Betriebsprüfung – alle Fragen beantwortet!

Was ist eine Betriebsprüfung?

Eine Betriebsprüfung ist ein Verfahren, bei dem das Finanzamt die finanziellen Aufzeichnungen und Steuererklärungen eines Unternehmens überprüft, um sicherzustellen, dass alle steuerlichen Verpflichtungen ordnungsgemäß erfüllt wurden.

Diese Prüfung dient der Überprüfung der Richtigkeit der Angaben und der Einhaltung steuerlicher Vorschriften.

Welche Arten von Betriebsprüfungen gibt es?

Es gibt nicht nur eine Art von Betriebsprüfung, sondern gleich mehrere. Folgende Arten werde unterschieden:

Gründe für eine Betriebsprüfung

Eine Betriebsprüfung kann aus verschiedenen Gründen durchgeführt werden, um die Einhaltung der steuerlichen Verpflichtungen und Rechte eines Unternehmens sicherzustellen. Dazu gehören:

Diese Gründe verdeutlichen, dass Betriebsprüfungen dazu dienen, die Integrität des Steuersystems zu wahren und sicherzustellen, dass Unternehmen ihre steuerlichen Verpflichtungen gemäß den geltenden Gesetzen erfüllen.

Welche Rechte hat ein Unternehmen bei einer Betriebsprüfung?

Während einer Betriebsprüfung hat ein Unternehmen mehrere Rechte, die dazu dienen, einen fairen und transparenten Prüfungsprozess sicherzustellen. Dazu gehören:

Diese Rechte sollen sicherstellen, dass der Prüfungsprozess fair, transparent und im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen verläuft und gleichzeitig die Interessen des geprüften Unternehmens gewahrt werden.W

Was sind die Pflichten des Unternehmens bei einer Betriebsprüfung?

Während einer Betriebsprüfung hat ein Unternehmen bestimmte Pflichten, die dazu beitragen, einen reibungslosen und korrekten Prüfungsprozess zu gewährleisten. Diese Pflichten umfassen:

Diese Pflichten gewährleisten eine ordnungsgemäße und transparente Prüfung, bei der das Unternehmen aktiv zur Aufklärung beiträgt und sicherstellt, dass seine steuerlichen Angelegenheiten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen behandelt werden.

Welche Folgen drohen, wenn Sie sich weigern?

Wenn ein Unternehmen den Aufforderungen des Prüfers nicht nachkommt, können verschiedene negative Folgen eintreten. Dies kann zu Kürzungen von Betriebsausgabenabzügen oder Zuschätzungen von Betriebseinnahmen führen. Des Weiteren könnte der Betriebsprüfer Verzögerungsgelder festsetzen, wenn angeforderte Unterlagen nicht vorgelegt werden.

Checkliste – Betriebsprüfung richtig vorbereiten

Vor einer Betriebsprüfung ist eine gründliche Vorbereitung essenziell. Unternehmen sollten alle relevanten Unterlagen ordentlich aufbewahren, um sie bei Bedarf vorlegen zu können. Zudem ist es ratsam, sich über die eigenen Rechte und Pflichten während der Betriebsprüfung zu informieren.

Die folgende Checkliste hilft Ihnen bei der Vorbereitung:

Betriebsprüfung: Was tun, wenn Unterlagen weg sind?

Wenn Unterlagen für die Betriebsprüfung weg oder angeforderte Belege einfach nicht mehr auffindbar sind, sollten Sie dies dem Finanzamt umgehend mitzuteilen. Denn wenn Sie nicht auf wiederholte Mahnungen reagieren, hat der Prüfer des Finanzamts die Befugnis, ein Verzögerungsgeld in Höhe von mindestens 2.500 Euro festzulegen.

Eine Chance, um zumindest den Betriebsausgabenabzug für fehlende Steuerbelege zu sichern, besteht darin, einen Eigenbeleg auszustellen. In diesem Eigenbeleg dokumentieren Sie schriftlich

• an wen,
• aus welchem Grund,
• zu welchem Zeitpunkt und
• in welcher Höhe

Sie Zahlungen getätigt haben. Es besteht aber kein Anspruch darauf, dass das Finanzamt solche Eigenbelege wie originale Steuerbelege anerkennt.

Experten-Tipps von Steuerprofis: Eigenbelege sind glaubwürdiger, wenn es eben kaum welche gibt. Sind alle Steuerbelege vorhanden und nur ein Beleg – von geringem Wert – fehlt, ist es wahrscheinlicher, dass der Eigenbeleg anerkennt wird. Zugleich ist darauf zu achten, dass der Eigenbeleg korrekt und allen erforderlichen Inhalten ausgefüllt ist. Es ist ebenfalls entscheidend, dass für das Finanzamt deutlich erkennbar ist, dass es sich bei diesem Dokument um einen „Eigenbeleg“ handelt.

Es ist wichtig zu beachten, dass ein Eigenbeleg für betriebliche Ausgaben niemals den originalen Steuerbeleg ersetzt. Mit einem Eigenbeleg können Sie lediglich den Betriebsausgabenabzug sichern, jedoch niemals die Vorsteuererstattung.

Aufbau und Inhalte eines Eigenbeleges

Extra-Expertentipp von den Steuerprofis: Eigenbelege gewinnen an besonderer Glaubwürdigkeit, wenn Sie Ihre Zahlung mittels Überweisung getätigt haben und dem Eigenbeleg eine Kopie Ihres Bankauszugs beifügen. Dies wird noch effektiver, wenn Sie zusätzlich einen Zeugen haben, den das Finanzamt im Zweifelsfall im Rahmen einer Informationsanfrage kontaktieren kann. Auf diese Weise sollte es möglich sein, den Betriebsausgabenabzug zu erhalten, selbst wenn Steuerbelege fehlen.

Steuerbelege durch äußere Einflüsse zerstört: Was sind die Folgen?

Falls Sie dem Finanzamt die angeforderten Steuerbelege nicht vorlegen können, weil sie infolge einer Naturkatastrophe wie Hochwasser oder Sturm zerstört wurden oder aufgrund von Diebstahl oder Brand nicht mehr verfügbar sind, besteht die Möglichkeit, auf die Kulanz des Finanzamts zu hoffen. In der Regel sollten Sie in solchen Ausnahmesituationen steuerlich nicht benachteiligt werden im Vergleich zu anderen Unternehmern.

Es ist jedoch von großer Bedeutung, den Verlust der Steuerbelege umgehend zu melden. Es wirkt wenig glaubwürdig, wenn Sie den Verlust dieser Dokumente aufgrund von Naturkatastrophen oder ähnlichen Ereignissen erstmals dann melden, wenn das Finanzamt eine externe Prüfung in Ihrem Betrieb ankündigt.

Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?

Natürlich, hier ist eine schrittweise Erklärung zum typischen Ablauf einer Betriebsprüfung:

1. Ankündigung der Prüfung: Die Finanzbehörde kündigt die Betriebsprüfung offiziell an und nennt den Prüfungszeitraum.
2. Bereitstellung von Unterlagen: Das Unternehmen stellt alle relevanten Buchhaltungsunterlagen, Finanzdaten und Dokumente zur Verfügung, die für die Prüfung benötigt werden.
3. Durchführung der Prüfung: Die Prüfer der Finanzbehörde überprüfen sorgfältig die Buchführung und Finanzdaten des Unternehmens, um steuerliche Genauigkeit sicherzustellen.
4. Analyse von Geschäftstransaktionen: Die Prüfer analysieren die Geschäftstransaktionen auf Fehler, Unstimmigkeiten oder potenzielle steuerliche Abweichungen.
5. Unternehmensantwort: Während der Prüfung hat das Unternehmen das Recht, Fragen zu beantworten und Erklärungen zu Unstimmigkeiten abzugeben.
6. Prüfungsbericht: Nach Abschluss der Prüfung wird ein detaillierter Prüfungsbericht erstellt. Dieser enthält die Ergebnisse der Prüfung, identifizierte Fehler oder Abweichungen und ggf. erforderliche Maßnahmen seitens des Unternehmens.
7. Unternehmensreaktion: Das Unternehmen kann auf Grundlage des Prüfungsberichts etwaige Ungenauigkeiten korrigieren und erforderliche Anpassungen vornehmen. Es hat auch das Recht, Einsprüche gegen festgestellte Steuernachzahlungen oder Bußgelder einzulegen.
8. Abschluss der Prüfung: Nach der Reaktion des Unternehmens schließt die Finanzbehörde die Prüfung ab und teilt dem Unternehmen die endgültigen steuerlichen Konsequenzen mit.

Das Hauptziel einer Betriebsprüfung ist es, sicherzustellen, dass das Unternehmen seine steuerlichen Verpflichtungen in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen erfüllt und seine steuerlichen Rechte angemessen wahrnimmt.

Was ist die Abschlussbesprechung einer Betriebsprüfung?

Sobald die Prüfungshandlungen abgeschlossen sind, folgt das Abschlussgespräch. Im Rahmen dessen werden sämtliche Feststellungen des Prüfers erneut aufgegriffen. Eine Abschlussbesprechung während einer Betriebsprüfung erweist sich als besonders nützlich, wenn es Diskussionspunkte gibt, bei denen eine Kompromisslösung gefunden werden kann – eine Lösung, die sowohl Ihnen als auch dem Betriebsprüfer gerecht wird. Anders ausgedrückt, innerhalb einer Abschlussbesprechung können potenzielle Steuernachzahlungen durch geschickte Verhandlungsstrategien und überzeugende Argumentation minimiert werden.

Es empfiehlt sich, einen Steuerberater stets in die Abschlussbesprechung einzubeziehen, da dessen Fachkenntnisse dazu beitragen können, eine möglichst steueroptimierte Kompromisslösung auszuhandeln. Wenn die Beziehung zwischen Betriebsprüfer und Unternehmer angespannt und gereizt ist, kann es ebenso sinnvoll sein, den Vorgesetzten des Prüfers einzubeziehen, indem Sie um dessen Teilnahme an der Abschlussbesprechung bitten. Oftmals verfügen Sachgebietsleiter über eine objektivere Perspektive und sind eher gewillt, Kompromisse einzugehen, als dies bei den Betriebsprüfern der Fall sein könnte.

Auch die Möglichkeit einer tatsächlichen Verständigung kann in Betracht gezogen werden, um weitere Betriebsprüfungen zu vermeiden.

10 Tipps für eine gelungene Betriebsprüfung

Die nachfolgenden 10 Tipps sollen Unternehmen dabei unterstützen, sich auf eine Betriebsprüfung vorzubereiten und den Prüfungsprozess erfolgreich zu bewältigen.

1. Frühzeitige Vorbereitung: Beginnen Sie frühzeitig mit der Vorbereitung, um ausreichend Zeit für die Organisation von Unterlagen und die interne Überprüfung zu haben.
2. Klare Dokumentation: Führen Sie eine klare und akkurate Buchführung, um potenzielle Unstimmigkeiten zu minimieren und eine transparente Prüfung zu ermöglichen.
3. Fachliche Beratung: Ziehen Sie einen Steuerberater oder Rechtsanwalt hinzu, um sicherzustellen, dass Sie die aktuellen steuerlichen Regelungen vollständig verstehen und korrekt anwenden.
4. Offene Kommunikation: Kooperieren Sie offen mit den Prüfern, beantworten Sie ihre Fragen und stellen Sie die erforderlichen Informationen zur Verfügung.
5. Klare Erklärungen: Bereiten Sie klare und verständliche Erklärungen für Ihre Geschäftstransaktionen und steuerlichen Entscheidungen vor.
6. Detaillierte Unterlagen: Halten Sie alle geforderten Unterlagen bereit, um Verzögerungen zu vermeiden und einen reibungslosen Prüfungsprozess zu gewährleisten.
7. Interne Schulungen: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über den Ablauf der Prüfung, um sicherzustellen, dass sie gut vorbereitet sind und wissen, wie sie kooperieren können.
8. Kontinuierliche Compliance: Stellen Sie sicher, dass Ihre steuerlichen Angelegenheiten kontinuierlich in Übereinstimmung mit den Gesetzen und Vorschriften sind.
9. Reaktionsstrategie: Entwickeln Sie im Voraus eine Strategie, wie Sie auf mögliche Unstimmigkeiten reagieren werden, um angemessen darauf vorbereitet zu sein.
10. Einspruchsmöglichkeit nutzen: Wenn Sie mit den Ergebnissen der Prüfung nicht einverstanden sind, nutzen Sie Ihr Recht auf Einspruch und gegebenenfalls rechtliche Schritte.

FAQ – Antworten auf die häufigsten Fragen zur Betriebsprüfung

Noch Fragen? Wir wollen Sie beantworten! Im Folgenden finden Sie alle Antworten auf die häufigsten Fragen zur Betriebsprüfung.

1. Müssen wir den uns mitgeteilten Termin für den Beginn der Betriebsprüfung hinnehmen?

In der Regel teilt der Prüfer den beabsichtigten Prüfungstermin vorab mündlich mit. Akzeptieren Sie den Termin nur, wenn Ihnen ausreichend Zeit bleibt, um sich auf die Betriebsprüfung vorzubereiten. Stimmen Sie sich mit Ihrem Steuerberater ab. Bedenken Sie: Zwischen der Ankündigung der Betriebsprüfung und ihrem Beginn müssen mindestens 4 Wochen liegen. Ausnahme: Sie stimmen einer kürzeren Frist ausdrücklich zu.

2. Frage: Kann ein festgesetzter Prüfungstermin noch verschoben werden?

Wenn einer der folgenden Gründe vorliegt, hat ein Antrag auf Verschiebung des Prüfungstermins Aussicht auf Erfolg:

• Der Verantwortliche für das Rechnungs-/Steuerwesen ist erkrankt oder in Urlaub;
• Gleiches gilt für einen Mitarbeiter, dessen Anwesenheit für etwaige steuerliche Auskünfte unverzichtbar ist;
• Betriebsstörungen durch (Um-)Baumaßnahmen, Streik oder höhere Gewalt;
• Sie haben erst kürzlich den Steuerberater gewechselt und er muss sich noch einarbeiten.

3. Frage: Müssen wir dem Prüfer einen eigenen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen?

Ja, sofern Ihre Räumlichkeiten dies ermöglichen. Und das wird regelmäßig der Fall sein.

• Der Arbeitsplatz muss so ausgestattet sein, dass er die Betriebsprüfung ordnungsgemäß durchführen kann.
• Am besten weisen Sie ihm einen Raum zu, in dem er ungestört arbeiten kann.
• Dass er diesen allein nutzt, ist nicht zwingend erforderlich, aber wünschenswert, um zu verhindern, dass er andernfalls unkontrollierten Kontakt zu Ihren Mitarbeitern aufnehmen kann.

4. Frage: Darf sich der Prüfer frei in unserem Unternehmen bewegen?

Nein, das ist ihm nicht erlaubt. Im Übrigen ist es Ihre Pflicht, ihm die angeforderten Unterlagen vorzulegen. Es empfiehlt sich, bereits zu Beginn der Betriebsprüfung alle Unterlagen bereitzustellen, die den Prüfungszeitraum betreffen. 

5. Frage: Darf sich der Prüfer von unseren Mitarbeitern zusätzliche Unterlagen bringen lassen?

Der Prüfer kann die Vorlage zusätzlicher Unterlagen (z. B. Verträge) fordern, die für die Prüfung von Bedeutung sind, und dazu den nächstbesten Mitarbeiter ansprechen, der sich in seiner Nähe befindet.

Tipp: Verhindern Sie dies, indem Sie von vornherein einen instruierten Mitarbeiter als Ansprechpartner für den Prüfer benennen.

6. Frage: Müssen wir ihm Unterlagen, die er benötigt, kopieren?

Nein, Sie sind nicht verpflichtet, ihm diese zu bringen.

Aber es empfiehlt sich dringend, es zu tun! Andernfalls darf der Prüfer die Unterlagen mitnehmen, um sie im Finanzamt zu kopieren. Und vor allem: Nur wenn die Unterlagen bei Ihnen in der Firma kopiert werden, behalten Sie den Überblick darüber, von welchen Unterlagen der Prüfer Kopien mitnimmt.

Deshalb von allen Unterlagen, die der Beamte haben möchte, stets noch eine Kopie für Sie machen.

7. Frage: Müssen wir dem Prüfer alle Wünsche erfüllen?

Nur insoweit, als sie sich auf die Einsichtnahme in und Prüfung von Unterlagen und Datensätzen beziehen, die prüfungsrelevante Vorgänge im Prüfungszeitraum betreffen. Alles Weitere liegt in Ihrem Ermessen.

8. Frage: Können wir darauf bestehen, dass der in der Prüfungsanordnung genannte Prüfer durch einen anderen ersetzt wird?

Nein, Sie können ihn nur wegen Befangenheit ablehnen und um einen anderen Prüfer bitten.

Gute Gründe für einen Befangenheitsantrag: Die Frau des Prüfers arbeitet bei Ihrer Konkurrenz oder Sie haben schon bei Prüfungen in der Vergangenheit mit dem Beamten unangenehme Erfahrungen gemacht.

9. Frage: Darf das Finanzamt von sich aus den angekündigten Prüfer gegen einen anderen austauschen?

Nur nach Rücksprache mit Ihnen.

10. Frage: Darf der Prüfer andere Personen aus dem Finanzamt mitbringen?

Das ist durchaus üblich, z. B. Auszubildende. Doch muss der Prüfer Sie um Erlaubnis fragen.

11. Frage: Dürfen wir den Prüfer zum Mittagessen einladen?

Das Bereitstellen von Kaffee, Tee oder kalten Getränken ist durchaus üblich, auch ein kleiner Imbiss ist möglich. Vorsicht: Manche Prüfer betrachten die Einladung zum Essen bereits als Bestechungsversuch.

Deshalb: Mehr als einen kleinen und nicht zu aufwändigen Snack sollten Sie ihm also besser nicht anbieten.

12. Frage: Was ist, wenn der Prüfer während der Betriebsprüfung krank wird?

Derartige Ausfälle kommen gar nicht so selten vor. Meist wird die Betriebsprüfung in diesem Fall unterbrochen, bis der Prüfer wieder gesund ist. Nur bei einem längeren Ausfall kann das Finanzamt einen Vertreter schicken.

13.  Frage: Darf die Betriebsprüfung auf andere Jahre oder auf Tochterfirmen ausgedehnt werden?

Eine Ausdehnung auf weitere Jahre, die nicht in der Prüfungsanordnung benannt wurden, ist nur nach vorheriger Ankündigung möglich.

Eine Ausdehnung der Betriebsprüfung auf Tochterfirmen ist nicht möglich. In diesem Fall muss die Firma eine eigene Prüfungsanordnung erhalten.

14. Frage: Innerhalb welcher Zeit müssen wir dem Prüfer angeforderte Unterlagen zur Verfügung stellen?

Im Gesetz sind keine Fristen genannt.

Sie sollten auf Wünsche, speziell auf Fragen des Prüfers, grundsätzlich nicht sofort reagieren. Stellen Sie zunächst fest, welche steuerlichen Auswirkungen Ihre Antworten oder die Erfüllung seiner Wünsche haben könnten. Eine schnelle und vor allem unüberlegte Reaktion kann teuer werden.

15. Frage: Was, wenn wir die vom Prüfer angeforderten Unterlagen nicht finden?

Bitten Sie den Prüfer um etwas Geduld. Sind die Originalunterlagen nicht mehr während der Prüfung aufzutreiben, versuchen Sie es mit Ersatz (Kopien, Zeugen etc.).

16. Frage: Muss der Prüfer seine Erkenntnisse für uns schriftlich zusammenfassen?

Der Prüfer sollte Sie regelmäßig und objektiv über seine Feststellungen informieren.

Tipp: Am Ende der Prüfung, vor der Schlussbesprechung, sollten Sie sich alle Ergebnisse schriftlich zusammenstellen lassen.