Bewirtungsbeleg: Angaben, Vorlage & Tipps zum Ausfüllen

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Ein Bewirtungsbeleg ist ein offizielles Dokument, das in Deutschland verwendet wird, um nachzuweisen, dass ein gastronomischer Betrieb Speisen und Getränke im Rahmen einer Bewirtung in einem Restaurant oder einem Café gegen Bezahlung abgegeben hat. Der Bewirtungsbeleg ähnelt in seinem Aufbau einer Rechnung oder einem Kassenzettel. 

Als zusätzliche Information enthält der Bewirtungsbeleg die Adresse des Verkaufsortes, den auf die Transaktion anwendbaren Mehrwertsteuersatz, die Steuerbemessungsgrundlage und alle angewandten Rabatte. Bewirtungsquittungen müssen außerdem eine Erklärung des Kunden oder des Lieferanten enthalten, in der bestätigt wird, dass keine andere Zahlung für die Waren oder Dienstleistungen erfolgt ist. Auf der Rückseite des Bewirtungsbeleges trägt der Steuerpflichtige darüber hinaus Informationen zum Anlass der Bewirtung und zu den bewirteten Personen ein. 

Warum braucht man einen Bewirtungsbeleg?

Ein Bewirtungsbeleg muss ausgestellt werden, wenn Kosten für Speisen und Getränke im Rahmen einer geschäftlichen Bewirtung, zum Beispiel bei einem Geschäftsessen in einem Restaurant, angefallen sind. Das Einkommensteuergesetz enthält im § 4 folgende Vorgabe: 

„Zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Aufwendungen hat der Steuerpflichtige schriftlich die folgenden Angaben zu machen: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen. Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, so genügen Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung. Die Rechnung über die Bewirtung ist beizufügen.“ 

Wann können Bewirtungskosten abgesetzt werden?

Bewirtungskosten können abgesetzt werden, wenn die betriebliche Veranlassung des Geschäftsessen oder einer anderen Bewirtung zweifelsfrei nachgewiesen werden kann. Beispielsweise handelt es sich bei einem Geschäftsessen, bei dem ein Liefervertrag besprochen und abgeschlossen wird, eindeutig um einen geschäftlichen Anlass. Ein Coachinggespräch eines Vorgesetzten mit einem Außendienstmitarbeiter erfüllt ebenfalls die gesetzlichen Vorgaben für eine betriebliche Bewirtung. 

Wie viele Bewirtungskosten können abgesetzt werden?

Der Gesetzgeber bestimmt im § 4 EStG, dass Bewirtungskosten steuerlich absetzbar sind, die nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen sind. Diese unkonkrete Vorgabe bedeutet für die Praxis, dass der Teil der Bewirtungskosten, der über das übliche Maß hinausgeht, nicht abgezogen werden darf. 

Da es keine feste Obergrenze gibt, müssen bei der Frage der Angemessenheit die Größe des Unternehmens, die Kenngrößen Umsatz und Gewinn sowie die Relevanz des eingeladenen Geschäftspartners berücksichtigt werden. Das Finanzgericht Hamburg hat in einem wegweisenden Urteil im Jahr 1994 festgelegt, dass Gesamtkosten von 200 D-Mark oder umgerechnet 100 Euro pro bewirteter Person angemessen sind. Aus heutiger Sicht und angesichts der Teuerungsraten der vergangenen Jahre könnte ein angemessener Bewirtungsbetrag pro Person aktuell zwischen 150 und 200 Euro pro Geschäftsessen liegen. Letztlich liegt es bei einer Betriebsprüfung im Ermessen der Finanzbehörden, die Rechtmäßigkeit der Bewirtung anzuerkennen oder nicht. 

Zählt ein Kassenbeleg als Bewirtungsbeleg?

Ein reiner Kassenbeleg beziehungsweise eine einfache Rechnung, der Informationen über die verzehrten Speisen, die Gaststätte und die enthaltene Mehrwertsteuer enthält, reicht nicht aus, um den Rechnungsbetrag steuerlich abzusetzen. Um die Steuervergünstigungen zu erhalten, muss dem Kassenbeleg ein Bewirtungsbeleg beigelegt werden, der in der Regel hinter den Kassenbeleg geheftet oder getackert wird. Viele Restaurants besitzen bereits einen Vordruck für einen umfassenden Bewirtungsbeleg.

Welche Angaben muss ein Bewirtungsbeleg enthalten?

Ein Bewirtungsbeleg, der als Kleinbetragsrechnung angesehen wird und demnach nicht mehr als 250 Euro aufweist, muss die folgenden Informationen enthalten: 

• Ort, Datum und Anlass der Bewirtung,
• Name der Gaststätte mit Kontaktdaten,
• Bewirtete Personen mit Vor- und Zunamen und ggf. mit Firmennamen, 
• Genaue Bezeichnung der verzehrten Artikel statt allgemeine Angaben,
• Gesamtkosten inklusive Mehrwertsteuer,
• Trinkgeld,
• Ausstellungsdatum der Rechnung.

Wichtig: Bewirtungsbelege bis Kosten von 250 Euro inklusive Mehrwertsteuer gelten als Kleinbetragsrechnungen. Bei einer Rechnungssumme über 250 Euro müssen weitere Angaben auf dem Beleg ausgewiesen werden – wie zum Beispiel Name und Anschrift des Restaurants.

Was ist beim Ausfüllen vom Anlass der Bewirtung zu beachten?

Beim Ausfüllen des Anlasses der Bewirtung sollte beachtet werden, dass klar hervorgeht, dass es sich um ein betrieblich oder geschäftlich veranlasstes Geschäftsessen handelte. Die Einkommensteuerrichtlinien (R 4.10) definieren eindeutig, wann ein geschäftlicher Anlass vorliegt: 

• Bei der Bewirtung von Personen, zu denen schon Geschäftsbeziehungen bestehen oder zu denen sie angebahnt werden sollen. 
• Bei der Bewirtung von Besuchern des Betriebs, z. B. im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit.

Darüber hinaus können freie Mitarbeiter, freie Handelsvertreter, Steuerberater, Rechtsanwälte und andere prüfberechtigte Personen im Unternehmen steuerlich begünstigt bewirtet werden. Ebenfalls absetzbar sind die betrieblich veranlassten Kosten für die Bewirtung von Mitarbeitern des Unternehmens im Rahmen von Mitarbeitergesprächen oder anderen notwendigen Firmenveranstaltungen, Symposien oder Tagungen und Schulungen.

Geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten können zu 70 Prozent, betrieblich veranlasste Kosten bei der Bewirtung zu 100 Prozent steuerlich angesetzt werden. 

Kann auch Trinkgeld auf dem Bewirtungsbeleg vermerkt werden?

Angemessene Trinkgelder, die bei Geschäftsessen bezahlt werden, sind ebenfalls steuerlich absetzbar. Die Höhe des Trinkgeldes muss hierfür auf dem Bewirtungsbeleg maschinell vermerkt sein. Alternativ kann der Trinkgeld-Betrag handschriftlich hinzugefügt werden. In diesem Fall muss das Trinkgeld vom Empfänger auf der Rechnung mit Unterschrift quittiert werden. 

Gemäß Einkommensteuerrichtlinie (R 4.10) gehören zur Bewirtung auch „Aufwendungen, die zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallen, wenn sie im Rahmen des insgesamt geforderten Preises von untergeordneter Bedeutung sind, wie z. B. Trinkgelder und Garderobengebühren.“

Welche Angaben muss ein Bewirtungsbeleg über 250 Euro aufweisen?

Ein Bewirtungsbeleg muss grundsätzlich nach den Vorgaben des § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UstG) erstellt werden. Dies bedeutet, dass er maschinell erstellt und mit einer Rechnungsnummer versehen werden muss. Bei einer Rechnungssumme über 250 Euro inklusive Mehrwertsteuer gilt der Beleg nicht mehr als Kleinbetragsrechnung. Demnach muss der Bewirtungsbeleg neben den Standardangaben noch die folgenden Informationen enthalten: 

• Name und Anschrift des Gastgebers,
• Der Rechnungsbetrag muss gesondert in Euro, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie Mehrwertsteuersatz und -betrag dargestellt werden,
• Die Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer der Gaststätte muss auf dem Bewirtungsbeleg eingedruckt werden. 

Wer muss den Bewirtungsbeleg ausfüllen? 

Bei einem Geschäftsessen, zum Beispiel in einem Restaurant, erhält der Gastgeber bei der Rechnungsstellung einen Bewirtungsbeleg, auf dem die Einzelheiten der Bewirtung dargestellt sind. Restaurants und andere Gastgeber besitzen in der Regel einen Vordruck des Bewirtungsbeleges zum Ausfüllen, wo Name, Anschrift oder auch der Name des Restaurants bereits vermerkt sind. 

Die Namen der Gäste und des Gastgebers werden anschließend nicht vom Restaurant oder Gastwirt eingetragen, sondern vom Unternehmer und Gastgeber persönlich. Er quittiert durch seine Unterschrift die Richtigkeit der Angaben gegenüber dem Finanzamt. 

Beispielvorlage Bewirtungsbeleg: 

Wie lange muss ein Bewirtungsbeleg aufbewahrt werden? 

Gemäß § 147 der Abgabenordnung (AO) müssen Buchungsbelege, zu denen der Bewirtungsbeleg ebenfalls gehört für 10 Jahre aufbewahrt werden. 

Wie werden die Bewirtungskosten korrekt gebucht?

Bewirtungskosten können steuerlich berücksichtigt werden, wenn ein eindeutiger geschäftlicher oder betrieblicher Bewirtungsgrund vorliegt. Werden Geschäftspartner bewirtet, können 70 Prozent der Rechnungssumme steuermindernd angesetzt werden. Bei einer Bewirtung von Mitarbeitern können 100 Prozent der Kosten geltend gemacht werden, solange sich diese im normalen geschäftlichen Rahmen befinden. Private Bewirtungen können nicht steuermindernd geltend gemacht werden. 

Im Kontenrahmen SKR 3 werden die Bewirtungskosten auf das Konto 4650 Bewirtungskosten gebucht. Im Kontenrahmen SKR 4 trägt das Konto die Bezeichnung 6640. Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten werden im Kontenrahmen SKR 3 auf das Konto 4654 gebucht. Im Kontenrahmen SKR 4 lautet das Konto 6644. Der Buchungstext in der Bilanz oder der Gewinn- und Verlustrechnung lautet jeweils: Sonstige betriebliche Aufwendungen. 

Der Buchungssatz für Bewirtungskosten lautet somit: 

Bewirtungskosten + abziehbare Vorsteuer an Bank oder Kasse 

Wie prüfen Finanzämter Bewirtungsbelege? 

Auf Basis der in der Bundesrepublik Deutschland geltenden Gesetze verlangen die Finanzämter von Unternehmen, dass sie detaillierte Aufzeichnungen über alle Bewirtungsbelege führen, einschließlich des Datums, des gezahlten Betrags und der Beschreibung Anlasses. Auf Anfrage des Finanzamts müssen die Unternehmen eine Kopie des Bewirtungsbelegs zur Einsichtnahme vorlegen. 

Eine genaue Buchführung trägt auch dazu bei, Betrug und Korruption im Geschäftsverkehr zu verringern und private und geschäftliche Bewirtungen professionell voneinander zu trennen. Darüber hinaus kann die Ausstellung von Bewirtungsbelegen dazu beitragen, die Beziehungen zu Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern zu stärken, indem sie Professionalität und Transparenz bei finanziellen Transaktionen zeigt.