Einfache und doppelte Buchführung – einfach erklärt + Unterschiede
- Was ist die einfache Buchführung?
- Was ist die doppelte Buchführung?
- Doppelte Buchführung – Schritt für Schritt erklärt
- Einfache und doppelte Buchführung – alle Unterschiede im Überblick
- Wer darf die einfache Buchführung machen?
- Wer ist zur doppelten Buchführung verpflichtet?
- Wer kann die Buchführungsform frei wählen?
- Was sind die Vor- und Nachteile der doppelten und einfachen Buchführung?
- Einfacher vs. doppelte Buchführung – großer Vergleich
Was ist die einfache Buchführung?
Die einfache Buchführung ist eine vereinfachte Methode der Buchführung, die insbesondere von kleineren Unternehmen und Selbstständigen für die jährliche Gewinnermittlung genutzt wird. Als Basis für die einfache Buchführung dienen die Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens. Die Ermittlung des steuerpflichtigen Gewinns erfolgt dabei im Rahmen der sogenannten Einnahmenüberschussrechnung, oft als EÜR abgekürzt.
Die Einnahmenüberschussrechnung erfasst die unternehmerischen Einnahmen und die Ausgaben und stellt diese anschließend gegenüber. Zu den Betriebseinnahmen gehören alle Zahlungseingänge (bar und unbar) im betreffenden Wirtschaftsjahr. Betriebsausgaben sind alle baren oder unbaren Zahlungsabflüsse im Wirtschaftsjahr. Nach § 11 EStG kommt es dabei auf grundsätzlich auf den tatsächlichen Zufluss und Abfluss an (Zufluss- und Abflussprinzip).
Im Gegensatz zur komplexeren doppelten Buchführung, bei der jeder Geschäftsvorfall auf zwei Konten als Einnahme und Ausgabe erfasst wird, erfolgt bei der EÜR die Verbuchung jedes Geschäftsvorfalls also lediglich auf ein Konto als Einnahme oder Ausgabe. Dies vereinfacht den Prozess der Buchhaltung erheblich.
Was ist die doppelte Buchführung?
Die doppelte Buchführung ist ein kaufmännisches Buchhaltungssystem, welches auch doppische Buchführung oder Doppik bezeichnet wird. Die doppelte Buchführung zeichnet sich durch die doppelte Erfassung jeder finanziellen Transaktion aus. Jede Transaktion wird also sowohl auf der Soll- als auch auf der Haben-Seite der Buchhaltung erfasst.
Am Ende eines Geschäftsjahres werden sämtliche Unternehmensbuchungen des Jahres im Jahresabschluss zusammengefasst. Dieser Abschluss muss bis zum Jahresende an das Finanzamt übermittelt werden.
Nach § 242 setzt sich der Jahresabschluss aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zusammen. Er bietet somit eine zweifache Perspektive: Zum einen erfolgt eine Betrachtung über den Zeitraum mithilfe der Gewinn- und Verlustrechnung, zum anderen wird das Betriebsvermögen zu Beginn und Ende des Jahres verglichen und in der Bilanz dargestellt.
Diese beiden Ansichten bilden das Grundgerüst der Buchführung und prägen ihren Charakter.
Doppelte Buchführung – Schritt für Schritt erklärt
Die doppelte Buchführung startet stets mit den Buchungen aller Transaktionen und Geschäftsvorgängen. Diese Buchungen erfolgen über die zwei großen Kontoarten: den Bestandskonten und den Erfolgskonten. Diese untergliedern sich noch einmal weiter:
| Bestandskonten | Erfolgskonten |
|---|---|
| Aktivkonten | Aufwandskonten |
| Passivkonten | Ertragskonten |
Während in der doppelten Buchhaltung die Bestandskonten unmittelbar in der Bilanz abgebildet werden, stellen Erfolgskonten eine Unterform vom Eigenkapital dar. Der Abschluss dieser Konten muss daher zunächst über die Gewinn- und Verlustrechnung erfolgen – aber dazu kommen wir noch.
Sowohl die Bestandskonten als auch die Erfolgskonten stellen sogenannte T-Konten dar. Das bedeutet: Es gibt sowohl eine Haben- als auch eine Soll-Seite, die befüllt werden muss. Innerhalb eines Buchungssatzes ist also nicht nur die Summe gleich, sondern allen Beträgen im „Soll“ auf einem Konto stehen auch gleichhohe Beträge im „Haben“ entgegen. Die Soll-Seite befindet sich links, die Haben-Seite recht im T-Konto.
Die Buchungen gestalten sich je nach Konto wie folgt:
| Übergeordnete Form | Konto | Zugang | Abgang |
|---|---|---|---|
| Bestandskonto | Aktiv-Konto | Buchung im Soll | Buchung im Haben |
| Bestandskonto | Passiv-Konto | Buchung im Haben | Buchung im Soll |
| Erfolgskonto | Ertragskonto | Buchung im Haben | Buchung im Soll |
| Erfolgskonto | Aufwandskonto | Buchung im Soll | Buchung im Haben |
Für den Jahresabschluss im Rahmen der doppelten Buchführung ist nun die GuV und die Bilanz zu erstellen. Begonnen wird mit der GuV. Stellt man sich dieses als Konto vor, ist es ebenfalls ein T-Konto – allerdings mit einer Ertrags- und einer Aufwands-Seite. Es wird deutlich: Die Ergebnisse der Ertragskonten und Aufwandskonten gilt es hier einzubuchen und mithilfe der Gewinn- und Verlustrechnung zu verrechnen. Der Saldo bildet nun einen Jahresüberschuss oder auch Verlust ab.
Das Ergebnis der GuV wird anschließend in die Bilanz einbezogen – und zwar durch eine Buchung auf dem Eigenkapital-Konto. Für die Fertigstellung der Bilanz sind nun ebenfalls die Aktiv- und Passiv-Konten abzuschließend und in die Aktiv und Passiv-Seite der Bilanz aufzunehmen.
Einfache und doppelte Buchführung – alle Unterschiede im Überblick
Nachdem wir uns nun die einfache und doppelte Buchführung jeweils getrennt und im Detail angesehen haben, möchte ich Ihnen auch noch die Unterschiede darlegen:
| Merkmal | Einfache Buchführung | Doppelte Buchführung |
|---|---|---|
| Funktionsweise | Nur einseitige Erfassung von Transaktionen (Einnahmen und Ausgaben), gemäß dem Zu- und Abflussprinzip | Zweiseitige Erfassung von Transaktionen (Soll und Haben) |
| Bestandteile | Einnahmen und Ausgaben | GuV-Rechnung und Bilanzierung |
| Ablauf | Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens, anschließende Gegenüberstellung und Verrechnung zur Gewinnermittlung | Buchung der Geschäftsvorfälle über Erfolgs- und Bestandskonten, Übertragung der Salden der Erfolgskonten (Ertrags- und Aufwandskonten) in GuV, Ergebnis der GuV wird in Bilanz gebucht (Eigenkapital), Bildung der Salden der Bestandskonten (Passiv- und Aktiv-Konten) und Abschluss der Bilanz durch Gegenüberstellung Aktiv- und Passiv-Seite sowie Vergleich des vorherigen Betriebsvermögens |
| Komplexität und Aufwand | Geringe Komplexität, einfache Buchungsgänge, die mit wenig Aufwand einhergehen | Hohe Komplexität, erfordert umfassendes Verständnis der Buchführungsregeln und ist mit viel Aufwand verbunden |
| Genauigkeit | Weniger genau, da nicht alle Transaktionen erfasst werden | Höhere Genauigkeit, da alle Transaktionen erfasst werden |
Wer darf die einfache Buchführung machen?
Freiberufler sind gemäß § 18 EstG von der Verpflichtung zur doppelten Buchführung ausgenommen. Diese Berufsgruppen umfassen unter anderem Steuerberater, Ärzte, Architekten, Krankengymnasten sowie Personen, die selbstständig wissenschaftliche, künstlerische, unterrichtende, schriftstellerische oder erzieherische Tätigkeiten ausüben.
Laut § 241a HGB dürfen sich zudem Kaufleute und Gewerbetreibende auf die einfache Buchführung beschränken, wenn:
- in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren,
- die Umsatzgrenze von 600.000 Euro sowie
- die Gewinngrenze von 60.000 Euro
nicht überschritten werden. Angesichts dieser Grenzen wird deutlich, dass Kleingewerbetreibende sowieso keine doppelte Buchführung machen müssen.
Ebenfalls von der doppelten Buchführung befreit sind also Kleinunternehmer nach § 19 des Umsatzsteuergesetzes (UstG). Das betrifft Unternehmer, die im vorangegangenen Geschäftsjahr einen Umsatz von unter 22.000 Euro und im aktuellen Kalenderjahr von unter 50.000 Euro erzielen. Diese Regelung gilt, da sie regelmäßig Einnahmen unterhalb der im Handelsgesetzbuch (HGB) festgelegten Grenzen haben.
Personenvereinigungen wie die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) und die Partnergesellschaft sind ebenfalls nicht an die doppelte Buchführung gebunden.
Wer ist zur doppelten Buchführung verpflichtet?
Alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen werden mussten, sind grundsätzlich zur doppelten Buchführung verpflichtet. Mit Blick auf die Rechtsform sind insbesondere folgende Firmen von der doppelten Buchführungspflicht betroffen:
- OHG (Offene Handelsgesellschaft),
- GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung),
- AG (Aktiengesellschaft),
- KG (Kommanditgesellschaft),
- KGaA (Kommanditgesellschaft auf Aktien) sowie
- UG (Unternehmergesellschaft).
Des Weiteren sind gewerbliche Unternehmer und Einzelkaufleute zur doppelten Buchführung verpflichtet, wenn bestimmte Umsatzgrenzen gemäß § 241a des Handelsgesetzbuches (HGB) überschritten werden:
- Umsatzgrenze von 600.000 Euro
- Gewinngrenze von 60.000 Euro
Wichtig: Land- und Forstwirte mit Flächen, deren Wirtschaftswert 25.000 Euro übersteigt, unterliegen ebenfalls der Verpflichtung zur doppelten Buchführung.
Die folgende Tabelle zeigt noch einmal einen konkreten Überblick:
| Rechtsform | Einfache Buchführung ausreichend? | Pflicht zur doppelten Buchführung? |
|---|---|---|
| GmbH | nein | ja |
| UG (haftungsbeschränkt) [auch gUG] | nein | ja |
| KGaA | nein | ja |
| AG | nein | ja |
| GbR | ja | nein |
| PartG (Partnerschaftsgesellschaft) | ja | nein |
| OHG | nein | ja |
| KG | nein | ja |
| GmbH & Co. KG | nein | ja |
| Einzelunternehmen oder Freiberufler | ja | nein |
| eK (eingetragene Kaufleute) | nein | ja |
| Kleingewerbetreibende | ja | nein |
Es ist wichtig zu beachten, dass die Buchführungspflicht sofort einsetzt, sobald einer der genannten Grenzwerte für Umsatz oder Gewinn überschritten wird.
Wer kann die Buchführungsform frei wählen?
Obwohl Freiberufler und Einzelunternehmen – welche die HGB-Umsatz- und Gewinn-Grenzen einhalten – grundsätzlich von der Pflicht zur doppelten Buchführung befreit sind, können Sie sich dennoch dazu entscheiden. Schließlich kann die doppelte Buchführung auch vorteilhaft für Sie sein.
Achtung: Wenn Sie sich für einen freiwilligen Wechsel der Gewinnermittlungsart und damit für die doppelte Buchführung entscheiden, müssen Sie sich an alle gesetzlichen Vorschriften halten. Das gilt nach § 5 EStG dann auch für die handelsrechtlichen „Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung“ (GoBD). Und an diese Wahl sind Sie für mindestens 3 Jahre gebunden.
Was sind die Vor- und Nachteile der doppelten und einfachen Buchführung?
Um Ihnen die Entscheidung, ob die einfache oder doppelte Buchführung für Sie besser ist, zu erleichtern, möchte ich Ihnen im Folgenden nun alle Vor- und Nachteile der jeweiligen Buchführungsformen darlegen.
Beginnen wir doch direkt mit den Vor- und Nachteilen der einfachen Buchführung:
| Vorteile der einfachen Buchführung | Nachteile der einfachen Buchführung |
|---|---|
| Übersichtlichkeit und Einfachheit: Die einfache Buchführung zeichnet sich durch ihre klare und leicht verständliche Struktur aus. Sie erfordert weniger komplexe Buchhaltungskenntnisse und bietet kleinen Unternehmen und Freiberuflern eine unkomplizierte Methode zur Finanzverwaltung. Dies ermöglicht eine schnellere Einarbeitung und reduziert den Schulungsbedarf. | Eingeschränkte Berichterstattungsmöglichkeiten: Die einfache Buchführung bietet begrenzte Möglichkeiten zur Erstellung umfassender Finanzberichte. Dies kann die Fähigkeit eines Unternehmens beeinträchtigen, Investoren, Kreditgeber oder Geschäftspartner mit den notwendigen Informationen zu versorgen, um Vertrauen zu schaffen und finanzielle Entscheidungen zu unterstützen. |
| Zeit- und Kosteneffizienz: Die Einrichtung und Führung der einfachen Buchführung sind weniger zeitaufwendig und kostengünstiger im Vergleich zur doppelten Buchführung. Es werden weniger Ressourcen für die Verwaltung und Pflege der Buchführung benötigt, was insbesondere für Unternehmen mit begrenztem Budget von Vorteil ist. | Erschwerte Fehlererkennung: Da die einfache Buchführung keine automatischen Abgleiche zwischen Soll- und Haben-Konten verwendet, ist die Erkennung von Fehlern und Ungenauigkeiten tendenziell schwieriger. Dies kann zu finanziellen Unregelmäßigkeiten führen, die möglicherweise erst zu einem späteren Zeitpunkt entdeckt werden. |
| Geringere Fehleranfälligkeit: Aufgrund der begrenzten Anzahl von Transaktionen und Konten in der einfachen Buchführung ist sie weniger anfällig für Fehler. Dies kann dazu beitragen, Buchhaltungsfehler zu minimieren und die Genauigkeit der Finanzdaten zu verbessern. | Skalierbarkeitsprobleme: Wenn ein Unternehmen stark wächst oder seine Geschäftsstruktur komplexer wird, kann die einfache Buchführung an ihre Grenzen stoßen. Sie bietet möglicherweise nicht die Flexibilität und Kapazität, um mit den wachsenden Anforderungen Schritt zu halten, was zu Verwaltungsschwierigkeiten führen kann. |
| Flexibilität für kleine Unternehmen: Die einfache Buchführung ist besonders gut für Start-ups und kleine Unternehmen geeignet, die ihre Finanzen effizient verwalten möchten. Sie bietet eine pragmatische Lösung, die den Bedürfnissen kleinerer Geschäfte gerecht wird. | Begrenzte Finanztransparenz: Die einfache Buchführung bietet nicht die gleiche Detailtiefe wie die doppelte Buchführung. Daher kann es schwieriger sein, eine umfassende und detaillierte Übersicht über die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens zu erhalten. Dies kann insbesondere für größere Unternehmen oder solche mit komplexen Finanzstrukturen problematisch sein. |
| Niedrigere Schulungsanforderungen: Da weniger Buchführungskenntnisse erforderlich sind, um die einfache Buchführung zu verwalten, können Unternehmer und ihre Teams schneller in den Betrieb einsteigen und ihre finanziellen Angelegenheiten eigenständig verwalten. | |
| Bessere Übersicht über Grundlagen: Die einfache Buchführung bietet einen grundlegenden Überblick über Einnahmen und Ausgaben, was für Steuerzwecke ausreichen kann. Dies kann besonders für Unternehmen mit weniger komplexen Finanzstrukturen von Vorteil sein. |
Die einfache Buchführung eignet sich insbesondere für Unternehmen, die nach einer unkomplizierten, kosteneffizienten und leicht verständlichen Methode zur Verwaltung ihrer Finanzen suchen.
Doch wann ist die doppelte Buchführung zu bevorzugen? Schauen wir uns auch deren Vor- und Nachteile an:
| Vorteile der doppelten Buchführung | Nachteile der doppelten Buchführung |
|---|---|
| Höhere Finanztransparenz: Die doppelte Buchführung bietet ein Höchstmaß an finanzieller Transparenz. Jede finanzielle Transaktion wird in zwei verschiedenen Konten (Soll und Haben) erfasst, was eine detaillierte und genaue Aufzeichnung der finanziellen Aktivitäten ermöglicht. Dies bietet einen umfassenden Einblick in die finanzielle Gesundheit des Unternehmens. | Höherer Aufwand: Die doppelte Buchführung erfordert erheblich mehr Zeit und Ressourcen bei der Einrichtung und Pflege im Vergleich zur einfachen Buchführung. Unternehmen müssen sorgfältig alle finanziellen Transaktionen in zwei getrennten Konten (Soll und Haben) aufzeichnen, was zusätzliche Arbeit bedeutet. |
| Genauigkeit und Fehlererkennung: Durch den systematischen Abgleich von Soll- und Haben-Konten werden Fehler und Ungenauigkeiten leichter erkannt und korrigiert. Dies führt zu zuverlässigeren und akkurateren Finanzdaten, was für Unternehmen und Stakeholder von entscheidender Bedeutung ist. | Komplexität: Die doppelte Buchführung ist wesentlich komplexer und erfordert ein tieferes Verständnis der Buchhaltungsprinzipien. Sie umfasst eine größere Anzahl von Konten, Transaktionen und Buchungsschritten, was die Verwaltung und Fehlererkennung anspruchsvoller macht. |
| Bessere Berichterstattungsmöglichkeiten: Die doppelte Buchführung ermöglicht die Erstellung umfassender Finanzberichte, die von Investoren, Kreditgebern und Geschäftspartnern oft gefordert werden. Diese Berichte bieten eine detaillierte und fundierte Grundlage für finanzielle Entscheidungen und Investitionen. | Höhere Kosten: Aufgrund der komplexen Natur der doppelten Buchführung fallen in der Regel höhere Kosten an. Dies betrifft nicht nur den Aufwand für Schulungen und Fachwissen, sondern auch die Anschaffung von Buchhaltungssoftware und möglicherweise die Beauftragung von Buchhaltern. |
| Steuervorteile: Die doppelte Buchführung ermöglicht in der Regel eine genauere Erfassung von steuerrelevanten Informationen. Dies kann dazu beitragen, Steuern zu optimieren und potenzielle Steuervorteile zu nutzen, insbesondere für größere Unternehmen mit komplexen Finanzstrukturen. | Zeitliche Verzögerungen: Da die doppelte Buchführung mehr Zeit in Anspruch nimmt, um alle erforderlichen Buchungen vorzunehmen und die Finanzdaten zu überprüfen, kann es zu Verzögerungen bei der Verfügbarkeit von Finanzinformationen kommen. Dies kann sich negativ auf die zeitnahe Entscheidungsfindung auswirken. |
| Bessere Investorenanziehung: Die doppelte Buchführung kann das Vertrauen von Investoren und Kreditgebern stärken, da sie eine gründliche und verlässliche Finanzberichterstattung bietet. Dies kann den Zugang zu Finanzierungen und Kapital erleichtern. | Überflüssiger Aufwand für einige Unternehmen: In einigen Fällen, insbesondere für sehr kleine Unternehmen oder solche mit begrenzten finanziellen Transaktionen, kann die doppelte Buchführung als überdimensioniert und unnötig erscheinen. Dies kann zu einem ineffizienten Einsatz von Ressourcen führen. |
Sie sehen, die Entscheidung zur doppelten Buchführung ist vor allem für Unternehmer interessant, die komplexe Transaktionen durchführen, sich eine umfassende finanzielle Transparenz wünschen oder Wert auf eine automatisierte Fehlererkennung legen.
Aber lassen Sie uns die wichtigsten Kriterien noch einmal in einem Vergleich gegenüberstellen.
Einfacher vs. doppelte Buchführung – großer Vergleich
Die folgende Tabelle vergleicht die einfache und doppelte Buchführung anhand der wichtigsten Kriterien für Unternehmen.
| Kriterium | Einfache Buchführung | Doppelte Buchführung |
|---|---|---|
| Transparenz | Bietet eine begrenzte Transparenz, da weniger detaillierte Aufzeichnungen vorhanden sind. | Bietet maximale Transparenz durch detaillierte Aufzeichnungen in Soll- und Haben-Konten. |
| Genauigkeit | Eher anfällig für Ungenauigkeiten, da weniger Überprüfungen und Abgleiche stattfinden. | Bietet eine höhere Genauigkeit aufgrund systematischer Überprüfungen und Abgleiche der Konten. |
| Fehleranfälligkeit | Einfacher, Fehler zu übersehen, da weniger komplexe Buchführung. | Ermöglicht eine bessere Fehlererkennung und Korrektur durch den doppelten Eintrag jeder Transaktion. |
| Komplexität | Weniger komplex und leichter zu erlernen, ideal für Anfänger oder kleine Unternehmen. | Wesentlich komplexer, erfordert tiefgehendes Buchhaltungswissen und -verständnis. |
| Kosten | Geringere Kosten, da weniger Schulung und weniger umfangreiche Software erforderlich sind. | Kann höhere Kosten für Schulung, Software und Fachleute verursachen. |
| Zeitlicher Aufwand | Erfordert weniger Zeit für die tägliche Buchführung, geeignet für kleine Unternehmen mit begrenzten Ressourcen. | Zeitaufwändiger aufgrund der detaillierteren Buchungsvorgänge, was insbesondere für größere Unternehmen relevant ist. |
| Skalierbarkeit | Gut geeignet für kleine Unternehmen oder Start-ups. | Skalierbar und besser für wachsende Unternehmen mit komplexeren Finanztransaktionen geeignet. |
| Flexibilität | Einfach an wechselnde Geschäftsanforderungen anzupassen, da weniger strikte Regeln gelten. | Weniger flexibel, da strengere Buchhaltungsprinzipien eingehalten werden müssen. |
| Berichterstattung | Begrenzte Fähigkeit zur Erstellung detaillierter Finanzberichte und Analysen. | Bietet umfassende Möglichkeiten zur Erstellung detaillierter Finanzberichte für verschiedene Stakeholder. |
| Risikomanagement | Eingeschränktere Möglichkeiten zur Risikobewertung und -kontrolle aufgrund begrenzter Finanzdaten. | Bietet eine solide Grundlage für das Risikomanagement durch detaillierte Aufzeichnungen und Analysen. |
| Investorenanziehung | Kann das Vertrauen von Investoren und Kreditgebern aufgrund begrenzterer Transparenz beeinträchtigen. | Stärkt das Vertrauen von Investoren und Kreditgebern durch umfassendere finanzielle Informationen. |
Der Vergleich der beiden Buchführungsformen zeigt deutlich, dass die Entscheidung von vielen verschiedenen Faktoren abhängt. Die Wahl – falls sie überhaupt individuell getroffen werden kann und nicht gesetzlich vorgeschrieben ist – richtet sich nach individuellen Wünschen und Gegebenheiten im Unternehmen. Sollte ein Unternehmen beispielsweise keine finanziellen und zeitlichen Mittel in die Buchführung investieren wollen, ist die doppelte Buchführung nicht das richtige.
Folgende Faktoren sollten also bei der Wahl der Buchhaltungsform berücksichtigt werden:
- vorhandenes Budget für die Buchhaltung,
- das Transaktionsvolumen,
- zeitliche Beschränkungen bzw. Kapazitäten,
- Know-how im Unternehmen,
- Komplexität der Finanzstruktur,
- individuelle Ziele des Unternehmens und
- spezielle Wünsche (z.B. hohe Flexibilität).
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