Datenschutz im Offboarding: Darf der Arbeitgeber das E-Mail Postfach des Arbeitnehmers löschen?

Darf der Arbeitgeber bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses das E-Mail Postfach des Mitarbeiters löschen?

Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses ist ein entscheidender Moment sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer. Im Rahmen des Offboarding-Prozesses stellt sich häufig die Frage, welche Rechte der Arbeitgeber bezüglich der E-Mail-Postfächer der Mitarbeiter hat. Ein zentrales Thema ist dabei der Datenschutz. Darf der Arbeitgeber das E-Mail-Postfach des Arbeitnehmers nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses löschen?

Die Frage, ob der Arbeitgeber das E-Mail-Postfach eines Arbeitnehmers nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses löschen darf, lässt sich nicht pauschal beantworten. Vielmehr hängt die Antwort davon ab, wie das E-Mail-Postfach genutzt wurde:

1. Ausschließlich betriebliche Nutzung: Wenn der Account ausschließlich für betriebliche Zwecke genutzt wurde, hat der Arbeitgeber grundsätzlich das Recht, das Postfach zu löschen.
2. Zusätzlich private Nutzung: Anders verhält es sich, wenn der E-Mail-Account auch für private Zwecke genutzt werden durfte. In diesem Fall schützt das Fernmeldegeheimnis die privaten E-Mails des Arbeitnehmers, und der Arbeitgeber hat ohne Zustimmung des Mitarbeiters keine Handhabe, den Account zu löschen.

Was ist bei der Löschung eines betrieblichen E-Mail Accounts zu beachten?

Ein E-Mail-Account, der ausschließlich für betriebliche Zwecke genutzt wird, gilt als Arbeitsmittel des Unternehmens. Da der Arbeitgeber grundsätzlich das Recht hat, über die Nutzung und Verwaltung seiner Arbeitsmittel zu entscheiden, kann er in diesem Fall den E-Mail-Account nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses löschen. Dabei handelt es sich um eine betriebliche Maßnahme, die darauf abzielt, den Zugriff auf unternehmensinterne Daten zu verhindern und den Datenschutz zu gewährleisten. Solange der E-Mail-Account ausschließlich dienstlich genutzt wurde und keine personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers für private Zwecke gespeichert wurden, ist der Arbeitgeber berechtigt, das Postfach ohne Zustimmung des Mitarbeiters zu löschen. Der Arbeitgeber muss jedoch sicherstellen, dass alle relevanten, für das Unternehmen notwendigen E-Mails archiviert oder weitergeleitet werden, bevor eine Löschung des Accounts erfolgt.

Wie können Arbeitgeber im Offboarding-Prozess datenschutzkonform vorgehen?

Auch wenn eine private Nutzung des E-Mail-Accounts oder von betrieblichen Endgeräten wie PCs, Laptops oder Smartphones grundsätzlich nicht erlaubt ist, kann es im Laufe der Zeit vorkommen, dass sich dennoch private Daten auf diesen Geräten oder in den Accounts ansammeln. Gerade in solchen Fällen kann es für den Arbeitgeber schwierig sein, zwischen betrieblichen und privaten Daten zu unterscheiden.

Arbeitgeber haben dann zwei Möglichkeiten, um im Offboarding-Prozess datenschutzkonform bei der Löschung des Email Accounts des Mitarbeiters vorzugehen:

1. Vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses das Einverständnis des Mitarbeiters einholen
2. Der Mitarbeiter löscht seine Mails am letzten Arbeitstag selbst

Möglichkeit 1: Vor Beendigung des Arbeitsverhältnisse das Einverständnis des Mitarbeiters einholen

Eine Möglichkeit für Arbeitgeber, datenschutzkonform im Offboarding-Prozess vorzugehen, besteht darin, bereits vor der Beendigung des Arbeitsverhältnisses das Einverständnis des Mitarbeiters zur Löschung seines E-Mail-Postfachs einzuholen. Dies gibt dem Arbeitgeber die rechtliche Sicherheit, dass die Löschung oder Archivierung der E-Mails unter Berücksichtigung der Datenschutzanforderungen erfolgt.

Dieser Schritt kann in Form einer schriftlichen Erklärung erfolgen, in der der Mitarbeiter zustimmt, dass der Arbeitgeber im Rahmen des Offboarding-Prozesses auf das E-Mail-Konto zugreifen und betriebliche E-Mails sichern oder löschen darf. Diese Vorgehensweise bietet dem Arbeitgeber eine proaktive Lösung, um sicherzustellen, dass der Datenschutz gewahrt bleibt und alle relevanten Daten ordnungsgemäß behandelt werden.

Möglichkeit 2: Der Mitarbeiter löscht seine Mails am letzten Arbeitstag selbst

Um rechtlichen Risiken und Datenschutzverletzungen vorzubeugen, empfiehlt es sich, dass Arbeitgeber klare Regelungen für die Rückgabe von Arbeitsmitteln und den Umgang mit persönlichen Daten treffen. Eine effektive Möglichkeit, dies sicherzustellen, ist, dass Arbeitnehmer an ihrem letzten Arbeitstag in Anwesenheit der IT-Abteilung ihre Zugangsdaten und Endgeräte zurückgeben und dabei ihre privaten E-Mails und Daten selbst löschen.

Auf diese Weise wird sichergestellt, dass keine privaten Inhalte unrechtmäßig auf betrieblichen Geräten verbleiben, und der Arbeitgeber kann rechtliche Auseinandersetzungen und datenschutzrechtliche Verstöße vermeiden. Eine entsprechende Regelung im Arbeitsvertrag hilft, Missverständnisse zu vermeiden und eine datenschutzkonforme Übergabe der Arbeitsmittel zu gewährleisten.

Warum sollten Arbeitgeber nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses das Email Postfach des Mitarbeiters nicht löschen?

Für Arbeitgeber kann es aus mehreren Gründen sinnvoll sein, das E-Mail-Postfach eines ausgeschiedenen Mitarbeiters nicht direkt zu löschen, sondern es zu archivieren. Ein wesentlicher Grund dafür sind die Aufbewahrungsfristen, die in verschiedenen rechtlichen und steuerlichen Vorschriften festgelegt sind. So schreibt beispielsweise das Handelsgesetzbuch (HGB) vor, dass geschäftliche Korrespondenz für mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden muss. Diese Fristen gelten unabhängig davon, ob der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder weiterhin beschäftigt ist.

Worauf müssen Arbeitgeber bei der Archivierung von Mails des Mitarbeiters achten?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt das Prinzip der Datenminimierung, das besagt, dass nur die Daten verarbeitet werden dürfen, die für den jeweiligen Zweck notwendig sind. Das bedeutet, dass Arbeitgeber bei der Archivierung von E-Mails ihrer ehemaligen Mitarbeiter darauf achten müssen, dass nur relevante Daten aufbewahrt werden.

Daher sollten keine Daten gespeichert werden, die nicht zur betrieblichen Dokumentation zwecks Einhaltung der Aufbewahrungspflicht notwendig sind. Zudem muss der Zugriff auf archivierte Daten streng kontrolliert und auf autorisierte Personen begrenzt werden, um Missbrauch oder unbefugten Zugriff zu verhindern.