Datenschutzbeauftragter – ab wann besteht Bestellpflicht?

Ist ein Datenschutzbeauftragter für Unternehmen Pflicht?

Nicht alle Unternehmen sind verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Die DSGVO sieht vor, dass dies nur in bestimmten Fällen notwendig ist. Dazu gehören Unternehmen, die personenbezogene Daten in großem Umfang verarbeiten oder sensible Datenkategorien wie Gesundheitsdaten oder Informationen über strafrechtliche Verurteilungen verarbeiten.

Tatsächlich ist die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten unmittelbar an die folgenden drei Kriterien gebunden:

1. Größe des Unternehmens: Wenn ein Unternehmen mehr als 20 Mitarbeiter hat, die ständig an der automatisierten Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten beteiligt sind, muss es einen Datenschutzbeauftragten bestellen. Diese Verpflichtung gilt auch für freie Mitarbeiter, Auszubildende, Praktikanten oder Zeitarbeiter, die im Unternehmen beschäftigt sind.
2. Verarbeitung bestimmter Daten in großem Umfang: Sobald ein Unternehmen personenbezogene Daten in einem großen Umfang und hinsichtlich spezieller Kategorien verarbeitet, ist die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ebenfalls verpflichtend. Zu diesen speziellen Datenbereichen gehören unter anderem Informationen zur Rasse, Gesundheit, zu politischen Interessen, religiösen Überzeugungen und zur ethnischen Herkunft.
3. Pflicht zur Datenschutz-Folgenabschätzung: Ist ein Unternehmen dazu verpflichtet, eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen, ist auch die Benennung eines Datenschutzbeauftragten zwingend notwendig.

Ab wann muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden?

Ein Datenschutzbeauftragter muss stets bestellt werden, wenn

• das Unternehmen mehr als 20 Mitarbeiter beschäftigt, die kontinuierlich in der automatisierten Sammlung und Verwendung personenbezogener Daten involviert sind.
• das Unternehmen personenbezogene Daten in großem Umfang und hinsichtlich besonderer Kategorien (z.B.: Informationen zur Rasse, Gesundheit, politischen Ansichten, religiösen Überzeugungen) verarbeitet.
• das Unternehmen verpflichtet ist, eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen.

Diskussionshilfe: Wie viel Zeitaufwand benötigt ein Datenschutzbeauftragter?

Welche Rolle spielt die Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten bei der Bestellpflicht?

Die Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten spielt eine entscheidende Rolle bei der Pflicht zur Bestellung des Datenschutzbeauftragten. Je sensibler die Daten sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass ein Unternehmen dazu verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.

Unter die Art der sensiblen Datenkategorien fallen Informationen, die besonderen Schutz erfordern. Dazu gehören Gesundheitsdaten, ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse Überzeugungen und biometrische Daten. Unternehmen, die solche Daten verarbeiten, unterliegen in der Regel der Bestellpflicht.

Wie entscheidend ist der Umfang der Datenverarbeitung bei der Bestellung des Datenschutzbeauftragten?

Auch die Menge der verarbeiteten personenbezogenen Daten ist von Bedeutung. Je größer die Datenmengen sind, desto eher ist ein Datenschutzbeauftragter erforderlich. Unternehmen, die Daten in großem Umfang sammeln und verarbeiten, müssen die Bestellpflicht beachten.

Wann ist ein Unternehmen zur Datenschutz-Folgeabschätzung verpflichtet?

Ein Unternehmen ist zur Datenschutz-Folgeabschätzung verpflichtet, wenn es voraussichtlich eine Verarbeitung personenbezogener Daten durchführt, die aufgrund ihrer Art, ihres Umfangs, ihrer Umstände und ihrer Zwecke wahrscheinlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen mit sich bringt. Die Datenschutz-Folgeabschätzung dient dazu, potenzielle Risiken im Zusammenhang mit der Verarbeitung von Daten zu identifizieren und geeignete Maßnahmen zur Minimierung dieser Risiken zu ergreifen. Dies ist gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erforderlich, um die Datenschutzrechte und -freiheiten der betroffenen Personen zu schützen.

Kann ein Unternehmen freiwillig einen Datenschutzbeauftragten bestellen?

Ja, ein Unternehmen kann freiwillig einen Datenschutzbeauftragten bestellen. Obwohl die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in bestimmten Fällen die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten vorschreibt, haben Unternehmen das Recht, dies auch freiwillig zu tun, unabhängig von ihrer gesetzlichen Verpflichtung. Dies kann sinnvoll sein, um sicherzustellen, dass Datenschutzbestimmungen und -praktiken innerhalb des Unternehmens effektiv umgesetzt werden.

Ein freiwilliger Datenschutzbeauftragter kann dazu beitragen, das Bewusstsein für Datenschutzfragen zu stärken und sicherzustellen, dass die Verarbeitung von Daten im Einklang mit den Datenschutzprinzipien erfolgt. Dies zeigt das Engagement des Unternehmens für den Schutz personenbezogener Daten und kann das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern stärken.

Vorteile: Warum ist ein Datenschutzbeauftragter sinnvoll?

Ein Datenschutzbeauftragter ist für Unternehmen aus vielen Gründen sinnvoll – unter anderem, da er dafür sorgt, dass das Unternehmen die Regelungen der Datenschutzbestimmungen einhält und somit das Recht auf informationelle Selbstbestimmung seiner Kunden und Mitarbeiter gewährleistet wird – der Datenschutzbeauftragte übernimmt demnach essenziell wichtige Aufgaben.

Die Vorteile eines Datenschutzbeauftragten im Unternehmen sind vielfältig:

• Gesetzliche Konformität: Er sichert die Einhaltung der Datenschutzgesetze, insbesondere der DSGVO, um Bußgelder und rechtliche Konsequenzen zu minimieren.
• Risikominderung: Durch Identifizierung von Datenschutzrisiken und Umsetzung von Schutzmaßnahmen verhindert er Verletzungen und Datenlecks.
• Vertrauen und Reputation: Die Präsenz eines Datenschutzbeauftragten signalisiert Engagement für den Datenschutz, stärkt das Vertrauen und den Ruf des Unternehmens.
• Effiziente Datenverarbeitung: Er optimiert interne Datenprozesse, was zu Kosteneinsparungen führen kann.
• Richtlinien und Schulung: Er entwickelt Richtlinien und schult Mitarbeiter, um das Bewusstsein für Datenschutzanforderungen zu fördern.
• Risikominderung bei Datenübermittlung: Bei internationalen Datenübermittlungen gewährleistet er angemessene Schutzmaßnahmen gemäß der DSGVO.
• Kundenvertrauen und Wettbewerbsvorteil: Unternehmen gewinnen das Vertrauen ihrer Kunden und erhalten einen Wettbewerbsvorteil.
• Datenschutz als Unternehmenskultur: Ein Datenschutzbeauftragter integriert Datenschutz in die Unternehmenskultur.
• Kontrolle über Daten: Er sichert die Kontrolle über Daten und schützt deren Integrität und Vertraulichkeit.
• Frühzeitige Erkennung von Verletzungen: Datenschutzbeauftragte erkennen Datenschutzverletzungen frühzeitig und leiten notwendige Schritte ein.

Welche Konsequenzen drohen bei fehlendem Datenschutzbeauftragten?

Wenn ein Unternehmen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der Pflicht steht, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, dies jedoch unterlässt, können von Aufsichtsbehörden verschiedene Konsequenzen drohen:

• Bußgelder: Die DSGVO sieht empfindliche Geldbußen vor, die von den Aufsichtsbehörden verhängt werden können. Diese Bußgelder können in schwerwiegenden Fällen erheblich sein und je nach Schwere der Verstöße bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes des Unternehmens betragen.
• Rechtliche Konsequenzen: Die Nichteinhaltung der DSGVO-Bestimmungen kann zu rechtlichen Schritten führen. Betroffene Personen oder andere Unternehmen können Schadenersatzklagen gegen das Unternehmen erheben, wenn ihre Datenschutzrechte verletzt wurden.
• Reputationsverlust: Ein Unternehmen, das die Datenschutzbestimmungen nicht einhält, riskiert einen erheblichen Rufschaden. Dies kann das Vertrauen von Kunden, Geschäftspartnern und Stakeholdern beeinträchtigen.
• Verlust von Kunden: Kunden, die besonderen Wert auf Datenschutz legen, könnten sich von einem Unternehmen abwenden, das seine Datenschutzverpflichtungen vernachlässigt.
• Strafverfolgung von Verantwortlichen: In einigen Fällen können die für die Datenverarbeitung Verantwortlichen, wie Geschäftsführer oder Vorstandsmitglieder, persönlich zur Rechenschaft gezogen werden, wenn sie die DSGVO-Bestimmungen grob verletzen.
• Datenverlust und -lecks: Ohne einen Datenschutzbeauftragten besteht ein höheres Risiko für Datenschutzverletzungen und Datenlecks, die wiederum rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen können.