Geringwertige Wirtschaftsgüter abschreiben – so geht’s

Was sind geringwertige Wirtschaftsgüter?

Bei einem  geringwertigen Wirtschaftsgut (GWG) handelt es sich nach Paragraph 6 des Einkommensteuergesetzes (EStG) um einen nutzbaren, beweglichen und abnutzbaren Gegenstand, der zum Anlagevermögen eines Unternehmens gezählt werden kann. Die Herstellungs- und Anschaffungskosten eines GWG dürfen 800 Euro netto nicht überschreiten.

Selbständig nutzbar ist ein GWG, wenn es seinem Zweck nach ohne zusätzliche Geräte verwendet werden kann. Als selbständig nutzbar gilt z.B. ein Mobiltelefon. GWG sind beweglich, deshalb sind z.B. Gebäude oder Grundstücke davon ausgeschlossen. Darüber hinaus muss ein GWG Abnutzungserscheinungen aufweisen können. Entsprechend gilt Software allgemein nicht als geringwertiges Wirtschaftsgut.

Was ist die gesetzliche Grundlage von geringwertigen Wirtschaftsgütern?

Die gesetzliche Grundlage zur Abschreibung von Wirtschaftsgütern von geringem Wert bildet § 6 Abs. 2 EStG. Hier heißt es, dass GWGs, die zu einer selbständigen Nutzung fähig sind, im Jahr ihrer Anschaffung in voller Höhe abgeschrieben werden können. Die Regelung betrifft zunächst die Gewinnermittlung bzw. Einkünfte nach § 2 Abs. 2 Nr. 1 EStG und gilt damit für Steuerpflichtige, die einen steuerpflichtigen Gewinn im Inland ermitteln müssen.

Welchen Nutzen haben geringwertige Wirtschaftsgüter? 

Betriebsmittel müssen von Unternehmen in einer eigenen Kartei als Anlagen geführt werden. Dort werden der Anschaffungspreis sowie die voraussichtliche Nutzungsdauer aufgeführt. Doch gerade kleinere Wirtschaftsgüter könnten diese Dateien ins Unermessliche wachsen lassen, wenn z.B. Stifte, Druckerpapier oder Briefumschläge als Anlage dokumentiert werden müssten.

Aus diesem Grund wurde die Gruppe der geringwertigen Wirtschaftsgüter geschaffen. Sie ermöglichen Unternehmen eine einfachere Buchhaltung sowie eine vereinfachte Abschreibung. So können geringwertige Wirtschaftsgüter in der Regel sofort und nicht wie herkömmliche Wirtschaftsgüter über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Durch die Sofortabschreibung entfällt außerdem eine umständliche Schätzung der Nutzungsdauer über die AfA-Tabelle.

Durch die Sofortabschreibung profitieren Unternehmen außerdem steuerlich besser, weil die geringwertige Wirtschaftsgüter direkt den Gewinn und somit die Steuerlast reduzieren.

Beispiele für geringwertige Wirtschaftsgüter

Zu geringwertigen Wirtschaftsgütern in Unternehmen zählen u.a.

• Küchengeräte wie Kaffeemaschinen
• Dekorationsobjekte wie Bilder
• Kleines Mobiliar wie Aufbewahrungskisten
• Datenträger wie CDs oder USB-Sticks
• Werkzeuge
• Büroeinrichtung wie Schreibtischlampen oder Papierkörbe
• Bürotechnik wie Diktiergeräte oder Telefone

Nicht zu den GWG zählen dahingegen, Produkte, die nur zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern verwendet werden können. Das sind z.B.:

• Computermonitore
• Desktop-PCs
• Einzelne Leuchten eines Beleuchtungssystems
• Computermaus

Grundsätzlich ist es schwer, mehrteilige Wirtschaftsgüter als GWG einzustufen. So könnte das Finanzamt z.B. argumentieren, dass die Teile nur als Einheit zu sehen und jeweils aufeinander angewiesen sind. Unternehmen müssen in diesem Fall gute Argumente vorlegen, warum ein mehrteiliges Wirtschaftsgut als GWG gezählt werden kann.

Fällt Software unter die Kategorie GWG? 

Software zählt zwar nicht zu den materiellen Wirtschaftsgütern. Dennoch können sogenannte Trivialprogramme als GWG abgeschrieben werden. Dabei handelt es sich um Software, die Datenbestände speichert, z.B. ein digitales Nachschlagewerk. Trivialprogramme dürfen den Wert von 800 Euro nicht überschreiten, um als GWG bewertet zu werden.

Aufwändiger programmierte Spezialsoftware kann bis zu einem Wert von 1.000 Euro noch als GWG abgeschrieben werden, obwohl auch diese weder material noch beweglich ist. Liegt der Preis allerdings höher, ist nur eine Abschreibung über drei bis fünf Jahre als immaterieller Vermögensgegenstand möglich.

Wie liegt die preisliche Begrenzung bei GWG?

Die preisliche Begrenzung für GWG beruht auf den Nettoanschaffungskosten. Diese lassen sich sofort als Betriebsausgabe absetzen, unabhängig vom möglichen Vorsteuerabzug. Um die Nettoanschaffungskosten zu ermitteln, werden vom Bruttopreis folgende Punkte abgezogen:

• Umsatzsteuer
• Skonto und Rabatte
• Zuschüsse
• Rücklagen für Ersatz
• Investitionsabzugsbeträge

Entsprechend kann der Bruttobetrag eines Wirtschaftsguts auch über 800 Euro liegen, damit es noch als GWG abgeschrieben werden kann.

Wie schreiben Sie geringwertige Wirtschaftsgüter richtig ab?

Steuerlich lassen sich GWG von Gewerbebetrieben und Selbständigen auf drei verschiedene Weisen abschreiben:

1. Sofortabschreibung: Diese ist möglich bei Netto-Anschaffungskosten bis zu 250 Euro. Die steuerliche Abschreibung erfolgt dann direkt als Betriebsausgabe.
2. Sofortabschreibung oder Poolabschreibung: Ab einem Preis von 250,01 bis zu 800 Euro können sich Unternehmer oder Selbständige zwischen zwei Abschreibungsmodellen entscheiden. In beiden Fällen muss ein sogenanntes „GWG-Verzeichnis“ angelegt werden. Darin müssen der Tag der Anschaffung bzw. Herstellung oder alternativ die Einlage ins Betriebsvermögen sowie die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten aufgeführt werden. Unternehmen müssen kein GWG-Verzeichnis anlegen, wenn alle Angaben aus der eigenen Buchführung nachvollziehbar sind. So kann z.B. ein Buchungskonto ein GWG-Verzeichnis ersetzen.
3. Poolabschreibung oder Regelabschreibung: Ab 800,01 bis 1.000 Euro haben Gewerbetreibende und Freelancer die Wahl zwischen Poolabschreibung oder der regulären Abschreibung über die AfA-Tabelle.

Wie funktioniert die Poolabschreibung?

Für die Poolabschreibung bilden Unternehmen einen sogenannten „Sammelposten“. Dort werden alle im Geschäftsjahr gekauften oder hergestellten GWG gesammelt, deren Netto-Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten zwischen 250,01 und 1.000 Euro liegen. Dieser gesamte Pool wird dann über die Dauer von fünf Jahren abgeschrieben. Ändert sich etwas am Bestand des Pools, z.B. durch Verkauf eines GWG, wirkt sich das nicht auf die laufende Poolabschreibung aus.

Sobald sich ein Unternehmen für eine Poolabschreibung entscheiden hat, ist keine Sofortabschreibung mehr für die im Pool enthaltenen GWG möglich.

In der Regel bietet sich die Poolabschreibung vor allem dann an, wenn Unternehmen sehr viele Wirtschaftsgüter mit Netto-Kosten zwischen 800 und 1.000 Euro anschaffen. Liegen die Anschaffungskosten darunter, kann sich eine Sofortabschreibung steuerlich eher lohnen, da das Unternehmen dann schneller wieder über liquide Mittel verfügt.

Was ist bei geringwertigen Wirtschaftsgütern zu beachten?

Um steuerlich und wirtschaftlich von der GWG-Abschreibung zu profitieren, müssen Unternehmen und Selbständige genau erfassen, welche ihrer Anschaffungen überhaupt als GWG zählen. Im nächsten Schritt muss dann abgewogen werden, welche Variante der Abschreibung in Frage kommt. An dieser Stelle kann die Beratung bzw. die Bearbeitung durch ein Steuerbüro von Vorteil sein. Steuerberater können gemeinsam mit dem Unternehmen die günstige Abschreibungsvariante ermitteln. Gerade bei Wirtschaftsgütern mit einem Wert zwischen 250 und 1.000 Euro kann sowohl die Sofortabschreibung als auch die Poolabschreibung Vorteile bringen.