Es kommt nicht selten vor, dass Kleinunternehmer beispielsweise einen Gebrauchtwagen als Firmenfahrzeug von einer Privatperson kaufen oder Selbstständige Waren über eBay beziehen. Die Kosten, die entstehen, sind Betriebsausgaben. Damit Sie den Abzug als Betriebsausgaben sicherstellen, müssen Sie Ausgaben aus dem Einkauf bei Privatpersonen jedoch beim Finanzamt glaubwürdig belegen und absetzen. Wie Sie den Abzug der Betriebsausgaben bei Kauf von Privat retten, lesen Sie in diesem Beitrag.
Wer als Firma bei einer Privatperson einkauft, beispielsweise bei einem privaten Ebay-Anbieter oder auf dem Flohmarkt, erhält in der Regel keine Rechnung über den Einkauf. Dies ist problematisch für Ihren Betriebsausgabenabzug – sowohl als Kleinunternehmer als auch Freiberufler. Denn jede geschäftliche Ausgabe muss rechtskonform dokumentiert werden, um steuerlich geltend gemacht zu werden. Vereinfach ausgedrückt: Ohne einen Beleg kann eine Firma die Kosten nicht als Betriebsausgabe geltend machen.
Beim Kauf als Firma von Privat ergeben sich allerdings oft folgende Situationen:
Statt einer Rechnung erhalten Sie eine formlose Quittung, die nur wenige Daten enthält, es wird beispielsweise der Erhalt des Betrags quittiert.
Sie erhalten nach einem privaten Kauf weder Rechnung noch Quittung. Dies ist vor allem bei Ebay-Käufen oder auch beim Gang zum Flohmarkt der Fall.
In beiden Fällen liegt keine rechtskonforme Rechnung über Ihren Einkauf vor, mit der Sie die Kosten als Betriebsausgaben abziehen können.
Betriebsausgaben bei Kauf von Privat sichern – mit Eigenbeleg
Egal, ob Sie eine unzureichende Quittung beim Kauf oder überhaupt keine Rechnung erhalten haben: Mit einem Eigenbeleg können Sie sich selbst einen rechtskonformen Beleg erstellen, der höchstwahrscheinlich vom Finanzamt anerkannt wird. Durch die Anfertigung eines Eigenbeleges können Sie also auch beim Kauf von Privat die Kosten als Betriebsausgaben abziehen.
Sollten bei einem Kauf von Privat wichtige Angaben auf der Quittung oder dem Beleg fehlen, erstellen Sie zum Abzug der Betriebsausgaben zusätzlich einen Eigenbeleg. Der Eigenbeleg unterstützt den Abzug der Betriebsausgaben, denn er enthält alle weiteren Daten. Wichtig ist, dass Sie beide Belege (die formlose Quittung und ihren eigenen Beleg) für Ihre Buchführung aufheben.
Bekommen Sie für Ihren Einkauf keinen Beleg, erstellen Sie einen Eigenbeleg zum Abzug der Betriebsausgaben.
Welche Angaben muss ein Eigenbeleg von Privat aufweisen?
Ein Eigenbeleg sollte mindestens die folgenden Angaben aufweisen:
Belegnummer
Höhe des Kaufbetrages
Verwendungszweck (oder Beschreibung des Kaufgegenstandes)
Datum des Kaufes
Name und Anschrift des Zahlungsempfängers
Grund für die Erstellung des Eigenbeleges
Ausstellungsdatum
Unterschrift des Austellers
Muster für Eigenbeleg beim Kauf als Firma von Privat
Das folgende Muster hilft Ihnen bei der Erstellung eines Eigenbelegs, wo der Zahlungsempfänger eine Privatperson darstellt:
Eigenbeleg
Belegnummer: 123
Betrag in Euro:
12 Euro
Verwendungszweck
Kauf von 5 unbenutzten Aktenordnern zur Büroorganisation
Datum des Einkaufes:
XX.XX.XXXX
Empfänger:
Max Mustermann, 01234 Musterstadt, Musterstraße 12
Grund für Eigenbeleg:
Barkauf auf einem Flohmarkt von einem privaten Anbieter, keine Rechnung ausstellbar, formlose Quittung angehängt
Datum: XX.XX.XXXX
Unterschrift:Vivien Vorlage
Muster für Eigenbeleg beim Kauf von Privat
Eigenbeleg erfordert Namen des Zahlungsempfängers
Mit Blick auf die Pflichtangaben und das Muster des Eigenbeleges wird deutlich, dass der Name des Verkäufers für eine vollständige Dokumentation bekannt sein muss.
Bei Einkäufen von Privatpersonen über Ebay ist dies in der Regel auch kein Problem Schließlich hat jeder Verkäufer, der zum Beispiel über Ebay Ware anbietet, ein Mitgliedskonto. Es ist nicht möglich, dieses Konto über einen Decknamen zu führen. Deshalb finden Sie hier den Namen, die aktuelle Adresse, die Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
Kaufen Sie auf eBay ein, haben Sie also immer die erforderlichen Daten, die Sie zum Abzug der Betriebsausgaben benötigen. Zudem ist der Gegenstand, den Sie erwerben, im Internet beschrieben. Davon können Sie sich ein Ausdruck erstellen.
Schwierig wird es allerdings bei Flohmärkten, wo der Verkäufer in der Regel keine Quittung erstellt. Sie bezahlen direkt bei Ihrem Einkauf, erhalten als Gegenwert sofort den gekauften Gegenstand und kennen weder Namen noch Anschrift des Verkäufers.
In diesem Fall müssen Sie also anders vorgehen.
Unbekannter Privat-Verkäufer – wie Eigenbeleg erstellen?
Sollte bei Kauf von Privat der Verkäufer unbekannt sein, also weder Name noch Anschrift vorliegen, wird es mit einem Eigenbeleg schwieriger. Schließlich sollte diese die Kontaktdaten des Empfängers beinhalten. Dennoch empfiehlt sich auch hier der Versuch eines Eigenbeleges. Anstatt jeden einen Namen anzugeben, können Sie von „unbekannt“ sprechen. Je nach Höhe des Kaufbetrages, der Plausibilität des Eigenbeleges und des gekauften Gegenstandes könnte das Finanzamt auch einen solchen Beleg akzeptieren.
Wie folgt könnte ein Eigenbeleg mit unbekanntem Privat-Verkäufer aussehen:
Eigenbeleg
Belegnummer: 124
Betrag in Euro:
16 Euro
Verwendungszweck
Kauf eines Aktenschrankes
Datum des Einkaufes:
XX.XX.XXXX
Verkäufer:
unbekannt
Grund für Eigenbeleg:
Besuch des Flohmarktes Mustermarkt in Musterstadt, am Mustergarten 6, Kauf per Barzahlung
Datum: XX.XX.XXXX
Unterschrift: Vivien Vorlage
Muster für Eigenbeleg beim Kauf von unbekannten Privat-Verkäufer
Tipp: Bitten Sie auch bei Kauf von Privat um Beleg
Wenn Sie Namen und Anschrift der Privatperson kennen, die Ihnen den Gegenstand verkauft hat, kann das Finanzamt Ihnen den Abzug der Betriebsausgaben nicht streichen.
In diesem Fall haben Sie jedoch kein Dokument, das belegt, dass Sie den Gegenstand tatsächlich bei einer Privatperson gekauft haben und dafür Geld bezahlt hatten. Kommt dies in Ihrem Unternehmen häufig vor, kann das Finanzamt den Abzug der Betriebsausgaben genauer überprüfen.
Falls möglich, sollten Sie deshalb auch beim Privateinkauf immer auf die Ausstellung eines Belegs bestehen, um den Abzug der Betriebsausgaben erst gar nicht in Frage zu stellen.
Als Firma von Privat kaufen – Vorsteuerabzug entfällt
Als Unternehmer ziehen Sie normalerweise die Umsatzsteuer, die Ihnen von einem anderen Unternehmer in Rechnung gestellt wird als Vorsteuer ab. Diese Möglichkeit haben Sie immer dann, wenn Sie eine Rechnung erhalten, die alle Anforderungen des § 14 Abs. 4 UStG erfüllt. Kaufen Sie bei Privatpersonen ein, ist ein Abzug der Vorsteuer nicht möglich, weil Privatpersonen keine Umsatzsteuer ausweisen dürfen.
Wichtig: Verkauft der eBay-Händler Gegenstände von Privatkunden im eigenen Namen, entstehen Umsätze, die grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig sind. Weist der Händler Vorsteuer aus, dürfen Sie die Vorsteuer selbstverständlich ziehen. In den meisten Fällen wird der eBay-Händler, der Gegenstände von Privatpersonen verkauft, jedoch die Differenz-Besteuerung wählen, weil er so nur Umsatzsteuer für die Differenz zwischen Einkauf und Verkauf versteuern muss. In diesem Fall werden Sie in seiner Rechnung keine Umsatzsteuer finden, und Sie können auch keine Vorsteuer ziehen.
Ist der Händler ein umsatzsteuerlichen Kleinunternehmer, weist er ebenfalls keine Vorsteuer aus. Der Abzug der Vorsteuer entfällt auch für Sie.
Erwerben Sie Artikel bei einem professionellen Anbieter, können Sie hingegen die Vorsteuer-Steuer ziehen und benötigen dazu das Original einer ausgedruckten Rechnung.
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