Aufgaben vom Datenschutzbeauftragten – umfassender Überblick

Was ist ein Datenschutzbeauftragter?

Ein Datenschutzbeauftragter ist eine Person, die von Unternehmen oder Organisationen ernannt wird, um sicherzustellen, dass sie alle Datenschutzvorschriften (unter anderem der DSGVO) einhalten.

Die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten ist in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben, wenn ein Unternehmen personenbezogene Daten verarbeitet oder speichert. Der DSB ist in diesem Fall die zentrale Anlaufstelle für alle Fragen und Probleme im Zusammenhang mit Datenschutz und der Grundverordnung.

Doch: Ab wann muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden?

Was sind die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten?

Die Tätigkeit des Datenschutzbeauftragten kommt einer großen Verantwortung gleich, wenn es um den Schutz personenbezogener Daten geht. Die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten sind vielfältig und umfassen verschiedene Bereiche (Art. 39 DSGVO).

1. Überwachung der Einhaltung von Datenschutzvorschriften: Der Datenschutzbeauftragte ist dafür verantwortlich, dass alle Mitarbeiter des Unternehmens die geltenden Datenschutzvorschriften einhalten. Er sorgt mit der Überwachung dafür, dass die Datenverarbeitung rechtmäßig und transparent erfolgt.
2. Beratung von Mitarbeitern: Der Datenschutzbeauftragte berät die Mitarbeiter des Unternehmens in allen Fragen zum Datenschutz. Er klärt sie über die Bedeutung des Datenschutzes auf und gibt Hilfestellung bei der Umsetzung von Datenschutzmaßnahmen.
3. Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen im Unternehmen: Die Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter geht mit einer engen Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen im Unternehmen einher, wie zum Beispiel mit der IT-Abteilung oder der Personalabteilung. Er stellt sicher, dass bei der Datenverarbeitung personenbezogener Informationen alle relevanten Abteilungen involviert sind und datenschutzkonform agieren.
4. Durchführung von Datenschutz-Schulungen: Der Datenschutzbeauftragte ist dafür verantwortlich, Schulungen zum Datenschutz durchzuführen. Er klärt die Mitarbeiter über die Bedeutung des Datenschutzes auf und gibt praktische Tipps zur Umsetzung von Datenschutzmaßnahmen.
5. Kontrolle von Auftragsverarbeitern: Der Datenschutzbeauftragte überwacht die Einhaltung der Datenschutzvorschriften bei Auftragsverarbeitern. Er prüft, ob diese datenschutzkonform arbeiten und sorgt dafür, dass Verträge mit Auftragsverarbeitern die geltenden Datenschutzvorschriften berücksichtigen.
6. Umsetzung von Datenschutzmaßnahmen: Der Datenschutzbeauftragte ist dafür verantwortlich, dass alle notwendigen Datenschutzmaßnahmen im Unternehmen umgesetzt werden. Er entwickelt Datenschutzkonzepte und prüft, ob diese den geltenden Datenschutzvorschriften entsprechen.
7. Dokumentation von Datenschutzprozessen: Der Datenschutzbeauftragte dokumentiert alle Datenschutzprozesse im Unternehmen. Er erstellt Datenschutzrichtlinien und -konzepte und sorgt dafür, dass diese regelmäßig aktualisiert werden.
8. Ansprechpartner für Datenschutzanfragen: Der Datenschutzbeauftragte ist der Ansprechpartner für alle Fragen rund um den Datenschutz im Unternehmen. Auch hier dient er zur Beratung für Mitarbeiter und Kunden bezüglich ihrer Datenschutzrechte und gibt Auskunft über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Unternehmen.

Insgesamt ist der Datenschutzbeauftragte eine wichtige Person im Unternehmen, die dafür sorgt, dass personenbezogene Daten datenschutzkonform verarbeitet werden. Er ist Ansprechpartner für alle Fragen zum Datenschutz und überwacht die Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften.

Welche Rechte hat der Datenschutzbeauftragte?

Der Datenschutzbeauftragte im Unternehmen übernimmt gemäß Art. 38 DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) eine besondere Stellung im Betrieb ein und hat daher auch besondere Rechte. Dazu gehören unter anderem:

• Bereitstellung der erforderlichen Ausstattung und zeitlichen Ressourcen: Dem Datenschutzbeauftragten sind in jedem Fall die zeitlichen Ressourcen zu stellen, die er für die Erledigung seiner Aufgaben benötigt. Darüber hinaus hat der Datenschutzbeauftragte das Recht auf eine geeignete materielle und personelle Ausstattung sowie auf nötige Fort- und Weiterbildungen (Art. 38 (2) DSGVO).
• Zugang zu den erforderlichen Daten: Dem Datenschutzbeauftragen ist stets der Zugang zu den erhobenen persönlichen Daten und dem Prozess der Verarbeitung zu gewähren.
• Kündigungsschutz: Der Datenschutzbeauftragte unterliegt einem besonderen Kündigungsschutz. Der Datenschutzbeauftragte darf während seiner Stellung nicht gekündigt werden. Doch auch danach hat er noch einen besonderen Kündigungsschutz – und zwar bis zu einem Jahr später. Eine Kündigung ist lediglich aus wichtigen und triftigen Gründen zulässig.

Es ist wichtig zu beachten, dass der Datenschutzbeauftragte unabhängig agiert und nicht angewiesen werden darf, wie er seine Aufgaben auszuführen hat. Der Datenschutzbeauftragte ist auch nicht weisungsgebunden und unterliegt keinerlei Abhängigkeit gegenüber dem Unternehmen. Dennoch darf der Datenschutzbeauftragte nicht benachteiligt werden (Art. 38 (3) DSGVO)

Welche Pflichten hat der Datenschutzbeauftragte?

Der Datenschutzbeauftragte hat die Pflicht zur Geheimhaltung und Vertraulichkeit. Das bedeutet, personenbezogene Daten – unabhängig ihrer Art – müssen vom Datenschutzbeauftragten stets vertraulich behandelt werden und dürfen nicht weitergegeben werden.

Als Datenschutzbeauftragter unterliegen Sie also gesetzlich einer Verschwiegenheitspflicht. Seit Anwendung der DSGVO sind die entsprechenden Regelungen in Art. 38 Abs. 5 DSGVO bzw. § 38 Abs. 2 in Verbindung mit § 6 Abs. 5 Satz 2 Bundesdatenschutzgesetz zu finden.

Ist der Datenschutzbeauftragte haftbar?

Der Datenschutzbeauftragte ist nicht haftbar, wenn es im Unternehmen zu Verstößen gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) kommt. Die Haftung betrifft allein den Verantwortlichen.