Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen: Dauer + Pflichten

Was ist die gesetzliche Grundlage der Aufbewahrungsfristen?

Das Steuerrecht und das Handelsrecht stellen aus unternehmerischer Sicht die wichtigsten Vorschriften für die betriebliche Aufbewahrungspflicht dar. Gewerbetreibende sind verpflichtet, alle relevanten Geschäftsunterlagen in diesem Zeitraum aufzubewahren. Gesetzliche Grundlage ist im Steuerrecht die Abgabenordnung (AO). Die meisten Geschäftsunterlagen sind auf Basis dieser Verordnungen mit einer Frist von sechs oder zehn Jahren aufzuwahren. Für Kaufleute sind darüber hinaus die Bestimmungen des Handelsgesetzbuches (HGB) bindend. Arbeitsrechtliche Daten oder Dokumente der Sozialversicherung haben abweichende Aufbewahrungsfristen.

Der Ablauf und das System der ordnungsgemäßen, digitalen Speicherung von Daten verlangt von Unternehmen eine hohe Sorgfalt und das Beachten maßgeblicher gesetzlicher Pflichten. Die Datenspeicherung ist zu jeder Zeit verlustfrei und sicher vorzunehmen. Da die Aufbewahrungspflicht ein wesentlicher Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht ist, ist es für Unternehmen essenziell, Daten und Dokumente korrekt aufzubewahren.

Benutzen Sie noch Thermopapier für Ihre Geschäftsunterlagen oder müssen Sie viele Kassenzettel aus Registrierkassen archivieren? Um Ihrer Auszeichnungspflicht nachzukommen, ist es sinnvoll alle relevanten Dokumente zu fotokopieren oder zu digitalisieren. Als Nachweis können Sie die Thermopapier-Originale ebenfalls archivieren, eine gesetzliche Notwendigkeit hierzu besteht allerdings nicht. Da Thermopapier nicht haltbar und robust ist und innerhalb von einigen Jahren seine Lesbarkeit verliert, können Sie ausschließlich durch eine Fotokopie oder Digitalisierung der Belege sicherstellen, dass alle Informationen zu jeder Zeit lesbar und auswertbar sind.

Welche Aufbewahrungspflichten gelten im Personalmanagement?

Aufgrund der Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) besteht die Notwendigkeit, Geschäftsunterlagen mit personenbezogenen Daten zu speichern, wenn eine Archivierung aus datenschutzrechtlich erforderlich ist. Kunden oder Mitarbeiter haben nach Maßgabe des BDSG einen Anspruch darauf, zu erfahren, welche Information und Daten man über sie speichert und aufbewahrt. Darüber hinaus haben sie das Recht, eine Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Der verantwortungsvolle Umgang mit Dokumenten und Daten ist für Unternehmen entscheidend. Sie sollten die Aufbewahrungspflicht ernst nehmen und die wichtigsten Aufbewahrungsfristen kennen. Dies bringt Sicherheit und zeigt an, dass Unternehmen mit Geschäftsunterlagen und personenbezogenen Daten verantwortungsvoll und rechtlich sicher umgehen.

Wie optimieren Sie Ihr Archivierungssystem?

Bewahren Sie Originale von Geschäftsunterlagen in Papierform auf, so muss die Aufbewahrung geschützt und geordnet erfolgen. Dies impliziert, dass alle Unterlagen vor Nässe, Feuer oder anderen äußeren Gefahren gesichert sind. Zur Prüfung, ob Ihre Aufbewahrungsmethode den gesetzlichen Anforderungen genügt, können Sie im Unternehmen einen Probelauf durchführen. Prüfen Sie in einem festgesetzten Ablauf, ob sie die folgenden Fragen positiv beantwortet können:

• Ist es möglich, unterschiedliche Unterlagen schnell aufzufinden?
• In welchem optischen Zustand befinden sich die Unterlagen?
• Sind Mängel auf den ersten Blick erkennbar oder gibt es einen Schädlingsbefall?

Werden im Probelauf Schwächen im Ablauf offensichtlich und muss Ihr Archivierungssystem optimiert werden, so lohnt sich eine umgehende Anpassung und die Implementierung von geeigneten Maßnahmen. Durch fortlaufende Kontrolle und Prüfung und Sie optimal auf eine unangekündigte Begutachtung durch Steuerbehörden vorbereitet. Zudem können Sie auch innerbetrieblich sicherstellen, dass alle Geschäftsunterlagen zu jeder Zeit in der geforderten Qualität verfügbar sind.

Wie werden elektronische Rechnungen archiviert?

Elektronische Rechnungen sind in der ursprünglichen Form zu archivieren, in der sie erstellt wurden. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie Ihre elektronischen Rechnungen digital archivieren müssen. Dies schließt ein, dass Sie Ihre elektronischen Rechnungen auf einem Datenträger aufbewahren, der nicht mehr veränderbar ist. Aus diesem Grund eignet sich eine Festplatte oder eine „Flash-Disc“ nicht zur Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen.

Nutzen Sie im Unternehmen ein EDV-gestütztes Buchhaltungsprogramm, berücksichtigt dieses den rechtlich vorgegebenen Ablauf der Rechnungserstellung. Rechnungen speichert und archiviert man digital in der Software. Um die Echtheit einer elektronischen Rechnung zu gewährleisten, sollten digitale Rechnungen zudem eine qualifizierte, elektronische Signatur aufweisen. Zusätzlich sollten Sie jederzeit nachweisen können, dass eine elektronische Rechnung eine Verbindung zu einem Handelsgeschäft oder einer eingekauften Leistung hat.

Die gesetzliche Grundlage für die Speicherung und Archivierung von Rechnungen bildet die GODB (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff). Diese gesetzliche Vorgabe des Bundesfinanzministeriums trat endgültig zum 01.01.2017 in Kraft.

Ab wann besteht eine Aufzeichnungspflicht von Bilanzen und Jahresabschlüssen?

Der § 141 Abs. 1 Nr. 1 AO legt fest, dass Gewerbetreibende erst ab einem festgelegten Jahresumsatz oder Gewinn im Kalenderjahr verpflichtet sind, Jahresabschlüsse und Bilanzen zu erstellen. Die Aufzeichnungspflicht für Jahresabschlüsse und Bilanzen beginnt:

• Bei einem Umsatz von mehr als 600.000 Euro oder
• einem Gewinn von mehr als 60.000 Euro im Kalenderjahr.

Unterschreiten Gewerbetreibende diese Umsatzgrenze, müssen Sie ebenfalls die gesetzliche Aufbewahrungspflicht beachten und sind zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen und der vollständigen Buchführung verpflichtet. Das Aufbewahren von Bilanzen und Jahresabschlüssen entfällt jedoch.

Welche Aufbewahrungsfristen gibt es?

Es gibt unterschiedliche, gesetzlich geregelte Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen. Die wichtigsten Fristen finden sich im Steuerrecht, dem die Abgabenordnung (AO) zugrunde liegt. Das Steuerrecht unterscheidet im Wesentlichen Aufbewahrungsfristen von sechs oder zehn Jahren. Bei einem erheblichen steuerrechtlichen Interesse der Finanzbehörden oder bei einem Verdacht oder nachgewiesener Steuerhinterziehung, können diese Fristen verlängert werden.

Für Kaufleute gelten besondere rechtliche Verfügungen bei der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Diese sind im HGB (Handelsgesetzbuch) geregelt, unterscheiden sich aber nur unwesentlich von den Bestimmungen des Steuerrechts.

Alle Geschäftsunterlagen aus Papier sowie alle digital gespeicherten Daten und Dokumente müssen zu jeder Zeit sauber und vor Witterungseinflüssen geschützt aufbewahrt werden. Die Lesbarkeit muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein. Darüber hinaus sind alle Geschäftsunterlagen in Deutschland zu lagern, damit sichergestellt werden kann, dass Behörden kurzfristig Zugriff auf Dokumente erhalten können. Der Ort der Archivierung steht jedem Unternehmen frei. Für Lohnunterlagen, Unterlagen der Sozialversicherung und für Arbeitsverträge gelten abweichende Regelungen. Diese haben ihre gesetzliche Grundlage vor allem im Bürgerlichen Gesetzbuch und im SGB IV.

Die Richtlinien zur Aufbewahrungspflicht gelten, damit Unternehmen auch nach Jahren alle geschäftlichen Vorgänge zweifelsfrei nachweisen können. Dies gilt im Besonderen für den Nachweis, dass alle Steuern und Abgaben gesetzeskonform abgeführt wurden. Mit einer strukturierten Archivierung von Geschäftsunterlagen stellen Unternehmen sicher, dass Nachfragen bei Steuerprüfungen schnell und professionell beantwortet werden können und alle geschäftlichen Vorgänge zu jeder Zeit eine hohe Transparenz ausstrahlen.

Was sind die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen?

Aus steuerrechtlicher Sicht gelten vor allem die Paragrafen 140 AO und 147 AO als Grundlage für die Verwahrung von steuerlich relevanten Unterlagen. Der § 140 regelt, dass bei der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen alle relevanten Gesetze der Bundesrepublik Deutschland beachtet werden müssen. In der Praxis bedeutet dies für Unternehmer, dass neben den Vorschriften der Abgabenordnung weitere Steuergesetze, wie zum Beispiel das Umsatzsteuergesetz bindend sind. Branchenrelevante Verordnungen gelten als darüber hinaus als „andere Gesetze“ im Sinne des § 140 AO.

Aufzubewahrende Dokumente und deren Fristen

Nach §147 AO sind insbesondere die folgenden Dokumente aufzubewahren:

© Tabelle Aufbewahrungspflichten 6 Jahre und 10 Jahre

Zu den Büchern über Ein- und Ausgaben gehören das Grundbuch/Journal sowie alle Haupt- und Nebenbücher, die Sie im Unternehmen führen. Arbeiten Sie mit einer Offenen-Posten-Buchhaltung, so ersetzen Belege die Konten. Aufzuwahren ist jedes Dokument, das für die Besteuerung von Bedeutung sein könnte.

Geschäftsbriefe oder Handelsbriefe sind dann zu archivieren, wenn diese einen direkten Bezug zu einem Handelsgeschäft oder zur Rückabwicklung eines Handelsgeschäfts haben. Dies können Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Verträge oder auch schriftliche Dokumentationen vor oder nach einem Auftrag sein. Neben dem spezifischen geschäftlichen Schriftverkehr sollten gleichzeitig alle relevanten elektronischen Nachrichten, wie E-Mails, Telegramme, Faxe oder Memos aus EDV-Programmen datenschutzrechtlich einwandfrei gespeichert werden. Allgemeine, nicht auftragsbezogene Korrespondenz muss man hingegen nicht archivieren. Als Beispiel hierfür könnten man Werbebriefe oder die schriftliche Übersendung von Produktproben anführen. Diese sind aus steuerlicher Sicht irrelevant und man kann sie entsorgen.

Inventare und Inventarverzeichnisse beinhalten Aufzeichnungen über die Vermögensgegenstände und Schulden des Unternehmens. Neben der faktenorientierten Aufschlüsselung des Inventars müssen aus den archivierten Unterlagen auch die Inventuranweisungen klar ersichtlich sein. Inventarverzeichnisse gelten dann als vollständig, wenn Dritte einwandfrei nachvollziehen können, in welcher Weise man Daten gesammelt und zusammengestellt hat. Inventare muss man 10 Jahre lang aufbewahren.

Der Oberbegriff Buchungsbelege umfasst alle Unterlagen, die Geschäftsvorfälle dokumentieren. Anhand eines Buchungsbelegs ist nachvollziehbar, dass ein Geschäftsvorgang komplett ausgeführt wurde. Da ebenso in Geschäftsbriefen Hinweise auf eine Buchung zu finden sind, kann man Buchungsbelege nicht immer sofort erkennen. Aus diesem Grund sollte man alle Dokumente aufbewahren, die Informationen über Erträge, Abbuchungen oder die Vermögenslage des Unternehmens beinhalten. Kontoauszüge oder Lieferscheine kann man ebenso zu den Buchungsbelegen rechnen wie Quittungen und sind mindestens 10 Jahre aufzubewahren, wenn sie eindeutig einen Geschäftsvorgang dokumentieren.

Sonstige, für die Besteuerung relevante Unterlagen sind zum Beispiel Kassenzettel der Registrierkasse, Kontoauszüge, Quittungen Kalkulationsunterlagen oder andere Dokumente, die eine Bedeutung für die Besteuerung des Unternehmens haben. Eine direkte Zuordnung zu einem bestimmten Geschäftsvorgang oder Handelsgeschäft ist nicht nötig.

Wichtig: Die Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz, alle relevanten Bilanzunterlagen sowie relevante Zollunterlagen sind in Papierform aufzuwahren. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn es sich um amtliche Urkunden und Dokumente mit Unterschriften handelt. Die von Kapitalgesellschaften mit der Bilanz zu erstellenden Lageberichte sind ebenso 10 Jahre aufzuwahren. Alle anderen Unterlagen darf man digitalisiert aufbewahren. Bei der Digitalisierung muss sichergestellt sein, dass alle Daten langjährig lesbar sind. Zudem müssen diese jederzeit abrufbar und auswertbar sein.

Aus diesem Grund empfiehlt es sich, einen festgesetzten Ablauf im Unternehmen zu installieren, der zweifelsfrei regelt, wann und in welchem Format Dokumente digitalisiert werden. Der Aufbewahrungspflicht vorausschauend nachzukommen ist entscheidend, da digitale Aufzeichnungen jederzeit maschinell verwertbar sein müssen. Konvertierungskosten bei einer Betriebsprüfung, die nichtdigitale Unterlagen aus einem abweichenden Format lesbar machen, müssen vom Unternehmen beglichen werden.

Was sind die Aufbewahrungsfristen für Kaufleute?

Für Kaufleute, für die neben den steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen, ebenso die Grundsätze des Handelsgesetzbuches gelten, müssen auf Grundlage von § 257 Abs. 1 HGB zwingend die folgenden Geschäftsunterlagen aufbewahren:

• Alle Buchungsbelege
• Handelsbücher
• Die empfangenen und versandten Handelsbriefe mit geschäftlicher Relevanz
• Eröffnungsbilanzen
• Jahresabschlüsse
• Einzelabschlüsse

Beginn der Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungs- und Aufzeichnungsfrist beginnt mit der letzten Aufzeichnung von Buchungsbelegen oder Geschäftsbriefen in einem Kalenderjahr.

Beispiel: Sie schreiben am 30.09.2019 einen relevanten Geschäftsbrief, für den eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gilt. Sie sind verpflichtet, dieses Dokument für sechs Jahre aufzubewahren. Nach dem 30.09.2019 schreiben und empfangen Sie weitere Geschäftsbriefe. Das letzte EDV-gestützte Geschäftsschreiben verlässt ihr Haus am 29.12.2019. Die sechsjährige Frist zur Aufbewahrung beginnt folgerichtig mit Ende des Kalenderjahres 2019. Daraus folgt ein Ablauf der Aufbewahrungsfrist bis zum 31.12.2025 aufbewahren müssten. Erst nach diesem Datum beginnt die Verjährung.

Nach § 146 Abs. 2 AO sind Sie verpflichtet, alle zu archivierenden Geschäftsunterlagen im „Geltungsbereich dieses Gesetzes“ aufbewahren. Dies bedeutet, dass alle im Sinn des Gesetzgebers bedeutsamen Unterlagen ohne Ausnahme in Deutschland zugänglich sein müssen. Ob Sie diese am Unternehmensstandort oder in einem gesicherten auswärtigen Archiv aufbewahren, ist nicht entscheidend. Vielmehr erwarten der Gesetzgeber und die Steuerbehörden, dass Sie die angeforderten Unterlagen mit einem angemessenen Vorlauf den Steuerbehörden vorlegen können. „Angemessen“ wurde im Gesetz nicht näher definiert. In der Praxis bedeutet dies, dass auswärtig archivierte Unterlagen zu jeder Zeit zugänglich und auswertbar sein müssen.

Verlängerung der Aufbewahrungsfristen

Sind die archivierten Unterlagen für die Steuerberechnung bedeutsam, kann vonseiten der Steuerbehörden die Aufzeichnungsfrist verlängert werden. Voraussetzung hierfür ist, dass die gesetzliche Frist der Abgabenordnung noch nicht verstrichen ist. Die rechtliche Grundlage hierfür findet sich in § 169 Abs. 2 AO.

In der Regel werden Aufbewahrungsfristen verlängert, wenn eine Steuerhinterziehung festgestellt wurde oder wenn die Außenprüfung der Steuerbehörden bereits begonnen hat. Bei steuerstrafrechtlichen Ermittlungen wird ebenso eine Verlängerung der Frist vorgenommen, um Straftatbestände nicht zu verschleiern.

Verstöße gegen Aufbewahrungsfristen

Fallen im Rahmen einer Betriebsprüfung Verstöße gegen die Pflicht zur Aufbewahrung von steuerrelevanten Unterlagen oder digitalisierten Daten auf, so stellt dies gleichzeitig einen Verstoß gegen die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten des Unternehmens dar. In diesem Fall greift der § 162 AO, in dem ausgeführt wird, dass Steuerbehörden die Möglichkeit haben, die Besteuerungsgrundlage zu schätzen, wenn nicht alle relevanten Unterlagen zur Verfügung gestellt werden können.

Gleiches passiert auch, wenn Sie als Unternehmen nicht oder nicht im erforderlichen Maße Auskunft über den Verbleib oder Inhalt von Steuerunterlagen geben können oder Ihre Mitwirkungspflicht verletzen. Es ist gesetzlich vorgesehen, dass jeder Steuerpflichtige einer Beweispflicht unterliegt. Aus diesem Grund können Behörden gründliche, lesbare und nachvollziehbare Belege erwarten und Informationen darüber einfordern, wo sie aufbewahrt werden.

Eine Steuerschätzung könnte sich bei unkorrekten oder unvollständigen Steuerunterlagen an Branchenvergleichszahlen orientieren. Es ist davon auszugehen, dass eine Schätzung der Steuerlast von den Steuerbehörden immer deutlich über dem Betrag angesetzt wird, der realistisch zahlbar wäre. Zusätzlich können auch strafrechtliche Konsequenzen folgen, wenn nachweisbar ist, dass Sie als Unternehmen vorsätzlich gegen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsregeln verstoßen haben. § 111 Abs. 1 SGB IV setzt zum Beispiel Bußgelder bis zu 50.000 Euro pro Verstoß an.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Eingangs- und Ausgangsrechnungen?

Für Eingangs- und Ausgangsrechnungen gibt es ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist, die sich aus dem § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UstG) ableitet. Hiernach ist jedes Unternehmen verpflichtet, ein Doppel jeder Ausgangsrechnung und alle Eingangsrechnungen für zehn Jahre aufzubewahren. Die Ausgangsrechnungen müssen konform zu den Vorgaben im § 14 UstG erstellt werden. Dies schließt ein, dass elektronische Rechnungen aus der EDV digital und Papierrechnungen nachvollziehbar und geordnet in Akten aufbewahrt werden sollten. Die Aufbewahrungspflicht- und Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Was sind die Aufbewahrungsfristen für Lohnunterlagen?

Arbeitgeber sind verpflichtet für jeden Arbeitnehmer und ebenfalls für die geringfügig beschäftigten Mitarbeiter, ein Lohnkonto zu führen. § 28f Absatz 1 des Sozialgesetzbuches IV (SGB IV) regelt, welche Nachweise im Lohnkonto geführt werden müssen.

Die eigentliche Aufbewahrungsfrist für ein Lohnkonto, inklusive aller Unterlagen des Mitarbeiters, beträgt gemäß § 41 EStG sechs Jahre. Zu den Dokumenten des Mitarbeiters, die im Lohnkonto aufbewahrt werden, gehören:

• Übersichten zur Arbeitszeit.
• Übersicht zu Fehlzeiten oder Elternzeiten.
• Fahrtenbücher.

Alle Lohnunterlagen, die zur Ermittlung des betrieblichen Gewinns notwendig sind, sind auf Grundlage des geltenden Steuerrechts und der Abgabenverordnung für zehn Jahre zu archivieren. Neben Inventarlisten oder Buchführungsunterlagen betrifft dies auch Lohnlisten und alle Lohnsteuerunterlagen.

Wie lange müssen Dokumente der Sozialversicherung aufbewahrt werden?

Für Dokumente der Sozialversicherung gelten abweichende Aufbewahrungsfristen. Die letzte Betriebsprüfung gilt als Stichtag für die Archivierung. Erst ein Jahr nach einer erfolgten und abgeschlossenen Betriebsprüfung dürfen Sie Unterlagen der Sozialversicherung, die Sie zum Nachweis aufbewahrt haben, vernichten. Dies regelt § 28f SGB IV. Unterlagen Ihrer geringfügig Beschäftigten sind dabei gesondert und nach den Richtlinien für Lohnsteuerunterlagen zu archivieren.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten bei der Personalakte?

Nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses sollten Sie die Personalakte für mindestens drei Jahre archivieren. Dies ist notwendig, da die Verjährungsfrist für Ansprüche des ehemaligen Arbeitnehmers gemäß § 195 BGB drei Jahre beträgt.

In der Zeit vor Ablauf der Frist der Verjährung hat Ihr einstiger Mitarbeiter das Recht, berechtige Zahlungen, wie zum Beispiel eine Urlaubsabgeltung einzufordern, Entscheidungen anzufechten oder die Ausstellung eines wohlwollenden Arbeitszeugnisses zu verlangen. Nur mit den archivierten Unterlagen und Dokumenten aus der Personalakte können Sie bei Rechtsstreitigkeiten professionell argumentieren und Ihren Standpunkt vertreten.

Welche Unterlagen müssen Privatpersonen aufbewahren?

Privatpersonen unterliegen ebenso wie Unternehmen gewissen Aufbewahrungspflichten. Diese beziehen sich unter anderem auf Handwerkerrechnungen, ärztliche Unterlagen, steuerlich relevante Nachweise sowie Dokumente der gesetzlichen Rentenversicherung. Andere Belege müssen kraft Gesetzes nicht archiviert werden. Trotzdem ist es für Privatpersonen zielführend, diese aufzubewahren, um selbst nach Jahrzehnten einen eindeutigen Nachweis vorlegen zu können. Rechnungen über sehr kostenintensive Anschaffungen oder Renovierungen im eigenen Wohnhaus zählen unter anderem zu diesen Unterlagen. Darüber hinaus gelten die folgenden Aufbewahrungspflichten: