Buchhaltung: Grundlagen, Bereiche und Aufgaben
- Was ist die Buchhaltung?
- Was ist der Unterschied zwischen Buchhaltung und Buchführung?
- Warum ist die Buchhaltung für jedes Unternehmen wichtig?
- Was sind die Aufgaben der Buchhaltung?
- Was sind die Bereiche der Buchhaltung?
- Was ist der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchhaltung?
- Wer unterliegt der Pflicht zur doppelten Buchführung?
- Welche Rechtsformen sind von der Buchführungspflicht befreit?
- Was sind Abschreibungen in der Buchhaltung?
- Was sind die „Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung?“
- Welche Bücher gibt es in der Buchhaltung?
- Welche Konten werden in der Buchhaltung unterschieden?
- Wie ist die Finanzbuchhaltung aufgebaut?
- Sollte man die Buchhaltung ins Unternehmen integrieren oder auslagern?
Was ist die Buchhaltung?
Der Oberbegriff Buchhaltung beinhaltet die Aufzeichnung, Analyse und Berichterstattung von finanziellen Transaktionen. Im Unternehmen stellt die Buchhaltung demnach eine Abteilung – im Rahmen von Finanzen und Steuern – dar, die sich mit der Buchführung beschäftigt. Die Buchhaltung ermöglicht es, alle Finanzvorgänge im Unternehmen zu controllen, verwalten und sicherzustellen, dass alle Geschäftsaktivitäten rechtskonform sind und die Unternehmensziele verfolgen.
Buchhalter sind die Experten in der Buchhaltung und verfügen über umfangreiche Grundlagen und Kenntnisse in moderner Buchhaltungssoftware und allen relevanten Buchhaltungsprinzipien. Sie sind in der Lage, Buchhaltungsaufgaben effizient und korrekt durchzuführen und leisten mit ihrer Arbeit einen wesentlichen Beitrag für die Zielerreichung im Unternehmen. Alternativ können ihre Aufgaben von externen Steuerberatern übernommen werden.
Was ist der Unterschied zwischen Buchhaltung und Buchführung?
Die Begriffe Buchhaltung und Buchführung werden häufig im selben Kontext verwendet. Gleichzeitig gibt es einen wesentlichen Unterschied zwischen der Buchhaltung und der Buchführung. Spricht man von Buchhaltung, sind alle Tätigkeiten gemeint, die in einem Unternehmen in Verbindung mit der Aufzeichnung, Klassifizierung und Analyse finanzieller Transaktionen anfallen.
Die Buchführung ist im Gegensatz ein wichtiger Teil der Buchhaltung, der sich auf die Aufzeichnung von finanziellen Transaktionen und alle Grundlagen im Rechnungswesen konzentriert.
Warum ist die Buchhaltung für jedes Unternehmen wichtig?
Zu den Kernkompetenzen der Abteilung Buchhaltung gehört es, das Grundbuch, das Hauptbuch und das Nebenbuch zu führen. Aus den Buchungen aller finanziellen Transaktionen ergeben sich ableitend aus der Bilanz oder spezifischen Kalkulationen wichtige Kennzahlen, die in anderen Unternehmensbereichen weiterverarbeitet werden. Typische Buchhaltungs-Kennzahlen sind:
| Liquidität | Fähigkeit des Unternehmens, seine Zahlungsverpflichtungen fristgerecht zu erfüllen. Grad der flüssigen Mittel wie Bankguthaben oder Barreserven |
| Anlagenintensität | Gibt den Anteil des Anlagevermögens am Gesamtvermögen an |
| Anlagedeckung | Deckung des Anlagevermögens durch langfristiges Kapital |
| Rentabilität | Die Kennzahl Rentabilität beschreibt, wie viel Gewinn ein Unternehmen mit seinen Investitionen erzielt. Die Rentabilität ist ein wichtiger Indikator für die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens und kann helfen, zukünftige Investitionen zu planen |
| Return-on-invest | Return-on-invest (ROI) ist eine Finanzkennzahl, die den Ertrag einer Investition in Relation zum eingesetzten Kapital misst. In der Regel wird ROI als Prozentsatz ausgedrückt und berechnet, indem man den Nettogewinn durch das investierte Kapital teilt. |
Die Buchhaltung ist somit einer der Grundlagen-Abteilungen im Unternehmen. Ihre Arbeit hat Auswirkungen auf alle anderen Bereiche, sorgt für Transparenz und versorgt andere Abteilungen mit wichtigen Finanzkennzahlen.
Was sind die Bereiche der Buchhaltung?
Abhängig von der Größe des Unternehmens wird die Arbeit der Buchhalter diversifiziert, sodass sich Mitarbeiter auf die unterschiedlichen Bereiche der Buchhaltung spezialisieren:
| Lohnbuchhaltung | Die Lohnbuchhaltung kümmert sich vor allem um die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Unternehmen. Zu den Aufgaben gehören unter anderem die ordnungsgemäße Erstellung von Lohnabrechnungen, das Abführen von Sozialversicherungsbeiträgen und das Prüfen der Reisekosten. |
| Finanzbuchhaltung | Finanzbuchhalter sind für die Prüfung, das Kontieren und das Verbuchen der laufenden Geschäftsvorfälle verantwortlich. Sie bearbeiten Transaktionen von Kunden und sind für das Mahnwesen zuständig. Zusätzlich können sie vorbereitende Abschlussarbeiten bei der Bilanzerstellung im Jahresabschluss übernehmen und stehen als Ansprechpartner bei strategischen Finanzmanagementfragen zur Verfügung. |
| Bilanzbuchhaltung | Bilanzbuchhalter sorgen dafür, dass die finanziellen Unterlagen eines Unternehmens ordnungsgemäß erstellt und aufbewahrt werden. Darüber hinaus analysieren Sie fortlaufend die Finanzdaten des Unternehmens, erstellen spezifische Finanzberichte und beraten die Unternehmensleitung bei finanziellen Sachfragen rund um die Bilanz. |
| Kreditoren / Debitoren-Buchhaltung | Debitoren- und Kreditorenbuchhalter verwalten die Debitoren- (Forderungen) und Kreditorenkonten (Verbindlichkeiten) im Unternehmen. Sie erstellen Fakturen, buchen Zahlungseingänge und verfolgen offene Posten. |
| Anlagenbuchhaltung | Anlagenbuchhalter sind in jedem Unternehmen, das Anlagen erwerben und verwalten muss signifikant. Ihre Aufgabe ist es, die Anlagen zu kaufen, zu verkaufen und zu verwalten. Ebenso sind sie für die Aufzeichnung der Anlagekosten und des Verkaufsgewinns verantwortlich. |
Für alle Fachbereiche in der Buchhaltung sind spezifische und vernetzte Buchhaltungssoftware-Programme wie Workday, SAP, DATEV, Lexware oder andere Buchhaltungsapplikationen unverzichtbare Werkzeuge. Sie sorgt für Transparenz und Effizienz, stellt Daten und Informationen in Echtzeit bereit und sorgt dafür, dass alle Geschäftsvorfälle korrekt erfasst werden.
Was ist der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchhaltung?
Die sogenannte „Einfache Buchführung“ ist die einfachste Form der Buchhaltung. Bei dieser Methode wird, ähnlich wie bei einem Girokonto ein Konto für Einnahmen und Ausgaben verwendet. Bei der jährlichen Gewinnermittlung für die Erhebung der Einkommensteuer gilt für Unternehmen, die die einfache Buchführung anwenden, die Einnahmen-Überschussrechnung (EUR). Bei ihr werden die Betriebsausgaben von den Betriebseinnahmen abgezogen. Der verbleibende Gewinn wird nach den aktuellen Steuertabellen versteuert.
Im Gegensatz dazu ist die doppelte Buchhaltung eine aufwendigere Methode, bei der zwei Konten für Einnahmen und Ausgaben verwendet werden. Bei der doppelten Buchführung, die im Fachjargon als „Doppik“ bezeichnet wird, wird im ersten Schritt festgehalten, auf welchem Konto die Einnahme oder Ausgabe stattfand. Des Weiteren wird auf einem Gegenkonto dargestellt, wozu das Geld verwendet wurde.
Typische Gegenkonten sind interne Buchungskonten für Reisekosten, Büromaterialien oder Anlagegüter. Die Methode der doppelten Buchführung ermöglicht es dem Unternehmen, genauere Aufzeichnungen zu führen und sich effektiver auf finanzielle Herausforderungen vorzubereiten.
Wer unterliegt der Pflicht zur doppelten Buchführung?
Alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Firmen, mit den Rechtsformen:
- OHG,
- GmbH,
- AG
- sowie alle gewerblichen Unternehmer und Einzelkaufleute, die gemäß § 241a des Handelsgesetzbuches (HGB) in zwei aufeinander folgenden Kalenderjahren mehr als 600.000 Euro Umsatz oder mehr als 60.000 Euro Gewinn erwirtschaften.
- Land- und Forstwirte deren Flächen einen Wirtschaftswert von 25.000 Euro übersteigen, sind ebenfalls im Sinne der doppelten Buchführung abgabepflichtig.
Wichtig: Sobald einer der Grenzwerte für Umsatz oder Gewinn überschritten wird, beginnt die Buchführungspflicht.
Welche Rechtsformen sind von der Buchführungspflicht befreit?
Von der Buchführungspflicht befreit werden nach Grundlage von § 18 EstG die sogenannten Freiberufler. Zu ihnen gehören Berufsgruppen wie Steuerberater, Ärzte, Architekten, Krankengymnasten sowie alle selbstständig ausgeübten wissenschaftlichen, künstlerischen, unterrichtenden, schriftstellerischen oder erzieherisch ausgeübten Tätigkeiten.
Auch Kleinunternehmer, die gemäß § 19 des Umsatzsteuergesetzes (UstG) als Unternehmer im vorangegangenen Geschäftsjahr einen Umsatz von unter 22.000 Euro und im laufenden Kalenderjahr von unter 50 000 Euro erwirtschaften, sind von der doppelten Buchführung befreit, da sie regelmäßig Einnahmen unterhalb der Grenzen des HGB erreichen.
Personenvereinigungen wie die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), die offene Handelsgesellschaft (OHG), die Kommanditgesellschaft (KG) und die Partnergesellschaft sind nicht grundsätzlich an die gesetzliche Buchführungspflicht gebunden. Im Hinblick auf ihre Kaufmannseigenschaft kann trotzdem, eine Buchführungspflicht existieren. Da beispielsweise eine Kommanditgesellschaft ins Handelsregister eingetragen werden muss, besteht für sie ebenfalls eine Pflicht zur doppelten Buchführung.
Was sind Abschreibungen in der Buchhaltung?
Abschreibungen bezeichnen die Erfassung und Verbuchung von Wertminderungen, die Vermögenswerte oder Wirtschaftsgüter betreffen, und sie können steuerlich geltend gemacht werden. In der Praxis werden verschiedene Abschreibungsmethoden angewandt, wie zum Beispiel die Sonderabschreibung und die Leistungsabschreibung. Abhängig von dem zu abschreibenden Objekt – sei es ein Fahrzeug, Software oder geringwertige Wirtschaftsgüter – erfolgt die Abschreibung zudem auf unterschiedliche Weisen.
Was sind die „Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung?“
Alle Unternehmen in Deutschland sind an die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung gebunden, die häufig mit „GoB“ abgekürzt werden. Bei den GoB handelt es sich um allgemeingültige Regeln der Buchführung, die zum Teil aus den Richtlinien des Handelsgesetzbuches und zum Teil aus Ableitungen aus der Praxis bestehen.
Von den GoB müssen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenschutz (GoBD) abgegrenzt werden. Während die GoB die allgemeinen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung beschreibt, handelt es sich bei den GoBD um Grundsätze der elektronischen Buchführung.
Die GoB fokussiert sich unter anderem auf die Vorgaben des § 238 HGB und gibt Unternehmen folgende Verpflichtungen auf:
| Grundsatz der Richtigkeit und Vollständigkeit sowie Belegprinzip | Geschäftsvorfälle haben stattgefunden und sind nachvollziehbar. Eine lückenlose Buchhaltung ist verpflichtend. Für jeden Geschäftsvorfall gibt es einen Beleg. |
| Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit | Die Buchführung ist professionell, klar und übersichtlich. Sachverständige Dritte können sich schnell einarbeiten. |
| Grundsatz der Einzelbewerbung | Jeder Vermögensgegenstand wird für sich bewertet. |
| Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit | Die Verbuchung von Geschäftsvorfällen erfolgt zeitnah und in chronologischer Reihenfolge |
| Grundsatz der Sicherheit | Die Archivierung von Belegen und Buchungsunterlagen erfolgt gesichert. Für elektronische Buchungen gelten abweichend die Vorgaben der GoBD. |
| Grundsatz der Belegbarkeit | Für jeden Geschäftsvorgang muss ein nachvollziehbarer Beleg vorhanden sein |
Darüber hinaus lassen sich die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung ebenfalls in Abgrenzungsgrundsätze und Grundsätze ordnungsgemäßer Bilanzierung trennen.
Abgrenzungsgrundsätze in der Buchhaltung
Bei den Abgrenzungsgrundsätzen gilt zum Beispiel das Realisationsprinzip. Es besagt, dass Gewinne erst gebucht und verzeichnet werden dürfen, wenn sie entstanden sind. Kein Kaufmann ist berechtigt, einen möglichen Gewinn aus einem Handelsgeschäft vorab zu dokumentieren. Bei Imparitätsprinzip geht es im Gegensatz um die Verluste, die berücksichtigt werden müssen, sobald sie entstehen. Eine Ausnahme bilden die sogenannten Rückstellungen in der Bilanz oder Einkommensteuererklärung. Beim Grundsatz der Periodenabtrennung geht es darum, dass alle Gewinne und Verluste im jeweiligen Geschäftsjahr gebucht werden.
Grundsätze ordnungsgemäßer Bilanzierung
Die GoB haben ebenfalls Auswirkungen auf Unternehmen, die der doppelten Buchführung verpflichtet sind und eine Bilanz erstellen müssen. Grundsätze wie:
- Bilanzwahrheit,
- Bilanzklarheit,
- Bilanzkontinuität und
- Bilanzidentität
sagen aus, dass jede Bilanz den korrekt, vollständig, klar und nachvollziehbar aufgebaut sein sollte. Die Schlussbilanz des letzten Kalenderjahres muss mit der Eröffnungsbilanz des neuen Geschäftsjahres übereinstimmen.
Welche Bücher gibt es in der Buchhaltung?
Beim Prinzip der doppelten Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle von den Mitarbeitern in der Buchhaltung in die folgenden drei Bücher eingetragen:
Was ist das Grundbuch in der Buchhaltung?
Im Grundbuch, dass fachbezogen ebenfalls als Journal bezeichnet wird, werden alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge verzeichnet. Jeder Eintrag im Grundbuch besteht im Mindestfall aus den folgenden sechs Informationen:
- Laufende Nummer,
- Belegnummer,
- Datum,
- spezifisches Konto,
- Betrag,
- Informations- oder Buchungstext.
Was ist das Hauptbuch in der Buchhaltung?
Die Geschäftsfälle aus dem Grundbuch werden im sogenannten Hauptbuch sachlich geordnet. Dies geschieht, indem jede Buchung einem Sachkonto aus dem Kontenplan zugeteilt wird. Im Kontenplan wird nach Sachkonten und Erfolgskonten unterschieden. Mit T-Konten, bei denen die Soll-Buchungen auf der linken Seite erscheinen und die Haben-Buchungen auf der rechten Seite wird die Übersichtlichkeit im eigentlichen Konto bewahrt.
Werden alle Erfolgskonten im Hauptbuch abgeschlossen, kann die Gewinn- und Verlustrechnung erstellt werden. Schließt man alle Sachkonten des Hauptbuches ab, ergibt sich aus den Informationen die Bilanz des Unternehmens.
Was ist das Nebenbuch in der Buchhaltung?
Das Nebenbuch in der Buchhaltung ist ein spezielles Kontierungsinstrument, das bestimmte Konten im Detail spezifiziert. Zum Beispiel kann im sogenannten Kontokorrentbuch, das die Forderungen und Verbindlichkeiten von Lieferanten erfasst, für jeden Lieferanten ein Nebenbuch geführt werden.
Das Nebenbuch hilft Unternehmen, alle Geschäftsvorfälle mit einem Lieferanten detailliert zu erfassen und zu verwalten. Durch diese detaillierte Aufstellung entsteht eine hohe Transparenz sowie bessere Planbarkeit und Kosteneffizienz. Nach Abschluss des Nebenbuchs werden die Buchungsinformationen ins Hauptbuch übertragen.
Welche Konten werden in der Buchhaltung unterschieden?
In der Finanzbuchhaltung unterscheidet man zwischen den folgenden Konten:
| Bestandskonten | Listen die Kapital- und Vermögensbestände des Unternehmens auf |
| Erfolgskonten | Fokussieren sich auf die Erträge und Aufwendungen des Unternehmens und dienen der Gewinnermittlung |
| GuV-Konten | Bei einem GuV-Konto werden die Ertragskonten auf der Haben-Seite und die Aufwandskonten auf der Sollseite verbucht. |
| Steuerkonten | Steuern müssen getrennt von anderen Einnahmen und Ausgaben verbucht werden. Vorsteuerkonten und Umsatzsteuerkonten gehören zu den Steuerkonten |
| Eigenkapitalkonto | Ein Eigenkapital ist ein Bestandskonto. Da Eigenkapital, das ein Unternehmer ins Unternehmen einbringt, aus Firmensicht Verbindlichkeiten darstellt, wird das Eigenkapital auf der rechten Seite der Bilanz gelistet |
| Privatkonto | Privatentnahmen, die ein Unternehmer aus seiner Firma entzieht, werden auf das Privatkonto gebucht. |
| Eröffnungsbilanzkonto | Ein Eröffnungsbilanzkonto enthält die äquivalenten Informationen wie die Eröffnungsbilanz in spiegelverkehrter Reihenfolge und ist ein Hilfskonto zum Eröffnen von Bestandskonten |
Info: Zu den bekanntesten und am weitesten verbreiteten Kontenrahmen in Deutschland gehören die Standard-Kontenrahmen SKR 03 (Prozessgliederungsprinzip) und der Kontenrahmen SKR 4, der nach dem Abschlussgliederungsprinzip aufgebaut ist.
Wie ist die Finanzbuchhaltung aufgebaut?
Die Buchhaltung unterteilt sich in der Regel in drei klassische Positionen. Dazu gehören die Debitoren, die Kreditoren sowie die Banken. Durch diese standardisierte Gruppierung können auch Externe die gewünschten Informationen schnell und unkompliziert finden.
- Debitoren stellen in der Regel Kunden, also Personen dar, die unternehmerische Leistungen in Anspruch genommen, diese jedoch noch nicht beglichen haben. Hier bestehen folglich noch offene Forderungen durch die Rechnungsstellung, die der Debitor dem Unternehmen “schuldet”.
- Kreditoren hingegen sind Unternehmen oder einzelne Personen, von denen eine Leistung oder ein Produkt erworben wurde und dem Unternehmen eine Rechnung zukommen lässt. Damit bildet der Kreditor das Gegenstück zum Debitor ab.
- Banken sind eine Position in der Buchhaltung, bei der die Debitoren und Kreditoren aufeinandertreffen und alle Geschäftsvorgänge entsprechend abgebucht werden. Demnach kann die Position der Banken ebenfalls als Beleg für die ordnungsgemäße Buchung der einzelnen Forderungen, Verbindlichkeiten und Co. betrachtet werden.
Sollte man die Buchhaltung ins Unternehmen integrieren oder auslagern?
Bei der Entscheidung, ob Sie die Buchhaltung in Ihr Unternehmen integrieren oder an einen Steuerberater auslagern, sollten Sie wichtige Aspekte berücksichtigen. Zunächst gilt es, die Kosten für die Buchhaltung klar zu beziffern. Wenn Sie einen Steuerberater für andere Dienstleistungen bezahlen, kann es kostengünstiger sein, ihn im gleichen Schritt mit der Buchhaltung zu beauftragen. Wenn Sie nach intensiver Prüfung abschätzen können, dass die Buchhaltung mit wenig Aufwand verbunden ist, kann es sich lohnen, das Geld zu sparen und die Buchhaltung intern zu halten.
Eine weitere wichtige Überlegung ist der Grad der Komplexität, der mit der Buchhaltung verbunden ist. Wenn es sich um wenige Transaktionen pro Monat handelt, lohnt sich die Auslagerung der Buchhaltung möglicherweise nicht. Ist Ihr Unternehmen komplexer, mit zahlreichen Transaktionen und einer Vielzahl unterschiedlicher Buchhaltungsanforderungen, kann es sich lohnen, die Buchhaltung an einen Fachmann auszulagern.
Schließlich sollten Sie ebenfalls die Vorteile der Integration der Buchhaltung berücksichtigen. Wenn Sie die Buchhaltung auslagern, sinkt der Administrationsaufwand, was Ihnen mehr Zeit gibt, sich um andere wichtige Aspekte Ihres Unternehmens zu kümmern. Wenn Sie die Buchhaltung in Ihr Unternehmen integrieren, haben Sie mehr Kontrolle über die Finanzprozesse und können die Buchhaltung möglicherweise besser auf Ihre spezifischen Bedürfnisse abstimmen. Eine Entscheidung für oder gegen die Integration der Buchhaltung ins Unternehmen muss grundsätzlich spezifisch abgewogen werden.
Torsten Niermann ist selbstständiger Personalberater, Bewerbungscoach mit langjähriger Erfahrung und Autor des im Jahr 2022 erschienenen Buches "Der Bewerbungs-Führerschein". Aufgrund seiner vielseitigen Erfahrungen im Personalmanagement, Vertrieb und als Führungsposition in der Pharmaindustrie kann Torsten Niermann seinen Klienten ein breites Leistungsangebot offerieren.
