Software: Abschreibung für Unternehmen – Regeln und Beispiele

Was bedeutet Abschreibung?

Der Begriff der Abschreibung stammt aus dem Rechnungswesen. Er beschreibt das Erfassen und Verrechnen von Wertminderungen, die bei Wirtschaftsgütern vorgenommen werden. Im Bereich Finanzen und Steuern sind Abschreibungen und die dazugehörigen AfA-Tabellen (Absetzung für Abnutzung) ein zentrales Element. Klassische Beispiele für Wirtschaftsgüter, die abgeschrieben werden, sind Maschinen, Fahrzeuge oder Gebäude.

Der Hintergrund: In der Steuerbilanz eines Unternehmens sorgt das für regelmäßige Ausgaben aus steuerlicher Sicht. Gerade große Investitionen sorgen so nicht in einem einzelnen Jahr für einen Verlust, sondern werden über x Jahre verbucht, mindern den Gewinn in diesen Jahren und sorgen so für eine gesenkte Steuerlast.

Kann Software abgeschrieben werden?

Software, die Sie als Unternehmer oder Verantwortlicher anschaffen, kann abgeschrieben werden. Die rechtlichen Grundlagen rund um die Nutzungsdauer, Sofortabschreibung und Abschreibungsdauer haben sich in den vergangenen Jahren maßgeblich verändert. Verantwortlich für die Bestimmungen rund um die Software- und auch Hardware-Abschreibung ist die Finanzverwaltung, genauer gesagt das Bundesministerium der Finanzen (BMF).

Das BMF betrachtet in diesem Zusammenhang Computerhardware (vereinfacht: Hardware) und Trivial-, System- und Anwendersoftware (vereinfacht: Software) gemeinsam. Als Computerhardware werden grob zusammengefasst sämtliche Computer, Laptops, Datenverarbeitungsgeräte, Speichergeräte und das jeweilige, notwendige Zubehör betrachtet.

Software beschreibt Programme, mit denen Sie tagtäglich arbeiten. In diese Kategorie fällt sämtliche Software von ERP- und CRM-Systemen über einfache Tabellenverarbeitungsprogramme bis hin zu komplexen und eigens entwickelten Unternehmenssystemen. Hier gibt es je nach Form und Zweck der Dateneingabe steuerliche Unterschiede in der Art der Software, auf die wir später genauer eingehen.

Bis 2021 konnten solche Softwarelösungen als Wirtschaftsgüter im Normalfall (Ausnahme: geringwertige Wirtschaftsgüter) lediglich über eine Nutzungsdauer von drei respektive fünf Jahren mit den entsprechenden Abschreibungsmethoden abgeschrieben werden. In den Jahren 2021 und 2022 wurden diese Regelungen vom BMF angepasst. Seitdem ist auch eine Abschreibung über ein Jahr möglich.

Welche Arten von Software müssen unterschieden werden?

Vor der Abschreibung einer Software muss deren Art geklärt werden. In Betrieben sind verschiedene Software-Formen im Einsatz – zumindest gemäß der Definition der rechtlichen Grundlagen. Die entsprechende Regelung unterscheidet drei Software-Arten:

1. Trivialsoftware
2. Anwendungssoftware
3. Systemsoftware

Was ist Trivialsoftware?

Der Name lässt es bereits vermuten: Trivialsoftware beschreibt alle Programme, die absoluter Standard in ihrem Bereich sind und von Unternehmen jeder Branche genutzt werden. Das können beispielsweise Textverarbeitungs- oder Grafikprogramme sein. Sie zeichnen sich durch einen niedrigen Preis und eine hohe Auflage aus.

Wichtig: Laut Finanzverwaltung sind Trivialprogramme materielle Wirtschaftsgüter. Die anderen beide Software-Formen hingegen sind immaterielle Wirtschaftsgüter.

Was ist Anwendungssoftware?

Als Anwendungssoftware werden spezifische Programme bezeichnet, die für die Ausübung des Jobs notwendig sind. Für technische Zeichner ist es beispielsweise eine CAD-Software, für das Lagermanagement eines Unternehmens ein ERP-System oder für die Buchhaltung eine spezielle Buchhaltungssoftware.

Zudem werden zwei Formen der Anwendungssoftware unterschieden. Jene Software, die standardisiert ist (Standardsoftware), sowie jene, die auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten wird (Individualsoftware).

Was ist Systemsoftware?

Unter Systemsoftware versteht die Finanzverwaltung die Software, die die Hardware steuert. Das sind beispielsweise Betriebssysteme.

Wie kann Software abgeschrieben werden?

Um Software abzuschreiben, ist eine Definition nach Software-Art erforderlich. Dann haben Unternehmen eine Art Wahlrecht, die Software entweder über ein Jahr (neue Regelung des BMF) oder wie bisher über drei respektive fünf Jahre abzuschreiben.

Möglichkeiten der Software-Abschreibung

In der Praxis werden verschiedene Arten der Abschreibung unterschieden – von der linearen über die degressive bis hin zur kombinierten oder progressiven sowie der Sofortabschreibung gibt es vielerlei Möglichkeiten. Das gilt allgemein, aber auch im Bereich der Software. Grundlage bildet jederzeit das Einkommenssteuergesetz (EStG).

Vereinfacht zusammengefasst gibt es folgende Möglichkeiten der Software-Abschreibung:

• Anschaffungskosten bis 250 Euro: Sie können entweder eine Sofortabschreibung vornehmen oder linear abschreiben. Bei der linearen Abschreibung wird gemäß § 7 EStG die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer zugrunde gelegt.
• Anschaffungskosten zwischen 250 und 800 Euro: Bei dieser Preisspanne können Sie entweder linear abschreiben, die Sofortabschreibung wählen oder einen Sammelposten bilden.
• Anschaffungskosten zwischen 800 und 1.000 Euro (bei Trivialsoftware): Sie haben erneut ein Wahlrecht – entweder schreiben Sie linear ab und wählen den Sammelposten.
• Anschaffungskosten über 1.000 Euro: Hier müssen Sie linear abschreiben, Grundlage bildet die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer.

Alle genannten Kosten sind netto (ohne Berücksichtigung der Umsatzsteuer). Mit der bereits angesprochenen Änderung des BMF im Jahr 2021 und der angepassten Fassung von 2022 haben Sie als Unternehmer zudem eine weitere Möglichkeit. Sie haben das Wahlrecht, Software auch über ein Jahr abzuschreiben, was der Sofortabschreibung ähnlich kommt.

Die exakten Regelungen des Bundesministeriums für Finanzen sind in einem Schreiben im Februar 2022 veröffentlicht worden. Die wichtigsten Punkte daraus:

• Auch Wirtschaftsgüter, die über ein Jahr abgeschrieben werden, unterliegen § 7 Abs. 1 EStG. Technisch gesehen ist diese Art der Abschreibung keine neue Abschreibungsmethode und auch keine Sofortabschreibung.
• Die Abschreibung einer Software muss auch bei einer Nutzungsdauer von einem Jahr „im Zeitpunkt der Anschaffung oder Herstellung, mithin bei Fertigstellung“ beginnen.

Im Schreiben definiert das BMF zudem, welche Systeme und Programme genau unter die Begriffe Hardware und Software fallen.

Wie lange muss Software abgeschrieben werden?

Je nach Art der Software unterscheidet sich die Dauer der Abschreibung. So wird Trivialsoftware mit Kosten bis zu 150 Euro als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) sofort als Kostenpunkt verbucht. Trivialsoftware bis 800 Euro kann am Ende des Anschaffungsjahres abgeschrieben werden.

Handelsübliche Software wird gemäß AfA-Tabelle mit drei Wirtschaftsjahren abgeschrieben, sofern nicht die neue Option über ein Jahr genutzt wird. Liegt hingegen eine individuell programmierte Software vor, kann diese laut AfA über fünf Jahre abgeschrieben werden.

Eine Besonderheit stellt Software dar, die in Kombination mit Hardware kommt. Diese sind laut EStG gemeinsam zu betrachten, es gilt die AfA-Tabelle für Software.

Software: Beispiele für Abschreibung aus der Praxis

Die Abschreibung von Software sorgt – erst recht seit den veröffentlichten Schreiben des BMF – immer wieder für Fragen. Um Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten praktisch näherzubringen, finden Sie in der folgenden Tabelle einige Beispiele.