Zeitaufwand als Datenschutzbeauftragter berechnen – so geht’s

Zeitaufwand für Ihre Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter ermitteln – eine Anleitung

Um den Zeitaufwand für Ihre Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter in Ihrem Unternehmen zu ermitteln, sind lediglich drei Schritte notwendig:

1. Auflistung aller anfallender Tätigkeiten und Aufgaben als Datenschutzbeauftragter
2. Dokumentation des Zeitaufwandes für die einzelnen Aufgaben als Datenschutzbeauftragter
3. Zusammenrechnung des Zeitaufwandes einzelner Aufgaben als Datenschutzbeauftragter

Wie die einzelnen Schritte in der Praxis im Detail aussehen, verrate ich Ihnen in den folgenden Abschnitten meines Ratgebers.

Schritt 1: Wie ermitteln Sie all Ihre Tätigkeiten als Datenschutzbeauftragter?

Im ersten Schritt gilt es, all Ihre Aufgaben und Tätigkeiten, die Sie als Datenschutzbeauftragter übernehmen, zu ermitteln und schriftlich zu dokumentieren. Bedenken Sie dabei nicht nur Aufgaben, die Sie täglich übernehmen müssen, sondern auch die Pflichten, die möglicherweise nur einmal im Monat oder im Quartal anfallen.

Um sicherzustellen, dass Sie tatsächlich alle Aufgaben niederschreiben, sollten Sie folgende Tipps berücksichtigen:

• Tipp 1 – Brainstorming: Nehmen Sie sich Zeit für ein Brainstorming, in dem Sie alles aufschreiben, was Ihnen in den Sinn kommt, wenn Sie sich fragen, „Was mache ich eigentlich im Datenschutz?“ Dabei sollten Sie alle Gedanken und Aufgaben notieren, die Ihnen spontan einfallen. Bewertungen kommen später.
• Tipp 2 – Recherchiere in Arbeitsdokumentationen: Ergänzen Sie Ihre Liste, indem Sie gezielt in Ihrem E-Mail-Postfach und Kalender nach Aufgaben suchen, die mit Datenschutz in Verbindung stehen könnten.
• Tipp 3 – Gesetzliche Grundlagen: Schauen Sie in das Gesetz, insbesondere in Art. 39 der DSGVO, um die Mindestaufgaben eines Datenschutzbeauftragten zu identifizieren. Beachten Sie das Wörtchen „zumindest“, das auf Mindestanforderungen hinweist.
• Tipp 4 – Aufgabenbeschreibung Ihrer Stelle: Schauen Sie in Ihre eigene Aufgaben- oder Tätigkeitsbeschreibung, die Aufschluss über spezifische Aufgaben geben kann, die Sie wahrnehmen müssen. Diese Beschreibung kann den gesetzlichen Mindestumfang an Vorgaben erweitern.
• Tipp 5 – individuelle Bedürfnisse des Unternehmens: Überlegen Sie, ob es bestimmte Aufgaben und Tätigkeiten gibt, die möglicherweise noch nicht in der damaligen Aufgabenbeschreibung Ihrer Stelle aufgelistet waren oder im Gesetz verankert sind, aber individuell von Ihrem Unternehmen gewünscht wurde. Denn nicht selten stellen Unternehmen eigene Erwartungen an den Datenschutzbeauftragten auf.

Nachdem Sie alle diese Tipps befolgt haben, sollten Sie nun eine umfassende Liste an Aufgaben besitzen, die in Ihrem Bereich fallen.

Schritt 2: Wie berechnen Sie den Zeitaufwand einzelner Aufgaben als Datenschutzbeauftragter?

Im zweiten Schritt geht es nun um die konkrete Berechnung des Zeitaufwandes, der für die einzelnen Tätigkeiten eines Datenschutzbeauftragten anfällt. Dafür ziehen Sie nun Ihre fertige Aufgabenliste heran und notieren dahinter den jeweiligen Zeitaufwand – am besten pro Monat und in Stundenanzahl.

Für die Ermittlung des Zeitaufwandes je Aufgaben stehen Ihnen dabei grundsätzlich zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• die Schätzung des Zeitaufwandes pro identifizierter Tätigkeit oder
• die Berechnung des Durchschnitts des Zeitaufwandes für diese Aufgabe – anhand der letzten Ausführungen.

Welche Form sich für Sie eignet, hängt davon ob, wie exakt die Zeitangaben sein müssen, die das Unternehmen anfordert, oder wie gut Ihre Verhandlungsausgangsbasis sein soll.

Durchschnitt des Zeitaufwandes für Aufgaben ermitteln – so geht’s

Den Durchschnitt des Zeitaufwandes für einzelne Aufgaben zu berechnen ist stets die exaktere Methoden bei der Aufwandsermittlung als Datenschutzbeauftragter.

Hierfür benötigen Sie allerdings mehr Zeit und Ressourcen. Denn im ersten Schritt müssen Sie die tatsächlichen Zeitaufwände der Aufgaben dokumentieren – und zwar stetig.

Mein Tipp: Ein Arbeitstagebuch, in dem Sie alle Aufgaben und dessen Zeiten aufschreiben – und zwar mindestens für einen Monat.

Nutzen Sie für das Arbeitstagebuch einen Tageskalender und notieren Sie sich am Abend des jeweiligen Arbeitstags stichpunktartig, was Sie gemacht und wie viel Zeit Sie dafür verwendet haben.

Nutzen Sie idealerweise die Schwerpunktbegriffe, die Sie in Ihrer Liste der wahrgenommenen Aufgaben zusammengestellt haben.

Machen Sie das am besten mindestens für vier Wochen und schon haben Sie eine Datenbasis, die gar nicht mal so schlecht für Ihre Bedarfsrechnung ist.

Für die Ermittlung des Durchschnitt müssen Sie die Zeiten für eine Aufgabe einfach nur zusammenrechnen und anschließend durch ihre Häufigkeit teilen – ein Beispiel: Sie haben als DSB vier Schulungen im letzten Monat durchgeführt. Während zwei Schulungen zwei Stunden Zeit beansprucht haben, haben die zwei anderen Schulungen nur eine Stunde gedauert. Sie rechnen wie folgt: 2 + 2 + 1 + 1 = 6 Stunden Schulung je Monat / 4 Schulungen (Anzahl der Tätigkeit) = 1,5 Stunden

Sie benötigen im Durchschnitt also 1,5 Stunden pro Monat für die Durchführung von Schulungen.

Diese Berechnung erfolgt nun für alle Aufgaben aus Ihrer Liste.

Schritt 3: Wie ermitteln Sie den Gesamt-Zeitaufwand als Datenschutzbeauftragter?

Nachdem Sie für jede Aufgabe aus Ihrer Liste einen Zeitaufwand ermitteln haben – unabhängig, ob Sie dies per Schätzung oder Durchschnittswerten ermitteln haben – müssen Sie all diese Zeitaufwände nur noch miteinander summieren. Das Ergebnis stellt den Gesamt-Zeitaufwand dar, den Sie pro Monat als Datenschutzbeauftragter zur Erledigung Ihrer Aufgaben benötigen.

Muster für die Berechnung des Zeitaufwandes als Datenschutzbeauftragter

Weitere Artikel rund um den Datenschutzbeauftragten:

• Bestellung des Datenschutzbeauftragten
• Aufgaben des Datenschutzbeauftragten
• Ab wann besteht die Pflicht zur Bestellung des Datenschutzbeauftragten?