Aufbewahrungspflicht: Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Unternehmen?
- Definition: Was ist die Aufbewahrungspflicht für Unternehmen?
- Was ist die gesetzliche Grundlage der Aufbewahrungsfristen für Unternehmen?
- Für welche Unternehmen gilt die Aufbewahrungspflicht?
- Welche Dokumente müssen Unternehmen aufbewahren?
- Aufbewahrungsfristen: Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
- Wie müssen aufbewahrungspflichtige Unterlagen aufbewahrt werden?
- Wo müssen aufbewahrungspflichtige Unterlagen aufbewahrt werden?
- Welche Folgen hat ein Verstoß gegen die Aufbewahrungsfristen?
Definition: Was ist die Aufbewahrungspflicht für Unternehmen?
Die Aufbewahrungspflicht für Unternehmen bezeichnet die gesetzliche Verpflichtung, geschäftliche Unterlagen, Buchungsbelege, Rechnungen, Geschäftsbriefe und weitere Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Ziel dieser Pflicht ist die Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Buchführung sowie die Nachvollziehbarkeit geschäftlicher Transaktionen für steuerliche und rechtliche Prüfungen.
Für welche Unternehmen gilt die Aufbewahrungspflicht?
Die Aufbewahrungspflicht ist ein zentraler Bestandteil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten. Sie betrifft alle Unternehmen und Selbstständige, die nach den Vorgaben des Steuer- und Handelsrechts zur Buchführung verpflichtet sind. Dazu zählen insbesondere Gewerbetreibende, deren Gewinn die Grenze von 60.000 Euro übersteigt.
Welche Dokumente müssen Unternehmen aufbewahren?
Grundsätzlich unterliegen alle steuerlich relevanten Dokumente der Aufbewahrungspflicht. Dabei lassen sich die Unterlagen in zwei Gruppen einteilen, basierend auf den gesetzlichen Vorgaben
- Steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht (nach § 147 Abs. 1 AO)
- Handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht (nach § 257 Abs. 1 HGB)
1. Gruppe: Steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht
Unternehmen müssen folgende steuerlich relevante Dokumente aufbewahren:
- Buchungsbelege (z. B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen)
- Bücher und Aufzeichnungen (z. B. Kassenbuch, Kontoauszüge)
- Jahresabschlüsse (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung)
- Lageberichte
- Eröffnungsbilanzen
- Buchungsanweisungen
- Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen zur Buchführung
- Zollunterlagen (bei internationalem Handel)
- Steuerbescheide und Steuererklärungen
2. Gruppe: Handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht
Folgende handelsrechtliche Unterlagen müssen archiviert werden:
- Handelsbücher und sonstige Buchführungsunterlagen
- Inventare
- Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse (inkl. Anhang)
- Lageberichte
- Handelsbriefe (ein- und ausgehende Geschäftsbriefe)
- Buchungsbelege
- Verträge
Aufbewahrungsfristen: Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungspflichten für Unterlagen und Dokumente richten sich nach den gesetzlichen Vorgaben der Abgabenordnung (AO) und des Handelsgesetzbuches (HGB). Dabei wird zwischen zwei Aufbewahrungsfristen unterschieden:
- Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren
- Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren
1. Welche Unterlagen unterliegen der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist?
Folgende Dokumente und Unterlagen unterliegen einer 10-jährigen Aufbewahrungsfrist:
- Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Quittungen)
- Bücher und Aufzeichnungen
- Inventare
- Jahresabschlüsse (inkl. Gewinn- und Verlustrechnung)
- Lageberichte
- Eröffnungsbilanzen
- Zollunterlagen
2. Welche Dokumente unterliegen der 6-jährigen Aufbewahrungsfrist?
Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Dokumente und Unterlagen unterliegen der 6-jährigen Aufbewahrungsfrist, dazu zählen unter anderem:
- Handelsbriefe (ein- und ausgehende Geschäftsbriefe)
- Verträge und sonstige Geschäftskorrespondenz
- Unterlagen mit steuerlichem Bezug, die nicht zur 10-jährigen Frist gehören
Wie müssen aufbewahrungspflichtige Unterlagen aufbewahrt werden?
Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist in einem lesbaren und unveränderten Zustand erhalten bleiben, das bedeutet dass:
- Dokumente auf Thermopapier zusätzlich kopiert und gemeinsam mit dem Original archiviert werden müssen
- verblasste oder unleserliche Dokumente nachträglich nicht rekonstruiert oder ergänzt werden dürfen
- die Aufbewahrung der Originale an einem sicheren Ort erfolgen muss, der vor Wasser, Feuer und Feuchtigkeit geschützt ist
- ein sachverständiger Dritter leicht Zugang zu den Dokumenten erhalten kann
- steuerrechtlich relevante Unterlagen, die im Original digital sind, so aufbewahrt werden müssen, dass sie maschinell ausgewertet werden können
Wo müssen aufbewahrungspflichtige Unterlagen aufbewahrt werden?
Nach den Vorgaben der Abgabenordnung (AO) müssen aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen grundsätzlich in Deutschland archiviert werden. Unternehmen haben die Möglichkeit, bei der zuständigen Finanzbehörde eine Genehmigung zu beantragen, um elektronische Bücher und Geschäftsunterlagen auch außerhalb des Geltungsbereichs der AO zu speichern.
Das Handelsgesetzbuch (HGB) macht dagegen keine spezifischen Vorgaben zum Aufbewahrungsort der Geschäftsunterlagen, verlangt aber, dass Unternehmen die angeforderten Dokumente innerhalb einer angemessenen Frist vorlegen können.
Welche Folgen hat ein Verstoß gegen die Aufbewahrungsfristen?
Unternehmen und Selbstständige sind verpflichtet, ihre steuerrechtlich und handelsrechtlich relevanten Geschäftsunterlagen ordnungsgemäß zu archivieren. Eine lückenlose Aufbewahrung bringt nicht nur Vorteile bei steuerlichen Vergünstigungen, sondern schützt auch vor rechtlichen und wirtschaftlichen Konsequenzen.
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