Aufbewahrungspflicht – was gilt für Unternehmen?

Was ist der Sinn und Zweck der Aufbewahrungspflicht?

Die Pflicht zur Aufbewahrung wichtiger Geschäftsdokumente und Steuerdokumente stellt zum einen die Sicherung dieser Daten dar. Zum anderen sorgt die Aufbewahrungspflicht für ein hohes Maß an Transparenz. Unternehmen können anhand der aufbewahrten Dokumente jederzeit finanzielle Transaktionen, Steuerzahlungen oder ihre wirtschaftliche Situation belegen.

Somit soll z.B. auch verhindert werden, dass Unternehmen wichtige Dokumente für die Steuerbehörde oder andere Dritte unterschlagen.

Für welche Dokumente gilt eine Aufbewahrungspflicht?

Grundsätzlich gilt die Aufbewahrungspflicht für alle steuerrelevanten Dateien. Wie lange welche Dokumente aufbewahrt werden müssen, regelt das Handelsgesetzbuch (HGB).

Demnach müssen Unternehmen nach § 257 Abs. 1 HGB folgende Dokumente aufbewahren:

1. Gruppe:

• Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Inventare, Lageberichte. Diese Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden.

2. Gruppe:

• Empfangene und gesendete Handelsbriefe digital oder analog, abrufbar und lesbar
• Belege für Buchungen nach §238 HGB digital oder analog, abrufbar und lesbar
• geschäftsrelevante Unterlagen digital oder analog, abrufbar und lesbar

Die in Kopie aufbewahrten Unterlagen müssen mit dem Original inhaltlich übereinstimmen. Das geben die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchhaltung vor.

Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Die Dauer der Aufbewahrungspflicht liegt zwischen sechs und zehn Jahren.

Handelsbücher, Jahresabschlüsse und die anderen Dokumente der ersten Gruppe müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Für alle anderen Unterlagen gilt eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren.

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in welchem das Dokument erstellt wurde bzw. das Dokument empfangen oder gesendet wurde.

Beispiele:

• eine Jahresbilanz aus 2019 muss ab dem 31.12.2019 zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
• eine empfangene Rechnung vom 2.4.2021 muss bis zum 31.12.2027 aufbewahrt werden

Wichtig: Hat eine Steuerprüfung begonnen, dürfen die Dokumente nicht vernichtet werden, auch wenn die Frist für die Aufbewahrungspflicht abgelaufen ist.

Für wen gilt die Aufbewahrungspflicht?

Die Aufbewahrungspflicht gehört zur steuerlichen und handelsrechtlichen Pflicht zur Buchführung und Aufzeichnung. Somit gilt die Aufbewahrungspflicht für alle Unternehmen oder Freelancer, die nach Steuer- und Handelsrecht zur Buchführung verpflichtet sind. Zu Buchführungspflicht sind u.a. Gewerbetreibende, deren Gewinngrenze bei 60.000 Euro liegt.

Die Details zur steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht finden sich in der Abgabenordnung (AO). Relevant für die Pflicht sind außerdem das Umsatzsteuergesetz sowie das Handelsgesetzbuch. Daneben kann es auch weitere Vorgaben zur Aufbewahrungspflicht geben, die z.B. in Berufsordnungen zu finden sind.

Wichtig: Auch Privatpersonen haben eine Aufbewahrungspflicht zu berücksichtigen. Sie gilt für Rechnungen oder Zahlungsbelege, die im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück stehen. Das können z.B. Rechnungen für Renovierungen oder den Gartenbau. Die Aufbewahrungspflicht beträgt zwei Jahre.

Wie müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Grundsätzlich müssen die aufbewahrten Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungsdauer lesbar sein. Für bestimmte Papiere wie Thermopapier gelten nach Umsatzsteuergesetz gesonderte Regelungen. Diese Dokumente müssen zusätzlich kopiert und mit dem Original aufbewahrt werden.

Wichtig: Unleserlich gewordene Dokumente dürfen später nicht „nachgebessert“ werden.

• Steuerrechtlich relevante Unterlagen, die im Original digital sind, müssen so aufbewahrt werden, dass sie maschinell ausgewertet werden können.
• Die Aufbewahrung der Original-Dokumente muss an einem sicheren Ort erfolgen, der vor Wasser, Feuer und Feuchtigkeit geschützt ist.
• Die Unterlagen müssen so aufbewahrt werden, dass ein sachverständiger Dritter leicht Zugang dazu erhalten kann. So kann es z.B. erforderlich sein, einen Plan aufzustellen, wo welches Dokument zu finden ist.
• Unterlagen dürfen auch digital aufbewahrt werden. Dann ist eine elektronische Signatur oder eine EDI-Übertragung empfohlen. So soll sichergestellt sein, dass die Unterlagen nicht gefälscht werden können.

Wo müssen die Unterlagen aufbewahrt werden? 

Die Abgabenordnung sieht vor, dass aufbewahrungspflichtige Unterlagen in Deutschland aufbewahrt werden. Das HGB hingegen macht keine Vorgaben zum Aufbewahrungsort, allerdings müssen Unternehmen die angeforderten Unterlagen in einer angemessenen Zeit vorlegen können.

Unternehmen können darüber hinaus bei der zuständigen Finanzbehörde beantragen, dass elektronische Bücher oder elektronische Dokumente auch außerhalb des Geltungsbereichs der AO aufbewahrt werden.

Für Rechnungen gilt, dass diese immer im Inland aufbewahrt werden müssen, wenn das Unternehmen seinen Sitz im Inland hat. Eine Ausnahme bilden digitale Rechnungen. Diese können auch außerhalb des Geltungsbereichs der AO aufbewahrt werden.

Was passiert, wenn Unternehmen gegen die Aufbewahrungspflicht verstoßen?

Unternehmen und Selbständige sollten zunächst im eigenen Interesse alle steuerlich und geschäftlich relevanten Daten aufbewahren. Denn in Steuerangelegenheiten liegt die Beweispflicht immer beim Steuerpflichtigen.

Wer gegen die Aufbewahrungspflicht verstößt, verstößt damit gegen seine Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten. Entsprechend können Finanzbehörden z.B. die Steuern schätzen, wenn entsprechende Unterlagen nicht vorgelegt werden können.

Bei Verletzung der Buchführungspflicht drohen unterschiedliche Konsequenzen. Bei Insolvenzstraftaten können fehlende Bücher strafrechtlich verfolgt werden. Darüber hinaus können Unternehmen wegen Urkundenunterdrückung belangt werden. Darüber hinaus können Buß- bzw. Strafgelder aufgrund von Ordnungswidrigkeiten erhoben werden.

Warum sollten Unternehmen die Aufbewahrungspflicht ernst nehmen?

Wer unternehmerisch tätig ist, sollte seinen Pflichten zur Aufbewahrung immer nachkommen. Zum einen haben Unternehmen Vorteile, wenn sie alle steuerrelevanten Dokumente aufbewahren und z.B. Belege für Steuervergünstigungen haben. Zum anderen können Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht empfindliche wirtschaftliche Konsequenzen haben. Es bietet sich immer an, sich von einem Steuerbüro oder anwaltlich beraten zu lassen, um alle Anforderungen an eine ordentliche Aufbewahrung zu erfüllen.