ihrer freiberuflichen Tätigkeit im entsprechenden Geschäftsjahr.

Was sind Einnahmen und Ausgaben?

Um zu verstehen, wie eine EÜR im Kern funktioniert und was dafür notwendig sind, ist eine Klärung der Begriffe Einnahmen und Ausgaben erforderlich. Die grundsätzliche Formel zur Gewinnermittlung lautet:

Gewinn / Verlust = Betriebsausgaben – Betriebseinnahmen

Zu den Betriebseinnahmen zählen zum Beispiel:

• Einnahmen aus dem Verkauf von Produkten oder erbrachten Dienstleistungen
• Privatnutzung des Firmenwagens
• Erlöse durch Verkauf von Anlagevermögen
• einbehaltene Umsatzsteuer

Als Betriebsausgaben erfassen Sie alle in direkter Verbindung mit der Unternehmung stehenden Ausgaben, Aufwände und Rechnungen. Das können unter anderem sein:

• Wareneinkäufe
• Dienstleistungen von Drittanbietern
• Löhne und Gehälter
• Mietkosten
• Abschreibungen
• gezahlte Vorsteuer
• Gewerbesteuer

Nicht zu Betriebsausgaben zählen beispielsweise Geschenke an Nicht-Arbeitnehmer, die über 35 Euro wert sind. Zudem fallen weitere private Ausgaben, die Sie beispielsweise als Freiberufler haben, nicht in diese Kategorie.

Was ist das Zufluss- und Abflussprinzip?

Zur Erstellung der EÜR und dem korrekten Erfassen der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben kommt gemäß Einkommenssteuergesetz das Zuflussprinzip respektive Abflussprinzip zum Einsatz.

Das Zuflussprinzip besagt, dass Einnahmen erst dann in der EÜR erfasst werden, wenn sie tatsächlich auf einem Ihrer Konten eingegangen sind. Das bedeutet: Offene Forderungen sind keine Einzahlungen und finden in der Einnahmenüberschussrechnung keine Berücksichtigung. Dem gegenüber steht das Abflussprinzip, das umgekehrt zum Zuflussprinzip für die Betriebsausgaben gilt. Erst bei tatsächlichem „Abfluss vom Konto“ findet eine Ausgabe Berücksichtigung in der EÜR.

Was ist die Anlage EÜR?

In der Steuererklärung, die Sie gegenüber dem Finanzamt verfassen müssen, regelt die „Anlage EÜR“ alle Informationen, die rund um die Einnahmenüberschussrechnung relevant sind. Sie wird elektronisch an das zuständige Finanzamt übermittelt.

Wie ist die Anlage EÜR aufgebaut?

Die Anlage EÜR besteht aus einem Hauptteil, der von mehreren Anlagen ergänzt wird. Das Finanzamt bezeichnet den Hauptteil als „Anlage EÜR“, diese muss von allen Unternehmern und Freiberuflern ausgefüllt werden, die eine Einnahmenüberschussrechnung zur Gewinnermittlung abgeben. Die restlichen Anlagen sind:

• Anlage AVEÜR: Übersicht über Anlage- und Umlaufvermögen.
• Anlage ER: Diese Anlage ist wie die beiden folgenden (SE und AVSE) nur für Personengesellschaften relevant. Darin werden Wertkorrekturen vorgenommen. Das ist beispielsweise nötig, um individuelle Anschaffungskosten einzelner Gesellschafter für Wirtschaftsgüter beziehungsweise personenbezogene Steuervergünstigungen zu korrigieren.
• Anlage SE: Mit dieser Anlage führen Sie alle Sonderbetriebsausgaben und -einnahmen auf.
• Anlage AVSE: Analog zur AVEÜR müssen Sie auch zur SE ein Anlageverzeichnis übermitteln.

Wie wird die Anlage EÜR ausgefüllt?

Die Anlage EÜR füllen Sie Schritt für Schritt aus. Folgende Informationen möchte das Finanzamt von Ihrer Unternehmung wissen – in dieser Reihenfolge werden Sie auch abgefragt:

• Allgemeine Informationen zu Ihrem Betrieb oder Ihrer Tätigkeit,
• Betriebseinnahmen (inkl. eingenommener Umsatzsteuer),
• Betriebsausgaben (inkl. gezahlter Vorsteuer),
• Gewinnermittlung (Ausgaben abzüglich Einnahmen),
• Rücklagen, stille Reserven,
• Entnahmen, Einlagen.

Eine Ausnahme in Bezug auf Betriebseinnahmen und -ausgaben bilden die sogenannten „Kleinunternehmer“. Wer dieser Regelung gemäß EstG unterliegt (weniger als 22.000 Euro Jahresumsatz), muss keine Umsatzsteuer ausweisen und ans Finanzamt abführen. Dieser Posten fällt – genauso wie die Vorsteuer, da Kleinunternehmer nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind – also in der Anlage EÜR weg.

Welche Besonderheiten sind bei der EÜR zu berücksichtigen?

Beim Ausfüllen der EÜR gilt es, einige Besonderheiten zu beachten, damit das Finanzamt den Antrag freigeben kann. Dazu zählen in erster Linie:

• Kredite: Diese haben – egal, ob privat oder über ein Bankdarlehen – keine Auswirkungen auf den zu ermittelnden Gewinn. Kosten in Verbindung mit den Krediten, also Zinsen oder Provisionen, zählen als Betriebsausgaben.
• Bareinlagen: Sie werden wie Kredite behandelt und haben keinen Einfluss auf die Gewinnermittlung.
• Umsatzsteuer: Eingenommene Umsatzsteuer wird ebenfalls in der EÜR als Betriebseinnahme erfasst.
• Sach- und Bareinlagen: Wenn Sie ein Wirtschaftsgut mit der Gründung ins Unternehmen einbringen, müssen sie bei mehr als 50 Prozent betrieblicher Nutzung wie ein neu angeschafftes Gerät abgeschrieben und als Sacheinlage erfasst werden. Beispielhafte Wirtschaftsgüter, die so berücksichtigt werden, sind Drucker, Laptops, Bildschirme oder Schreibtische.

Welche Aufzeichnungspflichten und Aufbewahrungspflichten gelten?

Gesetzliche Regelungen sehen vor, dass Sie bestimmten Aufzeichnungspflichten und Aufbewahrungspflichten nachkommen. So müssen Sie beispielsweise Original-Belege zehn Jahre lang aufbewahren. Sie sind der „Beweis“ für die Angaben von Einnahmen und Ausgaben, die Sie in der EÜR machen.

Neben dieser Dokumentation müssen Sie weitere Aufzeichnungspflichten berücksichtigen:

• Einnahmen und Ausgaben getrennt erfassen: Sämtliche Geldflüsse müssen nach ihrem jeweiligen Steuersatz (0, 7, 19 Prozent) getrennt aufgeschlüsselt werden.
• Anlageverzeichnis: Haben Sie nicht-abnutzbare Wirtschaftsgüter wie Grundstücke, müssen diese im entsprechenden Verzeichnis berücksichtigt werden.
• Abschreibungsübersicht: Bei abnutzbaren Gegenständen wie einem Firmenwagen oder Computern müssen Sie eine Abschreibungsübersicht erstellen. Diese muss enthalten: Anschaffungsdatum, Kaufpreis und Abschreibungsdauer.
• Erfassung geringwertiger Wirtschaftsgüter (GWG): Sämtliche GWG, die über dem Grenzwert von 250 Euro netto Anschaffungspreis liegen, müssen getrennt verzeichnet werden.

Wenn Sie diese Aufzeichnungen nicht machen, kann das Finanzamt Sie dafür belangen.

Wie wird die EÜR abgegeben?

Gemeinsam mit Ihrer eigenen Steuererklärung wird auch die Einnahmenüberschussrechnung (Anlage EÜR) an das Finanzamt elektronisch übermittelt. Dafür kommt der Onlinedienst „ELSTER“ zum Einsatz.

EÜR Frist: Bis wann muss die EÜR abgegeben werden?

Ihre Steuererklärung muss inklusive der Einnahmenüberschussrechnung bis zum 31. Mai des Folgejahres abgegeben werden. Wer beispielsweise die Steuererklärung und EÜR für das Jahr 2023 bearbeitet, hat dafür bis zum 31.05.2024 Zeit.

Eine Ausnahme ergibt sich, wenn Ihr Steuerberater die Steuererklärung / Einnahmenüberschussrechnung bearbeitet und übermittelt. Dann greift die Fristverlängerung und es ist bis 30. September des Folgejahres Zeit.

Mustervorlage zur Fristverlängerung

„Sehr geehrte Damen und Herren, bezüglich der Abgabe meiner Einkommensteuererklärung für das Jahr 2023 erbitte eine Fristverlängerung bis zum 30.9.2024. Bedauerlicherweise gestaltet es sich für mich aufgrund (hier die Gründe zum Beispiel Krankheit, fehlende Unterlagen etc.) unmöglich, die erforderlichen Unterlagen vollumfänglich bis zum 31.5.2024 einzureichen.

Mit freundlichen Grüßen,

Max Mustermann“

Was ist die gesetzliche Grundlage der EÜR?

Die Regelungen zur EÜR finden sich im Einkommenssteuergesetz. Dieses besagt im entsprechenden Paragrafen: „Steuerpflichtige, die nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, und die auch keine Bücher führen und keine Abschlüsse machen, können als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen.”

Alle weiteren genannten Regeln finden sich im EstG. Teilweise sind auch das HGB, die Abgabenordnung (AO) und das Einkommenssteuergesetz (EstG) relevant, die beiden letzteren in Bezug auf Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten.

Was sind die Unterschiede zwischen der EÜR und der doppelten Buchführung, also der Bilanzierung?

Während bei der EÜR die Gewinnermittlung verhältnismäßig einfach per Gegenüberstellung Ihrer Betriebsausgaben und Betriebseinnahmen erfolgt, ist der Prozess bei doppelter Buchführung komplexer. Wer bilanziert, muss eine Gewinn- und Verlustrechnung (GUV) erstellen.

Die Unterschiede beider Verfahren zur Gewinnermittlung in der Übersicht:

Vorteile der EÜR gegenüber der Bilanzierung

Der offensichtlichste Vorteil der EÜR gegenüber der Bilanzierung ist ihre Einfachheit in der Erstellung, aber auch der Vorbereitung durch die Verbuchung sämtlicher Geschäftsvorgänge. Weitere Vorteile sind:

• Keine Inventur, Bestandskonten und Kassenbuch erforderlich,
• für Laien einfach verständlich und ohne tiefgehende Vorkenntnisse umsetzbar,
• höhere Liquidität durch das Zufluss- und Abfluss-Prinzip,
• Günstiger in ihrer Erstellung.

Zusammengefasst ist die EÜR als einfache Buchführung die einfachere beider Methoden. Gerade Selbstständige und Freiberufler starten ihre „Karriere“ meist – mit der Ausnahme, sie gründen sofort eine Kapitalgesellschaft – mit der Einnahmenüberschussrechnung.

Nachteile der EÜR gegenüber der Bilanzierung

Wenn ein Unternehmen stark wächst und zahlreiche Einkommensströme, immer mehr Anlagevermögen und möglicherweise auch Kredite und Darlehen „in den Büchern“ hat, bietet eine Bilanzierung den besseren Überblick zur Planung. Gerade größere Unternehmen arbeiten im Bereich Finanzen und Steuern – überwiegend, weil sie dazu verpflichtet sind – mit einer Bilanzierung. Weitere Nachteile der EÜR sind:

• Da es keine Inventur gibt, kann der tatsächliche Wareneinsatz nicht ermittelt werden.
• Vermögenswerte sind nicht sichtbar, da es keine Forderungen und Verbindlichkeiten gibt.

Gerade, wenn es zur Aufnahme von Krediten und Darlehen kommt, bringt eine Bilanz Ihr Unternehmen in der Regel in eine bessere Stellung als es eine Einnahmenüberschussrechnung tut. Kreditinstitute bekommen darüber einen weitaus besseren Einblick in Ihre Finanzen.