Betriebsausgaben: Arten und steuerliche Behandlung

Was sind Betriebsausgaben?

Betriebsausgaben sind alle Ausgaben innerhalb eines Unternehmen, die mit diesem in direktem Zusammenhang stehen. Die Definition gemäß Einkommenssteuergesetz (EstG) lautet: „Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.“

Umgangssprachlich werden Betriebsausgaben gerne auch als „absetzbare Ausgaben“ bezeichnet. Das bedeutet: Sie werden vollständig als Betriebsaufwendung deklariert und sind von der Steuer absetzbar, werden also gegen den Gewinn gerechnet und mindern den Gewinn entsprechend.

Zu Betriebsausgaben zählen zum Beispiel Personalkosten, Aufwände für Waren und Dienstleistungen, betriebliche Steuern oder Gehälter. Allerdings ist nicht jede Betriebsausgabe voll abzugsfähig, je nach Aufwendung unterscheidet sich die steuerliche Behandlung seitens des Finanzamts.

Was gehört zu den Betriebsausgaben?

Die Liste an Betriebsausgaben könnte ganze Bücher füllen, in Bereich Finanzen und Steuern gibt es dutzende verschiedene Bereiche, nach denen Ausgaben kategorisiert werden.

Zu bekannten und bei fast allen Unternehmen anfallenden Betriebsausgaben zählen unter anderem:

• Personalkosten,
• Materialkosten,
• Kosten für Büros und Gebäude (Miete),
• betriebliche Steuern.

Alle genannten Betriebsausgaben sind voll abzugsfähige Aufwendungen. Weitere Betriebsausgaben gemäß Steuerrecht sind zum Beispiel Reisekosten, Aufwände für Firmenfahrzeuge oder Bewirtungskosten. Diese sind allerdings alle nur beschränkt abzugsfähig.

Auch nach § 4 Absatz 5 und § 12 EstG nicht abzugsfähige Aufwendungen gibt es. Dazu zählen zum Beispiel Geschenke, die den Wert von 35 Euro überschreiten, und Geldbußen (Ordnungsgelder, Verwarngelder, Geldstrafen).

Wann kann man Betriebsausgaben von der Steuer absetzen?

Ob eine Betriebsausgabe als Aufwendung bzw. Ausgabe von der Steuer absetzbar ist, regelt das EstG. Sie müssen als Unternehmer oder Selbstständiger jede einzelne Ausgabe im Betrieb prüfen und entscheiden, ob sie gemäß EstG als abzugsfähige Betriebsausgabe deklariert werden kann oder auf ein anderes Konto gebucht werden muss.

In der Praxis helfen Steuerberater, diese Fragen im Zweifelsfall zu beantworten. Als Faustregel und Hilfestellung gilt: Steht die Betriebsausgabe im unmittelbaren, wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem Unternehmen, liegt also eine betriebliche Veranlassung vor, ist sie von der Steuer absetzbar. Wenden Sie diese Regel beispielsweise auf eine Geldbuße infolge einer Ordnungswidrigkeit an, wird deutlich: Diese Ausgabe steht nicht in wirtschaftlichem Zusammenhang mit dem Betrieb und ist daher nicht abzugsfähig. Es gibt jedoch Fälle, in denen die Faustregel nicht ausreichend greift – diese müssen Verantwortlichen schlicht bekannt sein.

Keine Ausnahme bilden Personalkosten, Mieten oder Aufwendungen für den Einkauf von Waren hingegen. Alles ist notwendig, um den wirtschaftlichen Betrieb des Unternehmens aufrechtzuerhalten. Daher sind diese drei Ausgaben voll abzugsfähig.

Welche Arten von Betriebsausgaben gibt es?

Es gibt fünf Arten von Betriebsausgaben, nach denen Aufwendungen und Ausgaben klassifiziert werden. Neben sofort abzugsfähigen gibt es teilweise abzugsfähige, vorweggenommene, nachträgliche und nicht abzugsfähige Betriebsausgaben.

Was sind sofort/voll abzugsfähige Betriebsausgaben?

Aus Ihrer Sicht als Unternehmer oder Budgetverantwortlicher sind sofort abzugsfähige Betriebsausgaben die Aufwendungen, die am einfachsten zu buchen sind. Dazu zählen unter anderem Raumkosten und Personalkosten.

Diese unbeschränkt abzugsfähigen Kosten müssen in dem Kalenderjahr angesetzt werden, indem sie geleistet wurden. Der Fälligkeitstermin ist unerheblich. Dieses „Abflussprinzip“ ist in § 11 Abs. 2 Satz 1 des EstG geregelt.

Was sind teilweise abzugsfähige Betriebsausgaben?

Zu teilweise abzugsfähigen Betriebsausgaben zählen alle Aufwendungen, die nicht nach dem Abflussprinzip abgewickelt werden. In diese Kategorie fallen zum BEispiel die Ausgaben für den Kauf oder die Anschaffung von Maschinen, teurer Hardware oder Firmenfahrzeugen.

Diese werden gemäß der entsprechenden AfA-Tabelle (Abkürzung für „Absetzung für Abnutzungen“) jährlich mit Betrag x abgeschrieben und als Anlagevermögen von der Buchhaltung eingebucht.

Ebenfalls nur teilweise abzugsfähig sind zum Beispiel Bewirtungskosten und Geschenke für Kunden, Lieferanten und andere Geschäftspartner.

Was sind vorweggenommene Betriebsausgaben?

Als vorweggenommene Betriebsausgaben werden solche bezeichnet, die – wie der Begriff bereits beschreibt – vor der eigentlichen Geschäftstätigkeit anfallen. Dazu zählt z die Gewerbesteuer für Gründer. Auch Kosten für Weiterbildungen oder Fahrtkosten, die für die Gründung notwendig sind, fallen in diese Kategorie.

All diese Betriebsausgaben können von der Steuer abgesetzt werden. Sie müssen belegen, dass ein wirtschaftlicher Zusammenhang mit der später aufzunehmenden Tätigkeit besteht.

Was sind nachträgliche Betriebsausgaben?

Das Pendant zu vorweggenommenen sind die nachträglichen Betriebsausgaben. In dieses Feld fallen alle Aufwendungen, Ausgaben und Kosten, die nach der Schließung oder Beendigung eines Geschäfts / Unternehmens anfallen. Meist sind das vor allem Schuldzinsen.

Was sind nicht abziehbare Betriebsausgaben?

Es gibt eine Reihe von Betriebsausgaben, die Sie nicht abziehen dürfen. Diese sind in den Paragrafen 4, 5 und 9 des EstG geregelt. Dazu zählen unter anderem:

• Geschenke für Nicht-Mitarbeiter, die über 35 Euro liegen.
• Kosten für Jagd, Fischerei, Segel- und Motorjachten und ähnliche Ausgaben.
• Aufwendungen für die Fahrtwege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, sofern die gesetzlichen Pauschalen überschritten werden.
• Kosten für häusliche Arbeitszimmer.
• Geldbußen, Ordnungsgelder und Verwarnungsgelder.
• Zinsen, die infolge von hinterzogenen Steuern anfallen.

Auch Kosten, die Selbstständigen infolge ihrer Lebensführung entstehen, aber nicht dem Geschäftsbetrieb dienen, sind nicht abziehbar. Wenn Sie als selbstständiger Grafikdesigner zum Beispiel einen neuen Fernseher (eben für Ihre Lebensführung) kaufen, können Sie diesen nicht absetzen.

Die Ausnahme: Sie machen gegenüber dem Finanzamt klar, dass er für Ihre Tätigkeit notwendig ist. Das könnte zum Beispiel der Fall sein, wenn Sie Kunden empfangen und ihnen auf dem Fernseher Entwürfe zeigen. Dass eine solche Ausgabe anerkannt wird, ist aber eher unwahrscheinlich.

Welche Betriebsausgaben können uneingeschränkt abgezogen werden?

Folgende Betriebsausgaben sind uneingeschränkt abzugsfähig:

• Raumkosten,
• Materialkosten,
• Personalkosten (Gehälter, Löhne),
• Kosten von Dienstleistern,
• Versicherungen,
• Umsatzsteuervorauszahlungen,
• abzugsfähige Vorsteuern,
• Verwaltungskosten,
• Telefonkosten,
• Software- und Hardwarekosten,
• Kontoführungsgebühren,
• Weiterbildungskosten,
• Anwalts- und Steuerberaterkosten (Beratungskosten),
• Abschreibungen,
• Werbekosten.

Die Liste ist nicht vollständig und listet die bekanntesten Kostenträger eines Unternehmens auf. Für alle genannten Betriebsausgaben, mit Ausnahme der Abschreibungen, gilt das Abflussprinzip.

Welche Betriebsausgaben können nicht oder nur eingeschränkt werden?

Es gibt eine Reihe von Betriebsausgaben, die nicht oder nur beschränkt abzugsfähig sind. Dazu zählen besonders:

• Geschenke: Machen Sie Kunden Weihnachtsgeschenke oder schenken Sie Ihren Mitarbeitern etwas zum Geburtstag, gibt es eine Grenze zu beachten. Pro Jahr dürfen die zusammengerechneten Werte aller Geschenke 35 Euro nicht überschreiten. Diese Grenze ist eine Freigrenze. Bei Ausgaben von 36 Euro dürfen Sie nicht 35 Euro geltend machen, sondern die gesamten 36 Euro sind nicht abzugsfähig. Wichtig ist zu beachten, dass diese Grenze auf ein Jahr gilt. Machen Sie einem Kunden beispielsweise zu seinem Geburtstag im Januar ein Geschenk in Höhe von 20 Euro und zusätzlich zu Weihnachten eines in Höhe von 25 Euro, können Sie keine der Kosten geltend machen. Zusammengerechnet liegt der Betrag von 45 Euro über der Freigrenze von 35 Euro. Diese Regelungen sind in § 4 Abs. 5 Nr. 1 des EstG verankert.
• Bewirtung: Gehen Sie mit Kunden oder Mitarbeitern geschäftlich essen, sind die anfallenden Kosten nicht voll abzugsfähig. Die Vorsteuer darf zwar komplett abgezogen werden, von den Nettokosten jedoch dürfen nur 70 Prozent steuerlich geltend gemacht werden. Die restlichen 30 Prozent mindern den Gewinn nicht. Ein Beispiel: Sie gehen Essen und erhalten eine Rechnung über 119 Euro. Die Mehrwertsteuer in Höhe von 19 Euro machen Sie geltend. Die Nettokosten liegen bei 100 Euro – davon verrechnen Sie 70 Euro (70 Prozent) als abzugsfähige Betriebsausgabe. Auf das Konto „nicht abzugsfähige Betriebsausgaben“ werden die restlichen 30 Euro gebucht.
• Reisekosten: Auch Kosten, die im Zusammenhang mit betrieblichen Reisen entstehen, sind nicht vollständig abzugsfähig. Übernachtungs- und Fahrtkosten (gilt auch für öffentliche Verkehrsmittel sowie Parkgebühren) verursachen im Normalfall kein Aufsehen beim Finanzamt und sind voll abzugsfähig. Komplizierter wird es bei der Verpflegung. Hier gelten bestimmte Pauschalen (beispielsweise bei inländischen Reisen 14 Euro pro Tag), die Sie maximal als Betriebsausgabe deklarieren dürfen. Auch wenn die tatsächlichen Kosten höher liegen, können Sie sie nicht geltend machen. Noch komplexer wird es bei Reisen, die nur zu einem Teil geschäftlich sind. Hier muss entsprechend aufgeteilt werden (beruflich / privat). Ausnahme: Liegt der berufliche Anteil bei mindestens 90 Prozent, sind sämtliche Ausgaben als Betriebsausgabe absetzbar.

Diese der Fälle kommen beinahe in jedem Unternehmen vor, sind daher für Verantwortliche wichtig und werden vom Finanzamt auch regelmäßig geprüft. Auch die in vielen Unternehmen eingesetzten Dienst- und Firmenwagen für Mitarbeiter sind ein Sonderfall.

Wer beispielsweise als Selbstständiger oder Geschäftsführer einen Firmenwagen nutzt, kann die Kosten für den Kauf oder Leasingraten vollständig absetzen. Bei der Nutzung an sich jedoch wird zwischen betrieblich und privat unterschieden. Entweder ermitteln Sie die genaue Relation mit der Fahrtenbuch-Methode, alternativ wenden Sie die 1%-Regelung (bei Hybrid-Fahrzeugen 0,5 Prozent, bei reinen E-Fahrzeugen 0,25 Prozent) an. Hier wird eine Pauschale angesetzt und versteuert und Sie sparen sich das regelmäßige Erfassen aller Fahrten im Fahrtenbuch.

Was sind Betriebsausgabenpauschalen und welche gibt es?

Als Betriebsausgabenpauschale wird ein bestimmter Wert an Betriebsausgaben bezeichnet, den Selbstständige gegenüber dem Finanzamt angeben können. Dieser Betrag muss nicht weiter mit Belegen begründet werden.

Sie gilt allerdings nur für Tätigkeiten für:

• Hauptberuflich selbstständige Schriftsteller und Journalisten,
• nebenberuflich in den Bereichen Wissenschaft, Kunst und Schriftstellerei Tätige,
• nebenamtliche Lehr- und Prüfungstätigkeiten,
• Hebammen und Tagesmütter

Je nach Berufsgruppe können zwischen 25 und 30 Prozent der Betriebseinnahmen als Betriebsausgabenpauschale angegeben werden. Bei Tagesmüttern orientiert sich der Betrag an der Anzahl der betreuten Kinder und der Betreuungsdauer (beispielsweise 300 Euro pro Kind bei 40 Stunden Betreuung in der Woche).

Welche Betriebsausgaben kann eine GmbH absetzen?

Eine GmbH kann wie andere Kapitalgesellschaften sämtliche mit dem Unternehmen in Verbindung stehende Kosten absetzen, wodurch sich der Gewinn mindert. Dazu zählen bereits Notarkosten für die Gründung oder die anfallenden Gebühren für die Eintragungen ins Gewerbe- und Handelsregister.

Im Geschäftsbetrieb gelten für jede GmbH die gleichen Regelungen wie für andere Rechtsformen (siehe EstG).

Welche Betriebsausgaben kann Gewerbebetriebe absetzen?

Gewerbebetriebe können sämtliche Ausgaben, die teilweise oder voll abzugsfähig sind, von der Steuer absetzen. Selbst entstehende Kosten bei Gründung oder Abmeldung sind abzugsfähig, sie werden als vorweggenommene respektive nachträgliche Betriebsausgaben bezeichnet.

Wie müssen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden?

Wer seine Betriebsausgaben beim Finanzamt gewinnmindernd geltend machen möchte, muss das im gesetzlich festgelegten Rahmen tun. Je nach Rechtsform müssen Unternehmer entweder eine Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen oder eine Bilanz aufstellen.

Sämtliche Ausgaben müssen lückenlos dokumentiert und für das Finanzamt nachvollziehbar sein. Das gilt vor allem für Aufwendungen, die nur teilweise abzugsfähig sind. Dazu zählen beispielsweise Reisekosten und Bewirtungskosten. Hier müssen alle Belege vorhanden sein und die Anrechnungen nachvollziehbar sein.

Die sogenannte „Aufzeichnungspflicht“ ist in verschiedenen Vorschriften geregelt:

• in den GoBD: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“,
• in der Abgabenordnung (AO) in §§ 143 f.,
• im Umsatzsteuergesetz (UStG) in § 22 und
• im Einkommenssteuergesetz (EStG) in mehreren Paragrafen und Absätzen.

Was ist der Unterschied zwischen Werbungskosten und Betriebsausgaben?

Als Werbungskosten werden die Ausgaben bezeichnet, die Arbeitskräfte in nicht-selbstständiger Tätigkeit gegenüber dem Finanzamt geltend machen können. Dazu zählen beispielsweise Verpflegungskosten bei Dienstreisen, aber auch Kosten für Bewerbungsunterlagen, für die Anreise zu Vorstellungsgesprächen oder für die Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen.

Betriebsausgaben sind in der einfachen Betrachtung ähnliche Ausgaben – allerdings wird der Begriff nur im unternehmerischen Kontext verwendet. Sie sind in der Theorie unendlich hoch, während Werbungskosten für Angestellte „gedeckelt“ sind. Mehr als 1.250 Euro an Werbungskosten (Stand: Ende 2022) können Sie vor dem Finanzamt nicht geltend machen.