Betriebsanweisung erstellen: Inhalte, Form & Pflicht

Was ist eine Betriebsanweisung?

Unter einer Betriebsanweisung versteht man ein auf einen Betrieb ausgerichtetes Dokument, welches essenzielle Inhalte zu den Gefährdungen und Risiken am Arbeitsplatz sowie Anweisungen zu den erforderlichen Schutzmaßnahmen für die Ausübung der Tätigkeit umfasst.

Grundlage ist § 12 der Betriebssicherheitsverordnung. Die beste Definition findet sich jedoch in in der TRGS 555. Danach ist eine Betriebsanweisung die „arbeitsplatz-, tätigkeits- und stoffbezogene, verbindliche und schriftliche Anordnung und Verhaltensregel des Arbeitgebers an Beschäftigte“.

Ihr erklärter Zweck ist es Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit im Betrieb zu gewährleisten und Mitarbeiter vor Unfällen, Gesundheits-, Brand- und Explosionsgefährdungen zu schützen. Die Erstellung von Betriebsanweisungen verfolgt daher primär das Ziel, die Arbeitnehmer von potenziellen Gefahren zu unterrichten und verbindliche Sicherheits- und Schutzmaßnahmen darzulegen.

Eine Betriebsanweisung ist stets individuell und bezieht sich immer auf das jeweilige Arbeitsumfeld, die Tätigkeiten und Arbeitsmittel, die dafür eingesetzt werden.  

Ist die Erstellung von Betriebsanweisungen Pflicht?

Ja, Unternehmen stehen in der Pflicht, eine Betriebsanweisung zu erstellen und ihren Mitarbeitern darzulegen – insofern der Tätigkeitsbereich dies erfordert. Die Pflicht zur Erstellung einer Betriebsanweisung ergibt sich aus § 12 BetrSichV. Doch auch § 4 Abs. 7 des Arbeitsschutzgesetzes fordert, „den Beschäftigten sind geeignete Anweisungen zu erteilen“, was in § 9 ArbSchG durch die Forderung nach „geeigneten Anweisungen“ für besondere Gefahren bekräftigt wird. Eine Betriebsanweisung erstellen ist damit bereits auf Gesetzesebene ein verbindlich vorgeschriebener Prozess im betrieblichen Arbeitsschutz.

Bei welchen Arbeiten besteht die Pflicht zur Betriebsanweisung?

Zwingend vorgeschrieben sind Betriebsanweisungen für den Umgang mit gefährlichen Stoffen (§14 Arbeitsstoffverordnung), biologischen Arbeitsstoffen (§ 12 Biostoffverordnung) und gefährlichen Maschinen. Ob für weitere Arbeitsplätze oder Tätigkeiten Betriebsanweisungen erstellt werden müssen, ist von Ihrer Gefährdungsbeurteilung abhängig.

Hat Ihre Gefährdungsbeurteilung jedoch ergeben, dass nur eine geringe Gefährdung vorliegt, ist eine Betriebsanweisung normalerweise nicht notwendig. Sind Gefährdungen nicht auszuschließen, ist eine Betriebsanweisung nötig.

Die 3 Fragen helfen als Ausschlusskriterium:

1. Hat Ihre Gefährdungsbeurteilung Verletzungsgefahren oder Gesundheitsrisiken aufgezeigt?
2. Kam es bereits zu Unfällen, Beinahe-Unfällen oder kritischen Situationen?
3. Besteht eine erhöhte Unfallgefahr durch besondere Bedingungen der Arbeitsumgebung wie schlechte Sicht, Lärm oder räumliche Enge?

Wenn eine Tätigkeit gefährlich bzw. sicherheitsrelevant ist, können Sie mit einer Betriebsanweisung Ihre Mitarbeiter schützen und sich Ärger und Rechtsfolgen nach Unfällen ersparen.

Muster-Gliederung: Welche Inhalte muss eine Betriebsanweisung enthalten?

Im Gegensatz zu einer Betriebsanleitung ist eine Betriebsanweisung stets kurz und kompakt gehalten. Die Informationen sollten schnell erfassbar sein, ohne Nebensächlichkeiten und komplizierte Details. Welche Inhalte in eine Betriebsanweisung gehören, wird in § 14 GefStoffV und § 12 BetrSichV definiert.

Bewährt haben sich folgende Angaben, die wir Ihnen anhand einer Muster-Gliederung für Betriebsanweisungen gern aufzeigen möchten:

• Anwendungsbereich, Arbeitsplatz, Tätigkeit
• Einsatzbedingungen (bei Maschinen)
• Gefahren für Mensch und Umwelt
• Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln
• Tragen und Verwenden von PSA
• Verhalten bei Störungen, im Gefahrfall und bei Unfällen
• Erste Hilfe
• Sachgerechte Entsorgung (bei Gefahrstoffen)
• Instandhaltung (bei Maschinen / technischen Anlagen)
• Sicherheits- und Notfallmaßnahmen
• Folgen der Nichtbeachtung
• gegebenenfalls Informationen zur arbeitsmedizinischen Untersuchung, Vorsorge und Impfungen

Für eine einzelne Betriebsanweisung treffen oft nicht alle der genannten Punkte zu. Für das sichere Bedienen einer Maschine sind andere Aspekte wichtig als für den gesundheitsgerechten Umgang mit einer Chemikalie. Auch die Reihenfolge der Punkte ist nicht zwingend vorgeschrieben und kann je nach Bedarf abweichen. Es ist aber sinnvoll, wenn sich alle Ihre Betriebsanweisungen im Aufbau wiedererkennbar ähneln.

Welche Arten von Betriebsanweisungen werden unterschieden?

Betriebsanweisungen werden in drei verschiedene Arten eingeteilt:

• Betriebsanweisung für Gefahrstoffe nach § 14 GefStoffV (Gefahrstoffverordnung): Anweisungenzum Umgang mit gefährlichen Stoffen im Unternehmen (erforderliche Informationen sind in den entsprechenden Sicherheitsdatenblättern zu finden)
• Betriebsanweisung für Arbeitsmittel, Arbeitsverfahren, Maschinen und Anlagen: Hinweise zum Umgang mit speziellen Arbeitsmitteln oder zur Bedienung von gefährlichen Maschinen oder technischen Anlagen
• Betriebsanweisung für biologische Arbeitsstoffe nach § 12 BioStoffV (Biostoffverordnung): Vorgaben und Anweisungen zur Handhabung von Biostoffen im Betrieb

Betriebsanweisungen können auch für andere Stoffe oder Arbeitsmittel erstellt werden. Ob dies jedoch erforderlich ist, entscheidet das Ergebnis der jeweiligen Gefährdungsbeurteilung.

In welcher Form müssen Betriebsanweisungen erstellt werden?

Formale Vorgaben für Betriebsanweisungen gibt es nur wenige. Eine Betriebsanweisung muss stets in Schriftform vorliegen. Betriebsanweisungen sollen grafisch einheitlich gestaltet sein und nicht mehr als 1 bis 2 DIN-A4-Seiten umfassen. Ob gedruckt, mit Schreibmaschine oder handschriftlich, ist nicht vorgegeben. Entscheidend ist das Abfassen in einer für die Beschäftigten verständlichen Form und Sprache.

Verständlich kann z. B. bedeuten, dass Sie in Ihrem Betrieb geläufige Begriffe verwenden wie „Ameise“ oder „Stapler“ anstatt „Flurförderzeug“. Dies kann gerade für Mitarbeiter mit geringem Bildungsniveau oder mit Migrationshintergrund den Zugang erleichtern. Für diese Personengruppen sind auch Sprachstil (z. B. Ich-Sätze statt Passiv-Konstruktionen), Satzbau und Wortwahl wichtig.

Bei mangelhaften Deutschkenntnissen kann es notwendig sein, Betriebsanweisungen in die Muttersprache Ihrer Beschäftigten zu übersetzen.

Wichtig ist ebenfalls die eigenhändige Unterschrift des Ausstellers. Sie belegt deutlich sichtbar die Verbindlichkeit für die Mitarbeiter.

Symbole in der Betriebsanweisung

Warn- oder Gebotssymbole befinden sich meist am Seitenrand. Nutzen Sie Piktogramme für Betriebsanweisungen. Denn sie erleichtern das schnelle Erfassen von Gefahrenhinweisen oder Tragegeboten. Verwenden Sie insbesondere die Elemente der Sicherheits- und Gesundheitsschutzkennzeichnung nach ASR A1.3. Sie sind bewusst so gestaltet, dass sie international und unabhängig von den konkreten Kenntnissen der Schriftsprache verstanden werden.

Können Betriebsanweisungen digital zur Verfügung gestellt werden?

Ja, es ist erlaubt, eine Betriebsanweisung auch digital zur Verfügung zu stellen, insofern alle Mitarbeiter einen Zugang zu den elektronischen Betriebsunterweisungen haben und die Unterweisung auch stets mündlich erfolgt ist.

Eine elektronische Version von Betriebsanweisungen kann durchaus sinnvoll sein, wenn es schwierig wäre, die schriftlichen Dokumente vor Ort auszuhängen, z. B. bei Monteuren im Außendienst, Service-Mitarbeitern bei Kundenbesuchen usw. Hier sollten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, schnell auf relevante Betriebsanweisungen, z. B. per Notebook oder Tablet, zugreifen zu können.

Prüfen Sie, ob auch alle Beschäftigten Zugriff auf die elektronischen Betriebsanweisungen haben, ansonsten müssen auch Ausdrucke vorliegen.

Wer muss Betriebsanweisungen erstellen?

Eine Betriebsanweisung erstellen, gilt als grundlegende Arbeitsschutzanforderung und somit als Pflicht des Arbeitgebers. Dieser kann sich von Sifas, einem Betriebsarzt, Umweltbeauftragten oder auch externen Fachleuten, zum Beispiel von Unfallversicherungsträgern oder der Arbeitsschutzbehörde, beraten lassen. In vielen Fällen wird der Arbeitgeber das Erstellen von Betriebsanweisungen an Führungskräfte delegieren und häufig landet die Aufgabe dann bei der Fachkraft für Arbeitssicherheit.

Wichtig zum Verständnis ist: Das Vorliegen einer Bedienungs- oder Betriebsanleitung ersetzt nicht die Pflicht, eine Betriebsanweisung zu erstellen.

Müssen Betriebsanweisungen geprüft werden?

Es gibt weder ein Ende der Geltungsdauer noch eine gesetzliche Forderung, Betriebsanweisungen binnen festgelegter Fristen im Unternehmen zu überprüfen.

Eine Überprüfung ist jedoch indirekt insofern höchst sinnvoll, als eine veraltete Betriebsanweisung mit möglicherweise nicht mehr zutreffenden Verhaltensregeln einen Mangel im organisatorischen Arbeitsschutz darstellt. Es ist daher empfehlenswert, auf der Betriebsanweisung selbst und/oder Ihrer Liste der vorhandenen Betriebsanweisungen das Datum der Erstellung / letzten Überprüfung festzuhalten.

Tipp: Bei Betriebsanweisungen zum Umgang mit einem gefährlichen Stoff sollten Sie die Betriebsanweisung unbedingt auf Aktualisierungsbedarf prüfen, wenn Sie ein neues Sicherheitsdatenblatt erhalten.

Welche Folgen drohen bei fehlender Betriebsanweisung?

Wer „eine Betriebsanweisung nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig zur Verfügung stellt“, begeht laut § 22 BetrSichV eine Ordnungswidrigkeit. Versäumt ein Betrieb, Betriebsanweisungen zu erstellen, oder stellt ein Arbeitgeber vorsätzlich oder fahrlässig nicht sicher, dass seine Beschäftigten Zugang zu den für ihre Aufgaben relevanten schriftlichen Betriebsanweisungen haben, kann dies zu Bußgeldern bis zu 50.000 € führen

Warum sind Betriebsanweisungen wichtig?

Betriebsanweisungen sind für jedes Unternehmen unabhängig von der gesetzlichen Pflicht von großer Bedeutung, da sie eine wichtige Präventionsmaßnahme gegen Unfälle und Verletzungen im Betrieb darstellen. Denn der Einsatz von ordnungsgemäßen und vollständigen Betriebsanweisungen klärt die Beschäftigten über potenzielle Risiken auf und liefert Vorgaben zu erforderlichen Schutzmaßnahmen. Dadurch erhöht sich die Arbeitssicherheit und die Verletzungsquote sinkt.

Wo finden Arbeitgeber weitere Informationen zu Betriebsanweisungen?

Hilfreich sind die TRGS 555 „Betriebsanweisung und Information der Beschäftigten“ und die DGUV-Information 211-010 „Sicherheit durch Betriebsanweisungen“. Nutzen Sie auch die Hilfen der Berufsgenossenschaften. Unter wingisonline.de bietet z. B. die BG BAU Betriebsanweisungen zu vielen Gefahrstoffen gemäß der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV).

Weitere wertvolle Ratgeber zum Thema Betriebsanweisungen finden Sie nachfolgend:

Betriebsanweisung aushängen: Ort, Form und Vorschriften

Maßnahmenplan: Inhalte, Arbeitsschutzmaßnahmen und Beispiele

Alleinarbeit: Risiken, Schutzmaßnahmen, Gefährdungsbeurteilung und Pflichten

Betriebsanweisung für Leitern und Tritte: Inhalte und Pflichten

FAQ zu Betriebsanweisungen