BGM einführen – in 6 Schritten zum betrieblichen Gesundheitsmanagement

BGM einführen – Übersicht der Schritte

Die Einführung eines BGMs erfolgt in sechs Schritten. Zu Beginn erfolgt die Definition von Zielen und Verantwortlichkeiten. Es folgt eine IST-Analyse, aus der konkrete Maßnahmen und Strategien entwickelt werden. Sobald diese eingeführt sind, gilt es, diese Maßnahmen zu evaluieren.

Überblick über die einzelnen Schritte des BGMs:

1. Ziele festlegen: Definieren Sie klare, messbare Ziele für das BGM, die sich sowohl an den Bedürfnissen des Unternehmens als auch an den Mitarbeitern orientieren. Diese sollten in harte (z. B. Reduzierung von Fehlzeiten) und weiche Zielkriterien (z. B. Verbesserung des Betriebsklimas) unterteilt werden.
2. Verantwortlichkeiten definieren: Bestimmen Sie eine verantwortliche Person, idealerweise den Betriebsarzt oder Gesundheitsmanager, die das Projekt leitet. Bilden Sie eine Projektgruppe, die die Planung, Durchführung und Kontrolle der BGM-Maßnahmen übernimmt.
3. IST-Analyse durchführen: Analysieren Sie den aktuellen Gesundheitsstatus und die betrieblichen Strukturen. Nutzen Sie hierfür Befragungen, Interviews und Arbeitsplatzbegehungen, um Schwachstellen und Potenziale zu identifizieren.
4. Maßnahmen entwickeln: Basierend auf den Ergebnissen der IST-Analyse entwickelt die Projektgruppe konkrete Maßnahmen, die sowohl betriebliche Strukturen als auch das Verhalten der Mitarbeiter verbessern. Dazu gehören z. B. ergonomische Arbeitsplatzgestaltung, Stressbewältigungstrainings oder Maßnahmen zur gesunden Ernährung.
5. Umsetzung der Maßnahmen: Setzen Sie die geplanten Maßnahmen in enger Abstimmung mit der Belegschaft um. Achten Sie auf regelmäßiges Feedback und informieren Sie die Mitarbeiter kontinuierlich über Fortschritte und Ergebnisse.
6. Evaluation der Maßnahmen: Überprüfen Sie regelmäßig, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden und die Maßnahmen effektiv sind. Dazu sollten die Auswirkungen auf Gesundheit, Produktivität und Wohlbefinden im Unternehmen analysiert und bei Bedarf Anpassungen vorgenommen werden.

Schritt 1: Ziele des BGMs festlegen

Bevor Unternehmen das BGM in die vorhandene Unternehmensstruktur implementieren, sollte es zunächst die Ziele festlegen. Anhand dieser werden die später durchzuführenden Maßnahmen entwickelt.

Die wichtigsten Ziele sollten dabei die gesundheitsförderliche Gestaltung der Arbeitsplätze sowie die Stärkung und Förderung der Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter sein. Die Ziele des BGM sollten sich an den Zielen des Unternehmens orientieren und nochmals in harte und weiche Zielkriterien unterschieden werden:

Wichtig: Für die Etablierung und Integration des BGM ist, dass die Ziele der Belegschaft bekannt sind und von ihnen akzeptiert werden.

Tipp: Mit der Festlegung der Ziele sollte man gleichzeitig die Projektdauer bestimmen. Darüber hinaus sollten Unternehmen festlegen, woran erkennbar ist, wann ein Ziel erreicht wurde. Hier hilft die Evaluation, die eine sach- und fachgerechte Untersuchung beziehungsweise Bewertung bezeichnet. Aus dieser wird ersichtlich, was das Projekt gebracht hat.

Schritt 2: Verantwortlichkeiten des BGMs definieren

Wenn die Ziele festgelegt sind, kann man mit dem nächsten Schritt fortfahren und die notwendigen Strukturen schaffen, die für die Einführung des BGM essenziell sind. Hierfür ist eine Person zu bestimmen, die das Projekt betreut und leitet (Projektleiter). Dies kann zum Beispiel der Arbeitsschutzbeauftragte oder jemand aus dem Personalwesen sein. Manche Betriebe haben einen eigenen Gesundheitsmanager.

Der Projektleiter ist für den Aufbau der Projektgruppe zuständig. Diese kümmert sich später nicht nur um die Planung und Umsetzung des BGM, sondern trifft sich auch in regelmäßigen Abständen, um den Erfolg der „neuen“ BGM-Maßnahmen zu überprüfen.

Im besten Fall setzt sich eine solche Projektgruppe aus mehreren Hierarchiestufen des Unternehmens zusammen. Die optimale Zusammensetzung:

• eine Person aus dem Betriebsrat,
• ein Arbeitsmediziner und
• eine Sicherheitsfachkraft.

Es empfiehlt sich, dass auch jemand von der Geschäftsleitung zur Projektgruppe gehört, denn so lassen sich strategische Entscheidungen wesentlich schneller fällen.

Teilweise sind auch externe Berater als Mitglied der BGM-Projektgruppe sinnvoll. Warum? Ein Blick von außen auf die Umsetzung des BGM-Projekts kann eine Bereicherung sein, da sich so eine gewisse „Betriebsblindheit“ vermeiden lässt.

Schritt 3: IST-Analyse für das BGM durchführen

Wenn die Projektgruppe die entsprechenden Strukturen geschaffen hat, kann mit der IST-Analyse begonnen werden. Hierbei geht es um die Identifizierung der Stärken und Schwächen des Betriebs. Die IST-Analyse sollte alle Ebenen eines Unternehmens mit einbeziehen. Eine Befragung aller Mitarbeiter sowie Führungskräfte ist sinnvoll. Sie sind in dem Fall nämlich die Spezialisten für das, was im Betrieb abläuft.

Gängige Verfahren sind Mitarbeiterbefragungen, einzelne Interviews mit Teamleitern oder Arbeitssituationsanalysen.

Das „Betriebliche Gesundheitsmanagement“ bietet Unternehmen die Möglichkeit, Arbeit mit ihren Möglichkeiten und Herausforderungen und kontinuierlichen Veränderungen gewinnbringend für den Betrieb zu gestalten. Vor dem Hintergrund der Analyse sind zwei Fragestellungen wichtig.

1. Was demotiviert und frustriert die Mitarbeiter und macht sie krank?
2. Was motiviert und schafft Arbeitszufriedenheit?

Nur wenn zu den beiden Fragen eine ehrliche Stellung bezogen wird, ist ein erster Ansatz zu erkennen, mit dem gearbeitet werden kann. Im Anschluss lassen sich daraus die Maßnahmen und Strategien zur Umsetzung des Gesundheitsmanagements entwickeln.

Schritt 4: Strategien und BGM-Maßnahmen festlegen

Nach der IST-Analyse folgt die Ableitung von relevanten Maßnahmen sowie Strategien. Doch welche Maßnahmen und Strategien stehen überhaupt zur Verfügung?

Welche Maßnahmen umfasst das betriebliche Gesundheitsmanagement?

Für ein ganzheitliches betriebliches Gesundheitsmanagement sind sowohl betriebliche als auch persönliche Maßnahmen festzulegen. Betriebliche Maßnahmen betreffen z. B.

• die Arbeitsorganisation,
• die berufliche Qualifikation,
• das Betriebsklima,
• die Arbeitsumgebung
• die Arbeitsinhalte.

Ein wichtiger Bestandteil des BGM ist das Konfliktmanagement, um den Umgang mit Konflikten unter den Beschäftigten zu verbessern. Das Verhalten der Vorgesetzten gegenüber den Mitarbeitern zählt ebenfalls zu den Maßnahmen, die im Rahmen des BGM umzusetzen sind.

Zu den BGM-Maßnahmen gehört auch, die Arbeitsumgebung in Bezug auf Lärmschutz und Lichtverhältnisse positiv zu arrangieren und die Arbeitsinhalte vielseitiger zu gestalten. Um die Maßnahmen festzulegen, ist es wichtig, unter den Mitarbeitern das persönliche Verhalten zur Gesundheit anzuregen und zu verbessern. Dies können zum Beispiel Maßnahmen zur Verbesserung des Zeitmanagements oder zur gesunden Ernährung gekoppelt mit mehr Bewegung und Entspannung sein.

Schritt 5: Maßnahmen nach dem BGM umsetzen

Im nächsten Schritt sind die beschlossenen Maßnahmen umzusetzen. Für die Umsetzung diskutiert das BGM-Projektteam bzw. der Gesundheitszirkel die Ergebnisse aus der Analyse. Wichtig ist, dass bei der Maßnahmenplanung eine Person aus der Geschäftsführung mit anwesend ist. Darüber hinaus kann eine externe Beratung bei der Umsetzung der Maßnahmen anwesend sein.

Wichtig ist weiterhin, dass sich zeitnah für eine Maßnahme mit sogenannter „Symbolwirkung“ entschieden wird. Diese Symbolmaßnahme sollte zudem kostengünstig und schnell umgesetzt werden, ohne groß Ressourcen aufzufressen.

Bei der Umsetzung muss das Unternehmen darauf achten, aktuelle Rückmeldungen an die Beschäftigten zu geben und sie somit auf dem Laufenden halten. Zudem ist eine regelmäßige Weiterbildung für die Personen sinnvoll, die zum Gesundheitszirkel gehören.

Schritt 6: Evaluation der Maßnahmen

Um die Maßnahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) erfolgreich zu evaluieren, sollten zwei zentrale Aspekte überprüft werden: die Zielerreichung und der Implementierungsprozess.

Zunächst wird der Grad der Zielerreichung bewertet, indem man überprüft, ob die zuvor festgelegten harten und weichen Zielkriterien, wie z. B. die Reduzierung von Fehlzeiten oder die Verbesserung des Betriebsklimas, erreicht wurden. Hierbei helfen Befragungen der Mitarbeiter, Feedbackrunden und die Analyse von Kennzahlen wie Fluktuation oder Produktivität.

Parallel dazu wird der gesamte Prozess der Maßnahmendurchführung analysiert. Dabei wird untersucht, ob die Maßnahmen planmäßig umgesetzt wurden und welche Hindernisse oder Verbesserungsmöglichkeiten sich im Ablauf ergeben haben. Regelmäßige Reflexionen mit dem BGM-Projektteam und der Belegschaft tragen dazu bei, das Vorgehen zu optimieren.

Abschließend sollten die Ergebnisse transparent an alle Beteiligten kommuniziert und mögliche Anpassungen vorgenommen werden, um die Maßnahmen langfristig zu verbessern. Eine erfolgreiche Evaluation sorgt dafür, dass das BGM kontinuierlich weiterentwickelt und an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst wird.