Dienstreise ins Ausland: Worauf Sie achten müssen

Alle notwendigen Dokumente rechtzeitig sammeln

Wer eine Geschäftsreise ins Ausland antreten möchte, muss sich im ersten Schritt um alle erforderlichen Dokumente dafür kümmern – und zwar rechtzeitig. Sollte zum Beispiel Ihr Reisepass abgelaufen sein, dauert es mit Antragstellung, Bearbeitung und Versand oft bis zu 10 Wochen. Daher ist es wichtig, bereits mehrere Monate zuvor mit der Planung Ihrer Geschäftsreise zu beginnen. Doch welche Dokumente sind für Auslandsdienstreisen nötig?

Welche Dokumente sind für Geschäftsreisen ins EU-Ausland erforderlich?

Geschäftsreisende, die innerhalb von Europa dienstlich verreisen wollen, benötigen einen gültigen Personalausweis oder Reisepass. Zusätzlich ist jedoch eine A1-Bescheinigung erforderlich. Die A1-Bescheinigung, auch als “Entsendebescheinigung” bekannt, bestätigt, dass ein Arbeitnehmer in seinem Heimatland sozialversichert ist und während seiner vorübergehenden Entsendung ins Ausland weiterhin den Sozialversicherungsgesetzen seines Heimatlandes unterliegt. Die A1-Bescheinigung ist in der Europäischen Union (EU) und dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) gültig.

Welche Dokumente sind für Geschäftsreisen außerhalb der EU nötig?

Für den geschäftlichen Aufenthalt außerhalb Europas wird häufig ein Visum oder eine Einreisegenehmigung benötigt, um eine Dienstreise überhaupt antreten zu dürfen. Vor allem für Reisen in die USA, nach Kanada, aber auch nach Asien heißt es deshalb frühzeitig alle notwendigen Dokumente einzuholen. Jedoch ermöglichen viele Staaten die Beantragung eines kurzzeitigen Visums vereinfacht über ein Online-Verfahren – so zum Beispiel die USA mit ESTA.

Die ESTA-Genehmigung erlaubt Reisenden, bis zu 90 Tage geschäftliche Aktivitäten in den USA durchzuführen. Wichtig ist, dass ESTA nicht für längere Aufenthalte, Arbeit, Studium oder dauerhafte Niederlassung in den USA gedacht ist. Die Antragstellung erfolgt online und erfordert persönliche Angaben, Reisedaten und -zweck sowie die Online-Zahlung der Gebühr. Reisende erhalten in der Regel innerhalb kurzer Zeit eine Antwort auf ihren Antrag, die entweder die Genehmigung oder die Ablehnung der Einreiseerlaubnis enthält.

Neben dem Visum sind zudem folgende Dokumente nötig bzw. empfehlenswert:

• Gültiger Reisepass: Für Dienstreisen in Länder außerhalb der EU ist in der Regel der Reisepass nötig. Der Personalausweis ist bei Geschäftsreisen also nicht immer ausreichend.
• Internationaler Führerschein: Wer auch außerhalb des EU-Raums Auto fahren möchte, sollte besser einen internationalen Führerschein beantragen. Denn nicht jedes Land oder auch Bundesstaat eines Landes akzeptiert den deutschen Führerschein.

Kreditkarte beantragen

Um im Ausland keine Probleme bei der Bezahlung zu bekommen, lohnt es sich eine Kreditkarte zu beantragen. Der Grund: In vielen Nicht-EU-Ländern ist ausschließlich eine Zahlung per Kreditkarte möglich. Das bedeutet, auch die klassische Giro- oder Debitkarte ist hier nicht ausreichend.

Zugleich bergen Kreditkarten noch einen wichtigen Vorteil: Sie müssen nicht ständig Bargeld in eine andere Währung umtauschen – auch, wenn Sie darum wohl nicht ganz herumkommen werden.

Einreisebeschränkungen vor dem Reiseantritt prüfen

Je nach Einreiseland können ganz andere Einreisebestimmungen und Zollbestimmungen gelten. Auf der Plattform des Auswärtigen Amts der Bundesregierung können sich auch Geschäftsleute über alle wichtigen Einreisebestimmungen informieren. Ob Impfpflichten, Einreisevoraussetzungen oder die Mitnahme von Bargeld ins Ausland – alle wichtigen Bestimmungen zur geschäftlichen Reise ins Ausland können so im Detail nachgelesen werden.

Versicherungen für die Dienstreise abschließen

Auch für den Ernstfall sollte man auf einer Dienstreise vorbereitet sein. So sollten Existenzgründer nicht ohne den Abschluss einer Auslandskrankenversicherung verreisen. Durch den zusätzlichen Versicherungsschutz müssen Reisende im Ausland im Krankheitsfall oder nach einem Unfall keine weiteren Kosten tragen, so dass die medizinische Versorgung im Ausland durch besondere Reiseversicherung für Geschäftsleute finanziell übernommen wird.

Sich mit der Landesmentalität vertraut machen

Um beste Preise aushandeln zu können, lohnt sich selbst bei Zulieferern vorstellig zu werden. Zudem können sich Existenzgründer selbst von den Arbeitsbedingungen vor Ort oder der Qualität in ausländischen Produktionen zu überzeugen. Allerdings ist es ratsam sich vorab mit der Landesmentalität zu beschäftigen.

Die Vertrautheit mit den Gepflogenheiten, der Geschäftsetikette und der Kultur des Ziellandes bei einer Geschäftsreise ins Ausland ist von entscheidender Bedeutung, da sie das Fundament für erfolgreiche geschäftliche Interaktionen bildet. Schließlich können Sie als Unternehmer so gezielt, Ihres Respekt ausdrücken, Missverständnisse in der Kommunikation vermeiden und somit die geschäftliche Effizienz steigern.

Weitere Tipps für die erste Geschäftsreise ins Ausland

Neben den Punkten, die für eine Geschäftsreise ins Ausland unverzichtbar sind, gibt es noch einige Aspekte, die Sie unbedingt bei Auslandstätigkeiten beachten sollten. Damit die Reise ein voller Erfolg wird, finden Sie im Folgenden die wichtigsten Tipps für eine ausländische Dienstreise:

• Geschäftsunterlagen: Stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Unterlagen für Ihre Geschäftstätigkeiten eingepackt haben, wie Präsentationen, Verträge und Kontaktdaten.
• Kommunikation: Überprüfen Sie, ob Ihr Mobiltelefon im Ausland funktioniert, und prüfen Sie die Roaming-Gebühren. Überlegen Sie, ob es sinnvoll ist, eine lokale SIM-Karte zu erwerben.
• Währung und Finanzen: Informieren Sie sich über die lokale Währung und tauschen Sie Geld im Voraus oder nutzen Sie Geldautomaten vor Ort. Bewahren Sie Kopien Ihrer Kreditkarten und wichtiger Finanzdokumente sicher auf.
• Gesundheit und Impfungen: Informieren Sie sich über notwendige Impfungen und nehmen Sie gegebenenfalls Medikamente mit.
• Notfallkontakt: Teilen Sie Ihrem Unternehmen und Angehörigen Ihren genauen Reiseplan und Notfallkontaktinformationen mit.
• Technische Geräte: Achten Sie darauf, dass Sie die richtigen Adapter und Konverter für elektronische Geräte dabei haben, um Probleme mit der Stromversorgung zu vermeiden.
• Zeitmanagement: Planen Sie Ihre Termine und Aktivitäten sorgfältig und berücksichtigen Sie dabei stets Zeitunterschiede und einen potenziellen Jetlag.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer ersten Geschäftsreise ins Ausland!