Unterweisungsnachweis: Inhalte, Muster + Pflicht

Was ist der Unterweisungsnachweis?

Der Unterweisungsnachweis ist die schriftliche Dokumentation Ihrer durchgeführten Schulung. In diesem Nachweis wird festgehalten, welche Inhalte vermittelt wurden, wer an der Unterweisung teilgenommen hat, und an welchem Datum sie stattfand.

Der Unterweisungsnachweis dient sowohl dem Unternehmen als auch den Mitarbeitern als rechtlicher Beleg, dass die vorgeschriebenen Schulungen, wie zum Beispiel eine Brandschutzunterweisung, ordnungsgemäß durchgeführt wurden. Er ist insbesondere in Bezug auf Arbeitsschutz und Sicherheit von großer Bedeutung, da er im Falle eines Unfalls oder einer behördlichen Prüfung nachweisen kann, dass die Mitarbeiter entsprechend geschult wurden.

Ist ein Unterweisungsnachweis Pflicht?

Wann eine Unterweisung nötig ist, hängt von der Art der Tätigkeiten und des damit verbundenen Gesundheitsrisikos ab. Das Risiko ermitteln Sie anhand der Gefährdungsbeurteilung. Darüber hinaus gibt es gesetzliche Vorschriften, die eine Unterweisung und einen entsprechenden Nachweis fordern. Unterweisungspflicht besteht

1. für alle Arbeitnehmer nach dem ArbSchG § 12 und der DGUV Vorschrift 1 (Prävention) § 4
2. bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen nach GefStoffV § 14
3. bei Tätigkeiten mit Biostoffen nach BioStoffV § 14
4. nach der Strahlenschutzverordnung StrlSchV § 38
5. bei Tätigkeiten auf der Baustelle nach BaustellV § 5
6. bei Jugendlichen nach JArbSchG § 29
7. vor Benutzung von PSA

Sobald Unterweisungspflicht besteht, empfiehlt es sich auch einen Unterweisungsnachweis vorweisen zu können. Bei den Punkten 1 bis 4 ist dies sogar gesetzlich vorgeschrieben.

Die Unterweisung inklusive der Dokumentation müssen Sie vor Beginn der jeweiligen Tätigkeit durchführen und dann 1-mal jährlich und bei veränderten Gefährdungen wiederholen. Bei Jugendlichen muss die Unterweisung sogar halbjährlich stattfinden.

Warum ist ein Unterweisungsnachweis sinnvoll?

Zwar ist der Unterweisungsnachweis nicht immer Pflicht, doch aus zwei Gründen sollten Sie die Teilnahme an einer Unterweisung trotzdem immer dokumentieren.

1. Die Einführung der Dokumentation als automatischen Prozess garantiert, dass immer ein Nachweis vorhanden ist. Ein Fehlen oder Vorhandensein kann entscheidend bei der juristischen Bewertung von Arbeitsunfällen sein, auch wenn der Nachweis keine Pflicht war.
2. Ein persönliches Unterschreiben stärkt den Grad der Verpflichtung für den Unterzeichner.

Übrigens erzielen Sie eine noch stärkere Wirkung der Unterweisung, wenn Sie sich nicht nur die Teilnahme bestätigen lassen, sondern auch, dass der Unterzeichner die Unterweisungsinhalte verstanden hat. Noch nachhaltiger wirkt eine Unterweisung, wenn Sie die Ergebnisse, z. B. Verhaltensregeln oder PSA-Tragegebote, verbindlich formulieren und ebenfalls unterzeichnen lassen.

Solch eine Mini-Arbeitsschutzvereinbarung zwischen Referent / Führungskraft und den Unterweisenden lässt die Unterweisung deutlich verbindlicher wirken als ein bloßes Absitzen und Unterschreiben.

Welche Inhalte stehen im Unterweisungsnachweis?

Wenn Sie einen rechtssicheren Unterweisungsnachweis erstellen möchten, sollten Sie kontrollieren, dass folgende Angaben im Dokument enthalten in:

• Themen und Inhalte (z. B. in Stichpunkten)
• Teilnehmer der Unterweisung
• (Betriebsbereich des Teilnehmers (für interne Zuordnung))
• Unterschrift der Teilnehmer
• Name des Unterweisenden
• Datum der Unterweisung

Auf Wunsch haben Sie dem Unterwiesenen eine Kopie auszuhändigen.

Muster eines Unterweisungsnachweises

Das untenstehende Bild zeigt einen beispielhaften Unterweisungsnachweis inklusive aller erforderlichen Inhalte:

Muss der Unterweisungsnachweis unterschrieben werden?

Grundsätzlich sind Sie immer auf der sicheren Seite, wenn die Teilnehmer die Unterweisung mit ihrer Unterschrift bestätigen.

In der Regel unterschreiben sowohl der Unterweisende als auch die Teilnehmer den Nachweis, um die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben zu bestätigen.

Der Unterweisungsnachweis wird anschließend in den Unternehmensakten aufbewahrt und kann bei Bedarf vorgelegt werden.

Wie lange muss der Unterweisungsnachweis aufbewahrt werden?

Die Dauer der Dokumentation ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Die BGI 527 empfiehlt jedoch ein Aufheben von mindestens 2 Jahren.

Weitere Ratgeber zum Thema Unterweisung finden Sie im Folgenden:

Erstunterweisung: Bedeutung, Inhalte & Durchführung

Wie ist die Aufbewahrungsfrist für Unterweisungsnachweise?

Arbeitsschutzbelehrung: Definition, Ablauf und Durchführung

Unterweisung von Fremdfirmen – 10 Schritte