Buchführung für Freiberufler: Darauf ist zu achten

Freiberufler vs. Gewerbetreibende: Wo liegen die generellen Unterschiede?

Grundsätzlich schließt die Freiberuflichkeit den Gewerbetrieb nicht aus. Ein Autor ist beispielsweise ein Freiberufler, doch sollte er seine Bücher selbst drucken und aus der Garage verschicken, so zählt dieser Vertrieb mitunter zur Gewerbetätigkeit – er wäre somit beides. Grundsätzlich gilt:

Die Tätigkeit entscheidet

Es gibt eine Liste, die Berufe, die als reine Freiberuflichkeit umfasst werden, klar definiert. Diese Freiberufler dürfen selbstständig arbeiten, ohne ein Gewerbe anmelden zu müssen. Möglich ist die Gewerbeanmeldung jedoch, allerdings ist sie oft nicht sinnvoll. Die freien Berufe werden im Einkommensteuergesetz aufgeführt. Die Liste dort ist jedoch nicht zwingend vollständig, so dass ein Gespräch mit einem Steuerberater sich als sinnvoll erweisen kann.

Gewerbetätigkeit

Ein Selbstständiger mit Ladengeschäft und dortigem Verkauf ist ein Gewerbetreibender. Er benötigt die Gewerbeanmeldung, anderenfalls darf er nicht praktizieren. Gewerbetreibende sind gesetzlich zur Anmeldung des Gewerbes verpflichtet und müssen Gewerbesteuer zahlen, sofern sie die Grenze der Besteuerung überschreiten.  

Teilweise sind die Grenzen zwischen reiner Freiberuflichkeit und Gewerbetätigkeit fließend und werden je nach Stadt, Region und Landkreis anders bewertet. Strittige Punkte treffen beispielsweise Maler, die ihre Bilder in einem eigenen Atelier ausstellen und auch verkaufen. In diesem Fall könnte kein pauschales Urteil aus der Ferne gefällt werden. Daher gilt: Besser einmal zu viel, als zu wenig beim zuständigen Finanzamt nachfragen und mit dem Steuerberater die eigene Tätigkeit abklären.

Der Autor, der auch aus der Garage seine eigenen Bücher verkauft, kann nämlich dann Freiberufler sein, wenn dieser Verkauf nur einen Bruchteil der Gesamtverkäufe ausmacht. Dies sind Einzelfallentscheidungen, sodass stets vor Ort mit den zuständigen Behörden eine Regelung gefunden werden muss.

Welche Besonderheiten bringt die Buchführung bei Freiberuflern mit sich?

Ein besonderer Vorteil der Freiberuflichkeit ist, dass Freiberufler nicht zur Bilanzierung verpflichtet sind. Somit besteht also keine Buchführungspflicht im engeren Sinne. Freiberufler müssen aber trotzdem ihre Steuererklärung abgeben, dürfen dabei aber auf vereinfachte Verfahren der Gewinnermittlung zurückgreifen:

• Anlage EÜR – der Freiberufler deklariert seine Einkünfte und Ausgaben über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die eine Anlage der normalen Steuererklärung darstellt.
• Buchhaltung – um die EÜR möglichst schnell und korrekt zu erledigen, ist eine allgemeine Buchhaltung sinnvoll. Einnahmen müssen gebucht werden, wobei diese auch in Excellisten eingetragen werden dürfen. Ausgaben müssen, wie auch Einnahmen, mit Belegen versehen sein. Trotzdem kann es sinnvoll sein, auf gängige Buchführungssoftware zurückzugreifen.
• Keine doppelte Buchführung – während Gewerbetreibende ab einer gewissen Gewinngrenze die doppelte Buchführung betreiben müssen, entfällt diese vollständig bei Freiberuflern.
• Keine Gewerbesteuer – reine Freiberufler müssen keine Gewerbesteuer entrichten. Bei freiberuflicher Tätigkeit, die ganz oder teilweise auch unter die Gewerbepflicht fällt, gilt dies natürlich nicht.
• Rentenversicherung – ein Großteil der Freiberufler unterliegt nicht der Verpflichtung, in die gesetzliche Rentenversicherung einzuzahlen. Achtung: bestimmte Berufe, zu denen Rechtsanwälte, Steuerberater, Architekten, aber auch Künstler zählen, müssen über die Versorgungswerke oder die Künstlersozialkasse pflichtweise rentenversichert sein.
• Kein Kassenbuch – ein separates Kassenbuch ist für Freiberufler nicht notwendig, hier dürfen die Barzahlungen mit den Belegen vermerkt werden. Künstler, die auf Messen etc. gehen, nutzen im Regelfall aber wenigstens einen Quittungsblock.
• Freibeträge – Freiberufler dürfen dieselben Freibeträge für sich geltend machen, die auch Gewerbetreibende betreffen.
• Ausgabenpauschale – Freiberufler können jährlich in der Einkommenssteuer eine Ausgabenpauschale bis zu 30 Prozent der Einnahmen geltend machen, die keinerlei Belege erfordert. Die Höchstgrenze liegt bei 3.600 Euro. Die Pauschale entfällt, wenn die abgeführte Umsatzsteuer den Betrag übersteigt.
• Evtl. keine Umsatzsteuer – Freiberufler können die Kleinunternehmerregelung für sich nutzen, sofern sie im Jahr die Umsatzgrenze von 22.000 Euro nicht übersteigen und auch im Folgejahr nicht über den Grenzbetrag kommen. Ob dieser Weg sinnvoll ist, muss jeder für sich entscheiden. Als Kleinunternehmer darf die gezahlte Vorsteuer ebenfalls nicht gezogen werden.  Dafür entfällt auch die regelmäßige Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung.

Eine gewisse Buchhaltung ist also weiterhin notwendig, nur entfallen die strengen Formpflichten, die viele Gewerbetreibende betreffen. Grundsätzlich sollten Freiberufler über das Jahr hinweg:

• Einnahmen buchen – alle Einnahmen müssen notiert und mit einer Rechnung versehen gebucht werden. Die elektronische Variante ist Pflicht und ein Buchhaltungsprogramm oft einfacher. Allerdings funktioniert auch eine monatliche Einnahmenliste in Excel plus den dazugehörigen PDF-Rechnungen.
• Ausgaben – alle betrieblichen Ausgaben müssen aufgelistet und vermerkt werden. Zudem sind Belege aufzubewahren. Bei größeren Anschaffungen gilt, dass die Regelungen zur Abschreibung zu beachten sind. Geringfügige Güter bis zu 800,00 Euro dürfen auf einmal abgesetzt werden, für teurere Güter gelten die jeweiligen Abschreibungsregeln, die sich nach Art des Guts berechnen.

Dürfen Freiberufler Personal beschäftigen?

Auch Freiberufler haben die Möglichkeit, Personal zu beschäftigen. Sie dürfen die Personalkosten ebenfalls im Rahmen der EÜR als Betriebsausgaben ansetzen. Trotzdem unterliegen sie der Pflicht, entsprechende Gehaltsabrechnungen, Lohnabrechnungen oder Entgeltabrechnungen zu erstellen. Grundsätzlich lohnt es sich, für die Lohnbuchhaltung auf entsprechende Programme zu setzen, da dann auch gleich alle Dokumente an die richtigen Stellen versendet werden.

Rechnungen aus dem Ausland: Was gilt für Freiberufler?

Viele Freiberufler haben automatisch mit ausländischen Kunden oder Verträgen zu tun. Ein simples Beispiel sind viele Virenschutzprogramme, die natürlich eine berufliche Anschaffung sind, da sie den Arbeitscomputer schützen. Die Unternehmen sitzen meist im Ausland und rechnen über Irland oder Luxemburg ab. Ein anderer Fall ist Amazon, an dem viele Freiberufler nicht vorbeikommen: Die Zahlungen kommen aus Luxemburg. Andere Freiberufler bestellen Werbematerialien in Polen. Aber wie werden Zahlungen von Kunden oder Rechnungen von Lieferanten aus dem Ausland gebucht, wenn es sich um Freiberufler handelt?

Kleinunternehmer

So wie sie keine Rechnung mit Umsatzsteuer ausstellen dürfen, müssen sie die Rechnung aus dem Ausland ganz normal inklusive der dort gültigen Umsatzsteuer begleichen. Ein Abzug ist nicht möglich. Solche Rechnungen dürfen allerdings vollständig in der EÜR als Ausgabe angegeben werden.

Umsatzsteuerpflichtige Freiberufler

Hier sieht es ein wenig anders aus, denn das Reverse Charge Verfahren gilt zumindest bei EU-Umsätzen. Das bedeutet, dass ein umsatzsteuerpflichtiger Freiberufler von Kunden aus dem Ausland keine Umsatzsteuer überwiesen bekommt, da diese vor Ort vom Kunden abgeführt wird (gilt nur, wenn beide Parteien umsatzsteuerpflichtig sind und die Umsatzsteuerpflicht gegenseitig via Steuer-ID deklariert wurde). Beispielsweise überweist Amazon Autoren Tantiemen ohne Umsatzsteuer, sondern führt die Umsatzsteuer in Luxemburg selbst ab, wo wiederum andere USt-Sätze und spezielle Regelungen gelten.

Bei Rechnungen, die vom Freiberufler gezahlt werden, gilt auch das Prinzip: Die Rechnung wird (nach vorheriger Deklaration) ohne Umsatzsteuer fällig. Der Geldempfänger muss hingegen die angefallene Mehrwertsteuer seinem Finanzamt melden – dies gilt auch im umgekehrten Fall. Freiberufler müssen bei Geldempfängen aus dem Ausland zum einen die Einnahme in der Umsatzsteuervoranmeldung angeben, zudem müssen sie die zusammenfassende Meldung abgeben, die den Zahler über die ID-Nummer genau definiert.

Vieles klingt kompliziert und teilweise ist es das auch. Denn auch nach Jahren mit dem Reverse Charge Verfahren über bekannte Anbieter (Amazon, eBay, Google) ist dieses selbst Steuerberatern oft nicht hinreichend bekannt. Wer sich also als Freiberufler selbstständig machen und einen Steuerberater beauftragen möchte, der sollte vorab unbedingt klären, ob dieser mit dem Verfahren und den Regularien vertraut ist. Anderenfalls kommen Vorschläge wie beispielsweise: eBay, Google oder Amazon eine Rechnung je Monat zu schreiben, aber nie abzuschicken.

Tipp: Oft reicht eine kurze Nachfrage beim zuständigen Finanzamt, ob dort das Verfahren gut bekannt ist. Im Regelfall hat heute fast jedes Finanzamt mindestens einen Präzedenzfall, der die Sachlage für alle Folgefälle klarstellt.

Für die Selbstständigkeit sollten unbedingt rechtliche Anforderung vorab geklärt werden. peterschreiber.media – Adobe Stock

Fazit – Freiberufler haben es einfacher

Die Buchhaltung ist bei reinen Freiberuflern sicherlich einfacher. Dennoch darf sie nicht aus den Augen verloren werden, denn auch Freiberufler müssen ihre Einnahmen und Ausgaben verständlich und korrekt erfassen: und sei es für das eigene Seelenheil bei der Erstellung der Steuererklärung. Ein wohlbekannter Fehler ist die Annahme, dass Freiberufler nur krankenversichert sein müssen. Das stimmt nicht, denn oft stehen verpflichtend die Versorgungswerke einiger Branchen oder auch die Künstlersozialkasse verpflichtend hinter der Rentenversicherungspflicht oder ihrer Alternativen.